Dwujęzyczna umowa i myki na załączniki – plik Word z omówieniem

Garść statystyk na start

Statystyka to w sumie kapitalne narzędzie: dostarcza nam danych o szerszych trendach czy zjawiskach w sprawach, które indywidualnie postrzegamy nieco inaczej. I choć ani nie wypijam 18 litrów wódki rocznie, ani nie mam razem z moim kotem – statystycznie – 3 nóg, to szczerze mówiąc byłem nieco zaskoczony danymi, które dostarcza WordPress w zakresie najczęściej czytanych artykułów na tym blogu. Jak myślicie, co byście obstawili? Jaką kategorię?

Spójrzcie sami na wycinek statystyk dwa lata wstecz:

Otóż okazuje się, że najbardziej poczytnymi artykułami w 2018 r. i 2019 r. są na przemian „staruszki” z 2017 r.: Zrób to sam: koperta z okienkiem = rezygnacja z adresowania oraz Druczek potwierdzenia nadania – formularz PDF w prezencie, a trzecie miejsce dzielnie okupuje Fotografowanie akt.

Trzy kwartały 2020 r. za nami, ale sytuacja się specjalnie nie zmieniła – na podium wskoczył Word: automatyczna lista załączników do pisma procesowego (też wpis mocno instruktażowy), ale faworyci z lat poprzednich ciągle na topie.

Dlaczego o tym piszę?

Ponieważ miałem rozterki, czy tego typu tematy to nie są rzeczy zbyt proste, zwłaszcza w dzisiejszych LegalTech-owych czasach, gdy sztuczna inteligencja puka nam do drzwi. Ale popatrzyłem na te statystyki i widzę, że na proste i wydawałoby się przyziemne rzeczy zapotrzebowanie jest większe, niż mi się wydawało. A że ostatnio notorycznie dostaję pliki (i to czasami z całkiem renomowanych kancelarii), w których teksty się dość mocno rozjeżdżają, to dziś udostępniam do swobodnego wykorzystania plik Word przygotowany pod dwujęzyczną umowę, w której wszystko się będzie trzymać jak należy – o ile oczywiście będziemy przestrzegać kilku bardzo prostych reguł.

Tabela: jeden punkt umowy = jeden wiersz

W przypadku umów, które trzeba sporządzić w dwóch językach – i musimy mieć pod stałą kontrolą obie wersje tekstu, najlepsza opcja – choć też najbardziej pracochłonna – to takie przygotowanie dokumentu, w którym na jednym poziomie mamy tekst w języku naszym i obcym.

Gdyby ktoś szykował taką umową od zera, to startujemy od tabeli. Obramowanie tyko przeszkadza, więc proponuję usunąć (ew. zostawić tylko linię pośrodku), ale żeby tabela nie zniknęła całkowicie, nie zapomnijcie Wyświetlić linii siatki.

Podstawowa reguła przy edycji to

jeden punkt umowy = jeden wiersz w tabeli

– tutaj niestety nie ma drogi na skróty, zwłaszcza jak te same znaczeniowo treści w różnych językach mają różną długość.

Style – trzeba pilnować

We wzorze są raptem 4 style dla każdego języka: 3 poziomy numeracji i jeden styl zwykłego tekstu, to naprawdę wystarczy w większości przypadków.

Cała edycja dokumentu to pisanie tekstu i klikanie właściwego stylu.

Jeśli dla kogoś praca ze stylami ciągle nie jest chlebem powszednim, przegląd pliku, który udostępniam na końcu, proponuję zacząć od wyświetlenia sobie wszystkich wystąpień poszczególnych styli w dokumencie.

Pozwoli to bardzo szybko się zorientować, które style są zastosowane do których części tekstu.

Myki na załączniki

Załączniki to mój konik, ale przy umowach zdecydowanie rzadziej korzystam z Attachi.pl (zwłaszcza jak np. załącznikiem do umowy jest „Dokumentacja projektowa„).

Najczęściej robię po prostu krótką listę, którą później wykorzystuję jako „przekładki” na kolejnych stronach, korzystając przy tym z odsyłaczy (po angielsku to się lepiej nazywa: „Cross-reference„). Oczywiście – pilnując styli z umowy; to nie jest żaden problem i w niczym nie przeszkadza, że numeracja załączników będzie np. 9.1., 9.2., 9.3., itd.)

Co to daje? Zmiana numeracji czy nazwy na liście załączników spowoduje automatyczną aktualizację na przekładce (nie tylko numeru, odsyłaczem można też „wkleić” całą treść paragrafu). Odsyłacze są zbawieniem przy odesłaniach w tekście do innych paragrafów umowy, ale to temat na osobny artykuł.

No i na deser moja ulubiona propozycja jak można sprytnie zebrać i wymienić się załącznikami (zwłaszcza przysłowiową dokumentacją projektową, o w zasadzie dowolnej objętości) – po prostu przez chmurę, wpisując dane dostępowe w umowę.

Tutaj zrobiłem to na „przekładkach”, ale na dobrą sprawę nie zawsze ich będziemy potrzebować. Hiperłącza można wrzucić równie dobrze w samą listę załączników do umowy i jest jeszcze prościej (i mniej stron – jeśli później i tak wszystko drukujemy)

Przekładki (a’la strony tytułowe dla danego załącznika) przydają się zwłaszcza, jeśli druga strona niektóre załączniki dostarczy dopiero na podpisanie umowy (choć też zawsze apeluję, żeby wymienić się załącznikami wcześniej…). Jeśli załączników jest kilkanaście, a egzemplarzy umowy cztery, łatwiej wszystko ogarnąć i nic nie pominąć, żonglując stertą papierów przed obliczem klienta i kontrahenta.

W tym przykładzie wrzuciłem w ramach pierwszego załącznika dwa odpisy z KRS – zaszyłem hiperłącze w tekście, w nazwie pliku. A niżej dodatkowo wkleiłem ze względów instruktażowo-poznawczych pełen adres internetowy (otwarte hiperłącze), prowadzące do kopii tego samego pliku umieszczonego u trzech najbardziej popularnych usługodawców chmurowych: OneDrive (Microsoft Office 365), Dysk Google (G Suite), Dropbox (ver. Business). Śmiało można klikać, popatrzeć sobie na to od strony odbiorcy i porównać jak co działa u którego dostawcy (zasadniczo – wszędzie bardzo podobnie, ale czasami administratorzy niektórych sieci firmowych wprowadzają różne ograniczenie, i plik z OneDrive pobierzemy, ale z Dropboxa już nie… – dobra okazja, żeby sprawdzić, czy wszystko u każdego działa.

Tutaj łącza są otwarte i bez żadnych ograniczeń dostępowych – co oczywiście od strony administratora można łatwo i szybko zmienić.

Obligatoryjne hiperłącza w pismach metodą na zbawienie sądownictwa

Przy okazji: wyobraźcie sobie, o ile prostsze stałoby się nasze życie, gdyby nakazać pełnomocnikom wysyłać do sądów pisma (które i tak przecież piszą na komputerach) w plikach, w których w ramach lisy załączników – zamiast stosów papieru – musiałyby być obligatoryjne hiperłącza do elektronicznych wersji w chmurze. Niech to nawet będzie ta chmura krajowa. Oszczędności i przyśpieszenie wszystkiego byłyby kolosalne…

Tymczasem, schodząc na ziemię – mam jeszcze jeden postulat. Znacznie bardziej przyziemny i prostszy do zrealizowania przez każdego, nie tylko fachowego pełnomocnika.

Jeśli już musi być ten KRS, to drukujmy go „2_na_1„, a najlepiej „4_na_1” i to najlepiej dwustronnie.

Tą jakże prostą metodą 14 stron odpisu KRS Orlenu użytego w naszym przykładzie zmieści się na dwóch kartkach – i jeszcze zostanie trochę miejsca.

Nagłówek z logo, stopka z danymi

Na dole w stopce jest automatyczna numeracja stron oraz nazwa pliku, która jest aktualizowana automatycznie (zmienicie nazwę pliku – zmieni się treść stopki) – to must have każdego szanującego się Contract-Drafter-a i nie tylko.

We wzorze znajdziecie też dwa loga: klienci i ich kontrahenci bardzo często mają jakąś identyfikację wizualną, więc czasami w przypływie dobrego nastroju dodaję w nagłówku umowy loga obu stron umowy – ale nie stoi za tym żadna głębsza filozofia; czasami to pasuje, a czasami nie.

---

Plik do pobrania:

WORD

PDF – export z pliku Word

(wszystkie hiperłącza i odsyłacze w dodatkowej, niebieskiej ramce:)