PDF / Adobe Acrobat for ninja lawyers

W tym wpisie o tym, czego można się spodziewać na moich szkoleniach i warsztatach dla prawników w zakresie zaawansowanej pracy z plikami PDF.

W 2017 roku – jako jeden z pierwszych wpisów na blogu – opublikowałem artykuł pt. Pliki PDF i Acrobat dla prawników – który w sumie do dzisiaj praktycznie nic nie stracił na aktualności (a piszę to w marcu 2025 r.).

Nic w tym dziwnego – standard PDF obecny jest na rynku od 1993 r., a po jego otwarciu w 2007 r. przez firmę Adobe, popularność tego formatu tylko rośnie.

Pliki PDF od lat są stałym elementem komputerowej codzienności prawników, więc już z tego tylko powodu wypada profesjonalnym pełnomocnikom wiedzieć nieco więcej na ten temat. Dlatego dość szybko na blogu pojawiła się osobna kategoria/tag PDF dla PRAWNIKÓW, w ramach której grupuję wpisy z tej kategorii.

Każdego, kto interesuje się szerszym wykorzystaniem (i edycją) plików PDF w praktyce prawniczej, zachęcam na start do lektury publikacji pt. Adobe Acrobat in One Hour for Lawyers (książka cały czas dostępna w Amazon-ie).

Jest to absolutnie niezbędny, ale jednak entry level.

Adobe Acrobat for ninja lawyers

Przyglądając się od lat temu, jak w naszej kancelarii pracujemy z plikami PDF, jak wygląda proces przeszkolenia prawników, których zatrudniamy oraz jaka jest generalnie niska świadomość prawników na krajowym podwórku odnośnie możliwości, które daje format PDF, kiedyś chciałbym napisać coś na kształt kontynuacji Adobe Acrobat in One Hour for Lawyers – np. pod tytułem Adobe Acrobat for ninja lawyers.

Zaczyn już mam – jest to nasz wewnątrzkancelaryjny, cyklicznie aktualizowany podręcznik dot. pracy z plikami PDF w Adobe Acrobat, któremu niedługo stuknie ~13 lat..

Na razie – jeśli chodzi o pracę nad publikacją Adobe Acrobat for ninja lawyers – jestem na etapie stałego zbierania materiałów oraz rozmaitych doświadczeń – zarówno przez obserwację warsztatu pracy własnego oraz najbliższych współpracowników, ale też w ramach różnych ciekawych dyskusji, które potrafią się wywiązać w ramach szkoleń i warsztatów, które od czasu do czasu prowadzę. 

Od 2022 r. – po serii szkoleń zorganizowanych w ramach ramach Akademii Nowoczesnego Radcy Prawnego przy OIRP w Poznaniu – do mojej oferty szkoleniowej dołączyła tematyka związana z plikami PDF oraz ich bardziej świadomym i zaawansowanym wykorzystaniem w ramach warsztatu pracy sprawnego prawnika w modelu paperless.

Tak jak w przypadku szkoleń i warsztatów z Worda (WORD dla prawników), szkolenia w Izbie zaowocowały pojawiającymi się co jakiś czas zapytaniami o szkolenia prywatne – więc naturalną konsekwencją tego stanu rzeczy jest zebranie podstawowych informacji na osobnej podstronie na blogu (PDF / Adobe Acrobat for ninja lawyers – do spółki z do spółki z informacjami zawartymi na podstronie  Szkolenia i warsztaty / FAQ.

Po co mi szkolenie dot. pracy z plikami PDF?

Jeśli zgodzimy się z tym, co pisałem na podstronie WORD dla prawników:

Sporządzanie pism – co to właściwie dzisiaj oznacza?

Dzisiaj to jest tak naprawdę produkcja plików Word. W tej najniższej, czysto technicznej i operacyjnej warstwie. Nawet jeśli finalną postacią naszego „produktu” (pisma, umowy, opinii) często jest papier (wydruk) lub – od kilku lat – dokument elektroniczny, to krok wcześniej i tak jest plik, w którym ktoś napisał jakąś treść. Najczęściej jest to plik Word.

to kolejnym elementem tego cyklu produkcyjnego – po pliku Word – jest plik PDF. 

Niezależnie od indywidualnych uwarunkowań, systemów pracy, oprogramowania, itp. prawnicy od zawsze pracowali z dokumentami. Uświadomienie sobie i sprawdzenie samemu, czy rzeczywiście jest tak, że z plikiem PDF można zrobić dokładnie wszystko to, co z papierem (i wiele więcej!) jest w istocie przepustką umożliwiającą przejście do modelu pracy paperless.

Osobiście to sprawdziłem. Z sukcesem uskuteczniamy to od lat na organizmie naszej kancelarii, a zaczęliśmy w czasach, kiedy słowo paperless nie było takie modne ani znane. Zmusiła nas do tego rzeczywistość, bo w dużych spornych sprawach budowlanych, którymi też od zawsze się zajmowaliśmy, mieliśmy takie ilości dokumentów, których nie szło zwyczajnie udźwignąć – więc choćby z tej prostej przyczyny musieliśmy tak sobie poradzić, żeby z papieru wyjść – a jedocześnie zapewniając sobie dostęp do wszystkiego na kliknięcie. Również tymi doświadczeniami dzielę się na szkoleniach i warsztatach z zaawansowanej pracy z plikami PDF.

W zależności od tego jak mocno mamy – lub chcielibyśmy mieć – rozwinięty model pracy paperless, pliki PDF pojawiają się:

• już w trakcie edycji pliku WORD:
  • – kiedy generujemy (drukujemy) wersje próbne i podglądy edytowanego dokumentu, np. na cele proofreading-u lub dodatkowej archiwizacji kolejnej wersji edytowanego dokumentu,
• po zakończeniu edycji pliku WORD:
  • – jako skan (obraz) dokumentu wydrukowanego na papierze,
  • – jako eksport / wersja elektroniczna treści napisanych w Word – która:
    • po podpisaniu podpisem elektronicznym stanie się dokumentem elektronicznym,
    • będzie nam służyć do dalszej, merytorycznej pracy przez cały cykl życia wyprodukowanego przez nas dokumentu – aż do momentu, kiedy zamkniemy daną sprawę lub zlecenie i będziemy mogli dokument zarchiwizować¹.

Menu degustacyjne czyli szkolenie bazowe

W ramach wprowadzenia do bardziej zaawansowanej pracy z plikami PDF w środowisku Adobe Acrobat wyklarował się u mnie konkretny program bazowego szkolenia z pracy z plikami PDF. Ten plan jest trochę jak menu degustacyjne w restauracji – przygotowane tak, aby każdemu amatorowi zaprezentować w małych porcjach pełne spektrum tego, co jest w pełnym menu.

Szkolenie / warsztat prezentujące szerokie możliwości pracy w plikami PDF w codziennej praktyce radcy prawnego – przy wykorzystaniu oprogramowania Adobe Acrobat, najpopularniejszego narzędzia do zaawansowanej edycji plików PDF.

Szkolenie dedykowane jest przede wszystkim prawnikom, którzy w dobie postępującej elektronizacji wszystkich dziedzin życia zastanawiają się, jak wydajniej pracować na dokumentach elektronicznych.

W pierwszej – ogólnej części – szkolenia przyjrzymy się fenomenowi popularności formatu PDF oraz poszukamy odpowiedzi na pytanie, dlaczego pliki PDF stały się ogólnoświatowym standardem dla wszelkiego rodzaju dokumentów, w tym dokumentów prawnych. Przyjrzymy się też narzędziom innym niż Adobe Acrobat, które umożliwiają bardziej zaawansowaną pracę z plikami PDF.

W części drugiej szkolenia sprawdzimy, czy w plikach PDF rzeczywiście można zrobić wszystko to, co prawnicy od zawsze robili z dokumentami papierowymi.

W trzeciej części szkolenia na praktycznych przykładach sprawdzimy ponadto jak działa dzielenie, łączenie i komentowanie dokumentów, a także import i export do różnych formatów. 

Sprawdzimy co daje OCR i różne możliwości przeszukiwania jednego lub setek skanowanych dokumentów. 

Nauczymy się sprawnie poruszać się po wielu dokumentach za pomocą własnych zakładek i hiperłączy (również prowadzących do plików lokalnych i tych umieszczonych np. w popularnych chmurach), sprawdzimy jak można automatycznie porównywać dokumenty w formacie PDF, dalej je opracowywać (komentarze, zaznaczenia, cenzura, znaki wodne, nagłówki/stopki, podpisy), prezentować je odbiorcom (opcje wyświetlania), czy też tworzyć własne aktywne formularze a nawet korzystać ze elektronicznych pieczątek i stempli (gotowych i tworzonych samodzielnie).

Level intermediate -a- advanced

W ramach bardziej zaawansowanych i szczegółowych kwestii temat odrębnych zajęć czy spotkania może stanowić praktycznie dowolna z funkcjonalności, którą oferuje Adobe Acrobat (poniżej screeny z różnych wersji – podstawowe funkcjonalności pozostają bez zmian).

Acrobat jest na tyle rozbudowanym narzędziem, z taką ilością funkcji i rozmaitych opcji, że o samych tylko narzędziach zaznaczania i komentowania można zrobić osobne zajęcia. Kto się zgadza, jak wspaniałe i czytelne podsumowania komenatrzy można generować wprost z pliku PDF, który opiniujemy prawnie?

Tak samo jest np. z własnymi stemplami (również z dynamicznymi, zmiennymi wartościami) czy np. przygotowywaniem formularzy albo optymalizacjami (ze)skanowanych dokumentów.

Acrobat jest też wspaniałym narzędziem, dzięki któremu można bardzo łatwo tworzyć w pełni interaktywne, elektroniczne dokumenty – z myślą o ich przyszłym, czysto elektronicznym odczytywaniu na dowolnym urządzeniu.

Osobną kwestią – także na osobne zajęcia – jest kwestia zabezpieczenia całych plików PDF czy możliwość tworzenia własnych automatyzacji.

Te parę tematów to tyko wierzchołek góry. Szczegółowa tematyka i plan jest ustalana każdorazowo indywidualnie.

Jeśli kogoś tym zainteresowałem, zachęcam do kontaktu – po uprzednim przeczytaniu Szkolenia i warsztaty / FAQ.