Sprawny Prawnik

Blog o technicznej stronie pracy prawnika

WORD dla prawników (tego powinni uczyć na aplikacji)

Czy nam się to podoba, czy nie, edytor tekstu Microsoft WORD jest podstawowym narzędziem codziennej pracy prawników na całym świecie1.

W ramach szkoleń i warsztatów z Worda staram się być jak ten przewodnik górski, który strudzonym i zniecierpliwionym wędrowcom pokaże, jak wejść na popularny jeden czy drugi szczyt (w górach średniej wielkości, powiedzmy że na Śnieżkę lub na Rysy). W sposób możliwie najprostszy, a najlepiej na skróty.

Moja dotychczasowa działalność blogowa i szkoleniowa owocuje niekiedy bardzo miłymi rekomendacjami, gdy ktoś szuka specjalisty od Worda dla prawników – np. takimi na LinkedIn:

Entry level – raczej zielony czy bardziej czerwony?

Mam w zanadrzu bardzo prosty i skuteczny test, który pozwala w pół minuty zorientować się gdzie kto jest, jeśli chodzi o sprawną, prawniczą obsługę Worda.

Zapraszam każdego do szybkiej auto-diagnozy. Wystarczy przeczytać zdanie-pytanie, obejrzeć obrazek i wybrać jedną z czterech odpowiedzi.

Pracując z dokumentem w MS Word (umowa, pismo, pozew) i formatując dokument, poruszam się…

  1. … praktycznie tylko w zielonym polu
  2. … głównie w zielonym, trochę w czerwonym
  3. …przede wszystkim w czerwonym, trochę w zielonym
  4. … tylko w czerwonym

Zielone pole to narzędzia ręcznego formatowania czcionki (fontu) i paragrafu. Praca z dokumentami w tym obszarze to jest jak bieganie w betonowych butach. Wykonalne, ale – delikatnie mówiąc – mało efektywne. Na dłuższą metę irytacja gwarantowana.

Czerwone pole to style. To tam leży – często odłogiem – wydajna praca z dokumentami. Kto zaznaczył (3.) ma u mnie na start w skali szkolnej mocne cztery minus (ja siebie oceniam na czwórkę; ale tak to już jest, że im więcej wiemy i umiemy, tym rozsądniej siebie oceniamy).

Uważam, że każdy profesjonalny pełnomocnik powinien tam właśnie pracować – zwłaszcza, że tak naprawdę jest to prostsze, niż się wydaje. Tego powinno się uczyć na studiach lub aplikacji. Ale że na razie – ciągle – tak się nie dzieje, to na szkoleniach z podstaw Worda dla prawników zaczynamy najczęściej do tego.

Level intermediate i advanced

W ramach bardziej zaawansowanych szkoleń i warsztatów tematyka jest właściwie dowolna – moje zainteresowania, eksperymenty i doświadczenia praktyczne na organizmie własnym i zespołu naszej kancelarii krążą wokół usprawniania warsztatu pracy prawnika, zarówno litigatora jak i contract-draftera.

Z radością mogę godzinę rozprawiać np. o samych tylko odsyłaczach (agn. cross-reference; kto tego tak naprawdę używa?) i dlaczego jest to jedna z kolejnych pozycji obowiązkowych dla każdego sprawnego prawnika.

Podobnie jest z rozmaitymi automatyzacjami, dostępnymi w Wordzie na wyciągnięcie ręki. Od najprostszych, takich spod skrótu klawiaturowego lub z Szybkich części, poprzez zaciąganie dzięki stylom treści raz wpisanych do wykorzystania w innym miejscu dokumentu (np. list/nazw załączników lub tez dla świadków), aż po generowanie standardowych dokumentów ze zmiennymi danymi w środowisku Office 356 przy użyciu MS Forms oraz Power Automate, albo na bazie większych ilości zmiennych danych dostępnych w Excelu – poprzez Korespondencję seryjną (to – wbrew nazwie – nie tylko do poczty się przydaje; można na tej bazie w prosty sposób zautomatyzować np. procesy windykacyjne). Sky is the limit.

Po co mi szkolenie z Worda? Przecież od lat z nim pracuję i jest OK

Ze sprawną obsługą Worda wśród prawników jest trochę jak tym rozumem wg Kartezjusza (jest to rzecz, którą którą podzielono najsprawiedliwiej na świecie – każdy uważa, że ma go dostatecznie dużo).

Problematyka generalnie słabej znajomości i obsługi Worda przez prawników jest dobrym przykładem tego, jak pomijanie tej kwestii na etapie studiów i aplikacji mści się później, podczas merytorycznej pracy. Choćby dlatego, że przez ostatnie ~15 lat mojej pracy jako radca prawny, zatrudniający aplikantów lub innych radców, nie trafiłem jeszcze na takiego, którego nie trzeba najpierw bardziej lub mniej przeszkolić, aby ten zaczął wydajnie pracować – wg nowoczesnych standardów, powszechnych dla innych rozwiniętych gałęzi gospodarki. Żeby ten prawnik swoją pracą (a nie gadaniem) dawał realny i namacalny dowód, że na pracy z dokumentami to on się zna. Po owocach ich poznacie.

Miłym, ale jednak dość gorzkim zdaniem, które zdarza mi się co jakiś czas słyszeć od osób szkolonych jest następujące stwierdzenie:

Ile czasu i stresu bym zaoszczędził/-a, gdyby mnie ktoś wcześniej porządnie przeszkolił z Worda!

***

Dlaczego sprawna obsługa Worda jest taka ważna?

Ponieważ sporządzanie pism, umów i opinii prawnych to esencja pracy profesjonalnego pełnomocnika.

To zarówno treść przepisu2 –

oraz dość oczywista obserwacja naszej codzienności.

Sporządzanie pism = produkcja plików

Sporządzanie pism – co to właściwie dzisiaj oznacza?

Dzisiaj to jest tak naprawdę produkcja plików Word3.

W tej najniższej, czysto technicznej i operacyjnej warstwie. Nawet jeśli finalną postacią naszego produktu (pisma, umowy, opinii) często jest papier (wydruk) lub – od kilku lat – dokument elektroniczny, to krok wcześniej i tak jest plik, w którym ktoś napisał jakąś treść. Najczęściej jest to plik Word.

Jak dziś wygląda techniczne szkolenie zawodowe ze sporządzania pism?

W warstwie technicznej – mocno średnio. Chociaż muszę przyznać, że coś się pozytywnego dzieje – czego przykładem są choćby moje szkolenia w ramach Akademii Nowoczesnego Radcy Prawnego przy OIRP w Poznaniu, ale to kropla w morzu potrzeb.

Po ponad siedmiu latach prowadzenia tego bloga (pierwszy wpis 30.01.2017 r.) i przyglądaniu się z bliska warsztatowi pracy rozmaitych fachowych pełnomocników od ponad 20 lat mam taką obserwację, że niestety ciągle (zbyt) wielu prawników pisze pisma na komputerze dokładnie tak samo, jak kiedyś na maszynie do pisania.

Po prostu wklepują tekst (w sumie prawidłowo, od tego Word przecież jest) ale np. odstępy między stronami robią „enterami” oraz ręcznie i na piechotę formatują poszczególne części pisma.

Nie korzystają ze styli, automatycznych numeracji, odsyłaczy, hiperłączy, choćby najprostszych automatyzacji i szeregu innych jeszcze przydatnych funkcji i opcji, które mają tuż pod nosem. Nie wspominając już o znajomości podstawowych zasad składu tekstu (tu kłania choćby Pozycja obowiązkowa: Typography for Lawyers).

Króluje rękodzieło i nieśmiertelne zawsze tak robiliśmy.

Ciężko ich za to winić – nikt im na studiach tego nie pokazał, na aplikacji tym bardziej (a to ostatni dzwonek – w końcu aplikacja jest szkoleniem zawodowym, przygotowującym do „należytego i samodzielnego wykonywania zawodu„). Dlatego często narzekam na system edukacji zawodowej prawników, w którym ciągle brakuje miejsca na naukę rzeczy niezbędnych w codziennej pracy w zakresie kompetencji komputerowych. Np. na uświadomienie prawnikom, że wydajna praca w Wordzie to praca na stylach i oraz choćby nieco szersza znajomość codziennego narzędzia pracy .

Problem polega na tym, że zarówno na aplikacji radcowskiej jak i na aplikacji adwokackiej – która jest przecież szkoleniem zawodowym – tak naprawdę jak na razie (a mamy rok 2024 kiedy to piszę) nie ma żadnych zajęć z nieco bardziej zaawansowanej znajomości i obsługi podstawowego narzędzia pracy prawnika, jakim jest Word. A przecież w obu naszych naszych głównych zawodowych ustawach zawodowych mamy identyczne uregulowania dotyczące celów aplikacji – jako podstaw należytego i samodzielnego wykonywania zawodu

Oczywiście można powiedzieć, że to tylko technikalia i najważniejsza jest merytoryka (oczywiście, że tak). Ale zaniedbanie tej kwestii na etapie szkolenia zawodowego daje efekt jest taki, że prawnicy Worda obsługują dość słabo… i tak już zostaje na lata, a czasami i do emerytury.

Owszem, z biegiem lat umieją coraz szybciej wklepywać tekst i jakoś tam sobie radzą z formatowaniem (najczęściej uprawiając jakiś rodzaj indywidualnego rękodzieła), ale moim zdaniem taki model pracy nie bardzo pasuje do zwrotu profesjonalny pełnomocnik. Ponadto rynek zasilają kandydaci do pracy w kancelariach, których ciągle trzeba samemu nauczyć podstaw wydajnej pracy. To nie do końca w porządku, bo jednak aplikacja jest płatna – więc można mieć nieco wyższe oczekiwania do komercyjnych usług edukacyjnych.

Word a duża kancelaria vs mała kancelaria

Jest w tym wszystkim też jakiś element konkurencyjności prawników oraz relacji duża kancelaria vs mała kancelaria.

Każdy, kto miał styczność np. z edytowalnymi projektami umów w Word przygotowanymi przez większe kancelarie (w tym znane, międzynarodowe kancelarie sieciowe), a projektami umów, które przygotowała kancelaria mała (w tym jednoosobowa), najczęściej po dokładniejszym obejrzeniu pliku (i styli!) od razu można się zorientować, który projekt jest od kogo.

Po prostu każda większa, poukładana organizacyjnie kancelaria ma i używa podstawowych styli do podstawowych rodzajów dokumentów, a korzystanie z nich przez prawników tam pracujących jest elementem panującej tam kultury organizacyjnej4. Natomiast to nie jest jakaś sztuka tajemna, zarezerwowana tylko dla dużych organizacji. Każdy prawnik – w tym również taki prowadzący kancelarię jednoosobową – może się dość łatwo nauczyć przygotowywać dokumenty wcale nie gorzej sformatowane stylami, niż kancelaria duża.

To też jest ważny element, który staram się udowodnić na swoich szkoleniach i warsztatach z Worda.

Podsumowując:

należałoby oczekiwać, iż profesjonalni pełnomocnicy, którzy zawodowo produkują w Wordzie wszelakiego rodzaju pisma, umowy i opinie, edytor tekstu będą obsługiwać w sposób nieco nieco bardziej zaawansowany, niż tylko jako elektroniczną wersję maszyny do pisana.

Zwłaszcza, że zasady etyki zawodowej nakładają na profesjonalnych pełnomocników obowiązek podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

W Kodeksie Etyki Adwokackiej jest to nieco lepiej i wyraźniej napisane, niż u Radców Prawnych (choć i z Kodeksu Etyki Radcy Prawnego można wyinterpretować analogiczne reguły):

*

Mam nadzieję, że te parę zdań daje lepszy obraz jak ja podchodzę do szkoleń i warsztatów z obsługi Worda – oraz pozwala na łatwiejszą ocenę, czy Tobie drogi czytelniku – lub Twoim współpracownikom – przydałoby się szkolenie z Worda w moim wykonaniu.

De lege ferenda

Wyszedł mi z tego trochę bardziej manifest, niż reklama szkoleń i warsztatów w moim wykonaniu – ale też aktualne jest wszystko, co napisałem w Szkolenia i warsztaty / FAQ. Nawet jeśli szkolenia i warsztaty są dla mnie dzisiaj działalnością dodatkową i nieco hobbistyczną, to każde spotkanie jest wspaniałą bazą do zebrania nowych doświadczeń i obserwacji oraz do rozmów z osobami, które trafiły na tego typu szkolenie.

Im dłużej się zastanawiam nad tematyką Word-a dla prawników, to dochodzę do wniosku, że na dłuższą metę i w szerszej perspektywie najbardziej chciałbym, aby szkolenia i warsztaty z Worda kiedyś weszły na stałe np. do programu aplikacji radcowskiej (i adwokackiej). Już dwie-trzy godziny zajęć wystarczą, aby skierować uwagę przyszłych profesjonalnych pełnomocników na to, co ważne w wydajnej i nowoczesnej pracy z edytorem tekstu MS Word.

***

Być może ten wpis będzie początkiem jakiś dobrych zmian. Jestem do dyspozycji.

Po publikacji tego wpisu (marzec’25) zgłoszę się do KIRP (OIRP?) z propozycją opracowania i wdrożenia do programu aplikacji tego typu szkolenia; jeśli coś z tego wyjdzie, na pewno dam znać na blogu!

—————————————————-

Przypisy

  1. Oczywiście, istnieją i mają się dobrze również inne procesory tekstu, ale w profesjonalnych firmach prawniczych Word rządzi niepodzielnie. Nie powinno więc dziwić, że na blogu o technicznej stronie warsztatu pracy prawnika Microsoft Word zajmuje centralne miejsce, wpisów w kategorii Word dla prawników jest na blogu najwięcej, a opanowanie WORDa jako wiodącego edytora jest podstawą podstaw. ↩︎
  2. Por. art. 32 ustawy o radcach prawnych oraz art. 76 ustawy o adwokaturze:
    Celem aplikacji (…) jest przygotowanie aplikanta do należytego i samodzielnego wykonywania zawodu (…),
    w szczególności wykształcenie umiejętności z zakresu:
    – zastępstwa procesowego,
    – sporządzania pism, umów i opinii prawnych oraz
    – przyswojenie zasad wykonywania zawodu.) ↩︎
  3. Produkcji pism czyli plików Word towarzyszy praca z innymi plikami. Najczęściej są to inne Word-y, jakieś PDFy (skany), jakieś pliki graficzne/zdjęcia (*.jpg), jakieś e-maile (*.eml / *.msg) – jeśli ktoś je osobno zapisuje. Im bliżej pracy paperless i na współdzielonych zasobach, tam więcej PDF-ów, Excela, PowerPointa… i tutaj wspólny mianownik warsztatu pracy prawników all over the World powoli się kończy (dalej to już różne sytuacje specyficzne, w zależności od specjalizacji danej branży). Czasami są to dziesiątki plików, czasami tysiące, czasami dziesiątki tysięcy – ale ten temat zostawmy na razie na boku ↩︎
  4. Owszem, zdarzyło mi się dostać i z dużej kancelarii dokument w Word który wyglądał jakby go edytował uczeń czwartej klasy szkoły podstawowej (formatowanie enterami i tabulatorami…) oraz dokument przepięknie sformatowany sensownymi stylami z kancelarii jednoosobowej – ale to rzadkie wyjątki, potwierdzające regułę. Głębsze oglądnie plików Word, które dostałem w ciągu ostatnich ~20 lat utwierdza mnie w przekonaniu każda poukładana kancelaria ma ZAWSZE podstawowe style na podstawowe rodzaje dokumentów. To jest po prostu standard. ↩︎