Hackaton 2025 – już tuż-tuż!

Wielkimi krokami zbliża się siódma edycja Legal Hackaton 2025 (7-9 marca w Warszawie – https://www.wolterskluwer.com/pl-pl/solutions/legal-hackathon).

Zachęcam gorąco do udziału każdego, kto czuje miętę do prawa i technologii!

W edycji 2025 mam zaszczyt być mentorem dla uczestników – o tym parę słów w tym wpisie.

Tymczasem kolejna edycja zmotywowała mnie, aby – wreszcie – pokrótce opisać nasz zeszłoroczny projekt i pracę, którą wykonaliśmy z naszym znakomitym zespołem w jeden magiczny weekend .

ZAJAWKA

Nasz projekt a.d. 2024 -a- ból stale nierozwiązany

Niech to będzie przykład projektu, który na podium się nie załapał, ale który cały czas mnie gdzieś tam trochę gryzie, ponieważ ból i problem, z którym pojechałem na poprzednią edycję, pozostaje przez znaną mi technologię nierozwiązany.

Piszę ból, bo generalnie cały czas boli mnie, że dyskusję o tym jak sensownie nazywać pliki prowadzimy jako prawnicy w różnych gremiach… praktycznie od początku mojej pracy zawodowej. Czyli grubo od ponad 20 lat. Przyszedłem dawno temu do mojej pierwszej pracy i – usłyszałem:

„Słuchaj Łukasz, pliki u nas zapisujemy tak-a-tak”.

Minęły ~dwie dekady i łatwo trafić na takie – ważne! – dyskusje na LinkedIn:

Wykorzystaliśmy te wypowiedzi jako punkt wyjścia w naszej prezentacji. Widać nie tylko ja miewam takie zagwozdki. Oczywiście można powiedzieć, że to pierdoła i żebyśmy zajęli się czymś bardziej sensownym.

Ale może właśnie dlatego jest to tak irytujące, jak jednak co chwila natykam się jako odbiorca na takie wspaniałe nazwy jak „pismo” czy „umowa„- które byłyby wspaniałe, jeśli mielibyśmy do czynienia tylko z jednym pismem i tylko z jedną umową.

Może ten wpis popchnie temat dalej do przodu? Może już gdzieś są jakieś proste i uniwersalne rozwiązania, które pomagają prawnikom standaryzować nazwy plików?

Zwłaszcza myślę o tych, którzy nie mają sposobności pracować w żadnej firmie, która ma poukładane procesy (w tym DMS-y, meta-dane, Sharepointy i inne jeszcze mądro brzmiące zdobycze technologii) – co sprawia, że od pewnego poziomu w poukładanej organizacji problem rzeczywiście przestaje istnieć (też się z tym zgadzam).

Tymczasem nasz zwykły codzienny świat prawniczy to nieustanna wymiana plików między rozmaitymi organizacjami i użytkownikami, który działają na przeróżnym poziomie technologicznym. Bo to, że są rozmaite re-namery i systemy wymuszające taką czy inną logikę nazw plików to oczywiście wiem, sam korzystam z przeróżnych rzeczy.

Frapuje mnie jednak ten wspólny mianownik. Czy można go znaleźć?

Jakby to było pięknie, gdyby…

Wyobraźcie sobie jakby to było pięknie, gdyby np. taki pełnomocnik przedkładając do sądu pliki – tutaj wycinek autentycznego pisma procesowego:

mógł wprost odwołać się do jednolitego standardu – to już jest oczywiście nasz fantazyjny fotomontaż:

Albo gdyby kandydat do pracy w kancelarii piszący klasyki, które możemy przeczytać w co-drugim-CV – że on świetnie umie w Office:

byłby w stanie napisać, że jest mu znany konkretny standard nazewnictwa i organizacji plików – i moglibyśmy przeczytać coś takiego np.:

(takiego to ja od razu zatrudniam!)

A może w ogóle trzeba podejść do tematu inaczej?

Może najpierw trzeba – najlepiej na poziomie krajowym – wypracować i przyjąć jakiś standard (jako dokument – coś jak ISO 8601), a dopiero mając coś na kształt umowy (rekomendacji? dobrych praktyk?) i ustalenia jak nazywamy pliki w popularnych obszarach, pod to przygotować narzędzie informatyczne?

Tyle teorii i dywagacji.

***

Tymczasem parę słów o tym, co myśmy wypracowali w marcu’24 pod kodową nazwą:

LIN-4-F

co rozwija się jako

Legal Intelligent Naming for Files

Produkcja wyrobów i wyrób produktów

Punktem wyjścia jest to, co na co dzień produkujemy jako prawnicy i z czym pracujemy na co dzień. Dokumenty. Czyli w dzisiejszych realiach pliki.

Pliki z których powstają dokumenty – albo pliki, do których dokumenty są sprowadzane (np. skanowane).

Moje małe retrospektywne spojrzenie od kiedy tak jest daje odpowiedź, że jest tak od kiedy pamiętam – czyli od zawsze (tj. od czasów Windowsa 3.11, było tak z Windowsem XP, 95, Vista, Windowsem 10 i aktualnie Windowsem 11).

Od zawsze siadam przed ten komputer i mam te pliki w folderach.

Workflow

Workflow prawniczo-kanclaryjny jest generalnie zawsze i cały czas taki sam.

Albo dokumenty klepiemy na komputerze i przepuszczamy do postaci papierowej…

… albo od razu do pliku (coraz częściej)…

Albo odwrotnie: dostajemy papier i musimy go przepuścić do pliku:

Generalnie jednak pliki mamy i na wejściu i wyjściu. Z przeróżnymi nazwami.

Często jest tak, że te nazwy, które nam z automatu podpowiadają różne systemy są – delikatnie mówiąc – mało użyteczne:

Powoduje to liczne dyskusje – zarówno wewnętrzne, jak i te toczone na forach. Pozbieraliśmy je na jednym slajdzie.

Problem

Zdefinowaliśmy go następująco:

Jednolita struktura

Aby to można był programistycznie opisać, trzeba ten mix nazewniczy sprowadzić do jakiejś jednolitej struktury.

Jak zestaw klocków, które można dowolnie pokładać.

W warunkach weekendowych nie ma przestrzeni, aby wypracować piękny UX – ale naszkicować na pewno można:

Od zaplecza udało się to nawet oprogramować – tak żeby po wybraniu paru opcji generowały się pliki wg naszej struktury:

Prezentacja

To co wyżej udało nam się w jeden weekend wypracować, przegadać z mentorami oraz poddać od ocenę jury. Niestety nie mamy nagrania z naszego krótkiego wystąpienia, ale ostała się prezentacja, którą to wystąpienie wspieraliśmy – do pobrania tutaj:

Zespół REP-Y

Last but not least, lista płac: zespół REP-Y bez którego to by nie powstało. REP-Y – od Repertoriów i Repozytoriów:

1. Jolanta Bachan – Programistka – http://bachan.speechlabs.pl/

2. Marta Kuligowska – Prawniczka – https://www.linkedin.com/in/marta-kuligowska-6966393a/

3. Agata Rutkowska – Office Manager – https://www.linkedin.com/in/agata-rutkowska-232532194/

4. no i ja – Łukasz Połomski – Prawnik – https://www.linkedin.com/in/lukasz-polomski/

Ciąg dalszy nastąpi?

Czy i jak to się dalej potoczy? Zapraszam do do dyskusji i komentarzy nt. całej tej problematyki. Mnie to cały czas uwiera.

To, co uruchomiliśmy na ostatnim LegalHackatonie nie przybrało formy użytkowej – w rozumieniu działającego programu, który moglibyśmy np. dalej rozwijać własnymi siłami. A ja (i pewnie nie tylko ja) z problematyką braku jakiejś sensownej, prawniczej naming convention borykam się cały czas. Co przyjdzie jakaś nowa osoba do zespołu, no to musi się nas nauczyć. A ja chciałbym móc powiedzieć, że działamy wg takiego-a-takiego standardu i że w pilnowaniu tego wspiera nas na komputerze np. taki LIN-4-F. Oszczędzilibyśmy w skali roku grube dziesiątki godzin poświęcone na pilnowanie porządku, edukację i dyskusje o naszym systemie. To jest generalnie marnotrawstwo, zwłaszcza jak na co dzień mierzymy się z bardziej poważnymi problemami naszych klientów.

Walidator nazw plików by PKRska / zapowiedź wpisu

Z braku laku (programistycznego; mi marzyłby się programik działający w tle, taki walidator nazw plików dostępny np. spod prawego klawisza myszy) zaczęliśmy z kolegą Michałem Pałka kombinować jakby to można było po części doraźnie obsłużyć Excelem.

I nawet udało się nam wypracować działający prototyp. Na pewno krok w dobrą stronę, jeśli chodzi o wypracowanie jakiegoś jednolitego standardu.

Ale o tym w kolejnym wpisie.