Jak obsługujesz Worda? Jak młotek, czy jak skrzypce?

Nie trzeba sięgać do badań rynkowych (choć oczywiście można – link pierwszy i drugi), aby nawet kierując się własnym wyczuciem zgodzić się, że najbardziej popularnym edytorem tekstu – nie tylko wśród prawników, ale w ogóle na świecie – ciągle jest Microsoft Word, dostępny zarówno osobno, jak i element pakietu biurowego Microsoft Office.

Można nawet zaryzykować stwierdzenie, iż jeśli chodzi o pracę nad przygotowaniem wszelkich pism i umów, jest to w zasadzie nasz podstawowe narzędzie pracy, wobec czego nie powinien on mieć przed prawnikami żadnych tajemnic. Przynajmniej w tym zakresie, w którym korzystamy z niego na co dzień.

Tymczasem kiedy prowadzimy rekrutację do pracy w naszej kancelarii, od paru już lat obserwujemy w miarę stałą tendencję zwłaszcza wśród młodszych prawników (ale też wśród osób, które mają już jakiś bagaż doświadczenia zawodowego, zwłaszcza w mniejszych kancelariach) do zbyt optymistycznej oceny własnych umiejętności. Nagminnie ludziom wydaje się, że jeśli choć trochę pracowali w MS Word, to ich znajomość tego programu jest co najmniej bardzo dobra – co zawsze mnie trochę dziwi, bo w skali szkolnej sam postawiłbym sobie co najwyżej dobrą czwórkę.

Oczywiście wszystkiego można się dość szybko nauczyć, w końcu Word to nie jest rakieta kosmiczna. Jest przecież rozbudowany help, mnóstwo publikacji i filmików na YouTube, są specjalistyczne kursy. Faktem jest, że często jednak trzeba poświęcić sporo czasu (a czasem i pieniędzy), aby odsiać ziarno od plew i znaleźć tylko to, co nas interesuje. Ostatecznie okazuje się, że w ramach kancelarii także sami robimy wewnętrzne szkolenia co do tych rzeczy, których używamy na co dzień i co do których uważamy, że nasi współpracownicy powinni je znać.

Poniżej mój subiektywny wybór obszarów znajomości MS Word, które osobiście uważam za pewien kanon umiejętności każdego sprawnego prawnika (zakres na mocną czwórkę) 😉

Może jest to nawet pomysł na jakąś publikację?

Subiektywny wybór zagadnień, które sprawnemu prawnikowi wypada znać

  • STYLE (najważniejsza funkcjonalność) – samodzielnie tworzenie, modyfikacja i zarządzanie stylami

    • automatyczne formatowanie / nagłówki i tekst
    • poziom konspektu – nawigacja po dokumencie
    • automatyczny spis treści w oparciu o style
      • wariant: automatyczna lista załączników w oparciu o style

  • Listy numerowane – samodzielnie tworzenie, modyfikacja i zarządzanie (w powiązaniu ze stylami)

    • listy jedno i wielopoziomowe
    • odsyłacze

  • Automatyzacja pracy / wzorce pism i powtarzalnych treści (tworzenie, modyfikacja i zarządzanie)

    • własne szablony całych dokumentów
    • szybkie części
    • autokorekta jako metoda na szybkie wprowadzanie powtarzalnych tekstów

  • Opcje recenzji, śledzenia zmian, komentowania i automatycznego porównywania dokumentów

  • Praca z długimi dokumentami

    • nawigacja po długich dokumentach (w powiązaniu ze stylami)
    • opcje widoku (podział strony / praca w kilku oknach)

  • Odwołania do zewnętrznych źródeł / hiperłącza

    • wstawianie obrazów i zewnętrznych obiektów
    • hiperłącza do dokumentów i folderów

  • Zaawansowanie wyszukiwanie / hurtowa zmiana wybranych treści

  • Opcje zabezpieczania i eksportu dokumentu

  • Znajomość podstawowych skrótów klawiaturowych

    Skrótów jest oczywiście znacznie więcej, poniżej moja podręczna lista najczęściej używanych przeze mnie (ctrl + c / v / x nie podaję 😉

    • edycja:
      • Ctrl+Backspace / Del – cały wyraz
      • Alt+Ctrl+Shift+K – EditPasteSpecial (wklejanie specjalne)
      • CTRL+SHIFT+SPACJA – tworzy spację nierozdzielającą
    • formatowanie:
      • Ctrl+Shift+ „+”(plus) – indeks górny
      • Ctrl+Shift+D – double underline
      • Ctrl+D – znaki/czcionka (okno dialogowe)
      • Shift+F3 – wersaliki (WIELKIE LITERY), małe, Pierwsze Litery Duże
      • Ctrl+Shift+L – Lista punktowa
    • widoki:
      • Alt+Ctrl+Shift+S – DocSplit podział ekranu
      • Alt+Ctrl+Shift+M – FullScreen
      • Ctrl+F2 / Alt+Ctrl+I – podglad wydruku
      • Ctrl+Shift+* (8) – pokazuje/ukrywa wsystkie znaki niedrukowane
      • Alt+F10,F5 – maks, min.
    • wstawianie:
      • Alt+Ctrl+H – otwiera okno do wstawiania hiperłącza / podłączania pliku / folderu
      • Alt+Shift+D – autodata
      • prawy Alt (sam) – wyświetla podpowiedzi literowe do pozycji w górnym pasku
      • Ctrl+Shift+E – włącza lub wyłącza tryb recenzji
      • Ctrl+J – komentarz
    • polecenia dot. pliku:
      • F12 – zapisz plik jako (także wygodny eksport do PDFa)
      • Ctrl+p – drukowanie  (ale i aktualizacja wszystkich odsyłaczy)