How Lawyers Work – edycja polska

Oj, dawno nic nie publikowałem.  Czas najwyższy to zmienić, bo choć liczba pomysłów na artykuły stale rośnie, to z realizacją różnie bywa – zwłaszcza jak się intensywnie pracuje, zarządza kancelarią, próbuje coś sportowo ze sobą zrobić  i ciągle poszukuje tzw. work-life balance. To zresztą swego rodzaju paradoks – intensywna praca dostarcza coraz to nowych przemyśleń nt. własnego warsztatu, redukując jednocześnie czas na pisanie…

Oczywiście zawsze się znajdzie jakieś wytłumaczenie. Np. lato – to okres kiedy albo mamy wolne, albo pracujemy za siebie i za tych, którzy mają wolne. Jesień – nie wiem dokładnie z czego to wynika, ale statystycznie to okres, kiedy wypracowujemy najwięcej godzin (i nadgodzin) w roku. A zimą z kolei…. usprawiedliwienia można mnożyć – ale może po prostu trzeba jeszcze lepiej się zorganizować? Sam to niejednokrotnie słyszałem od przełożonych, sam często to powtarzam współpracownikom. A i tak – nawet tutaj – sam się daję ponieść magicznemu słowu „usprawiedliwienie”. Basta!

***

Dziś temat, który idealnie nadawałby się jako artykuł otwierający bloga o technicznej stronie warsztatu pracy prawnika: „How Lawyers Work” 
Nawet jeśli nie wpadłem na to na otwarcie,  to akurat teraz jest wyjątkowo dobry czas, żeby przyjrzeć się dokładniej swojej pracy i narzędziom. 

„Sztuczna inteligencja i nowe technologie w praktyce prawniczej”

Ostatnio coraz więcej słyszymy i czytamy o tym, jak nowe technologie zmienią i już zmieniają pracę prawników. Szczególnie polecam lekturę ostatnio opublikowanego raportu „SZTUCZNA INTELIGENCJA I NOWE TECHNOLOGIE W PRAKTYCE PRAWNICZEJ” i towarzyszący mu artykuł „Kancelarie prawnicze muszą inwestować w nowe technologie” w uruchomionym niedawno serwisie Wolters Kluwer Prawo.pl.

Z naszego lokalnego punktu widzenia, a zwłaszcza mniejszych kancelarii, mogłoby się wydawać, że to na razie temat dość odległy. W końcu jak poczytamy we wzmiankowanym artykule kto z czego już dziś korzysta, to okazuje się, że sztuczna inteligencja w służbie prawników to generalnie świat drogich rozwiązań, na które mogą sobie pozwolić – na razie – głownie międzynarodowe korporacje. Ale wierzę (i liczę na to), że z czasem najnowsze rozwiązania będą dostępne także dla mniejszych graczy. To jest zresztą naturalny cykl rozwoju nowych technologii, które po jakimś czasie trafiają pod przysłowiowe strzechy.

Ale może to dobry moment żeby właśnie teraz trochę zejść na ziemię i zrobić mały eksperyment: przyjrzeć się jak pracujemy dziś… i wrócić do tematu za 10 lat. 

W końcu jak popatrzę na swój warsztat pracy wstecz, to 10 lat temu też miałem Worda, Windowsa, Lexa i pracowałem na czarnym laptopie. Internet może nie był taki szybki jak dziś, a słowo „chmura” kojarzyło się przede wszystkim z pogodą a nie z cloud computingiem, ale generalnie było dość podobnie.  Dzisiaj aż tak wiele się nie zmieniło. Przynajmniej u mnie: też mam czarnego laptopa, Worda i Lexa (i jeszcze parę innych aplikacji… o czym niżej), ale generalnie jest dość podobnie, a różnice to raczej ewolucja niż rewolucja. Przyśpieszyła komunikacja i dostęp do informacji. A jak będzie za 10 lat? Zobaczymy. 

Tymczasem zatrzymajmy się tu i teraz.

How Lawyers Work – format zza oceanu

Na Lawyerist.com jest bardzo interesujący cykl pt. „How Lawyers Work” („Jak pracują prawnicy”). Tu od razu małe wyjaśnienie – gdy zacząłem pisać ten artykuł jakiś czas temu, działał otwarty link do całej serii – teraz trzeba już być zarejestrowanym użytkownikiem; specjalnie dla tych, którym za dużo klikania, wrzucę trochę więcej screenów, niż początkowo planowałem).

„How Lawyers Work” to seria ponad 60 artykułów, w ramach której amerykańscy prawnicy odpowiadają na te same pytania, min.:

What apps or tools are essential to your daily workflow? (Jakie narzędzia i aplikacje są kluczowe w codziennej pracy?) What does your workspace look like? (Jak wygląda twoja przestrzeń robocza?) How do you keep track of your calendars and deadlines? (Jak pilnujesz kalendarzy i terminów?)

i pokazują swoje biura, biurka, komputery, programy i aplikacje, z których korzystają na co dzień, a nawet wyjawiają swoje preferencje co do kawy. Ameryka.

Poza kopalnią wiedzy jest to świetna okazja, żeby popatrzeć jak pracują inni prawnicy (i to niekoniecznie z wielkich korporacji), a i można poczynić kilka ciekawych obserwacji. Np. takie, że generalnie pracujemy wszyscy podobnie.

Jednocześnie da się zauważyć znacznie większą śmiałość w korzystaniu z rozwiązań chmurowych czy oprogramowania do pracy w grupie – i to we wpisach sprzed dwóch lat. No i nie mogę przemilczeć faktu, że zdecydowana większość korzysta z zewnętrznych monitorów, a znaczna grupa z zestawów dwumonitorowych.

No i z oprogramowania do nieco głębszego „grzebania” w plikach PDF (Adobe Acrobat – o którym też swego czasu pisałem – pojawia się, ale niekoniecznie dominuje; pojawia się też Power PDF czy Nitro PDF)

Jako że idea pokazania i omówienia swojej „kuchni” jest świetna, a do tej pory nic takiego w Polsce nie widziałem, postanowiłem pokazać swój warsztat i narzędzia. A co, ktoś musi być pierwszy.

Skupię się jednak na technikaliach, bo naszą kancelarię to można sobie obejrzeć na naszej stronie internetowej czy nawet na zdjęciach w Google Maps, a kawę to piję – nomen omen – americano – na przemian z espresso, więc tutaj nie ma co się specjalnie rozpisywać. Ale o komputerach i oprogramowaniu – jak najbardziej.

Sprzęt

Komputer

Praktycznie od zawsze pracuję na laptopie – z bardzo prostego powodu: można go łatwo ze sobą nosić. Co jest największą zaletą i jednocześnie największą wadą takiego rozwiązania.

Dzisiaj mój podstawowy komputer to laptop Lenovo X1 Carbon kupiony w maju 2016 r. (tutaj recenzja na Spidersweb.pl). Trzeba uczciwie powiedzieć, że to sprzęt nietani, ale zawsze kołacze mi w głowie powiedzenie, że „ludzi ubogich nie stać na rzeczy kiepskiej jakości” (no i też liczę, że wyższej jakości narzędzia posłużą dłużej – a jednak z komputera korzystam praktycznie non-stop). Wcześniej trzy lata używałem Lenovo T430s, a jeszcze wcześniej Lenovo T500 i wszystkie służą do dziś, przy czym T500 większość czasu służy jako komputer zapasowy czy dodatkowy.

Oprócz przyzwyczajenia i pewnego sentymentu do marki Lenovo (dawniej IBM) oraz legendarnej serii Thinkpad (wszyscy w kancelarii na nich pracujemy) Lenovo ma slogan reklamowy, który akurat do mnie wyjątkowo trafia: „For those who do„.

Mój komptuer to tzw. ultrabook o wadze ~1,1 kg z ekranem 13” i rozdzielczością WQHD (2560 x 1440) na widok której cyklicznie słyszę pytanie  „Jak możesz pracować z takimi małymi literkami„?. Jak fan wysokiej rozdzielczości odpowiadam z reguły, że w ten sposób redukuję problem podglądania zawartości ekranu w miejscach publicznych – a zdarza mi się komputer wyciągać w przeróżnych miejscach.

Komputer jest już naprawdę smukły i lekki, a jednocześnie ma jeszcze zupełnie normalną klawiaturę, natomiast ekran jest jeszcze dostatecznie duży – dobrze to widać jak zestawimy obok siebie ekrany X1 (13”), T430s (14”) i T500 (15”).

Poza tym tak naprawdę mniejsze rozmiary robią największą różnicę przy noszeniu w torbie, a tak naprawdę to na samym laptopie (na tej klawiaturze i na tym ekranie) pracuję statystycznie najmniej względem całego czasu używania samego komputera – jeśli uwzględnić czas spędzony przy zewnętrznych monitorach i klawiaturach.

Podobno dobrym testem świeżości jedzenia jest danie do spróbowania kotu. Jeśli ta sama reguła działa w odniesieniu do urządzeń, to kot też chętnie przytula się do tego komputera. 

Monitory

Temat dodatkowego monitora już się pojawiał na blogu. Od tamtego czasu na moim biurku w kancelarii zmieniła się orientacja lewego dużego monitora – na pionową (w końcu pisma i strony internetowe są do czytania w pionie).

Kombinowałem z różnymi rozmiarami monitorów, ale ostatecznie rozmiar 29” wydaje mi się optymalny, rozdzielczość tak samo WQHD (2560 x 1440). DELL-a cenię je za wysoką jakość obrazu i bardzo cienkie ramki.

Dobra – nie ma co być hipokrytą, trzeba się przyznać: pracuję też w domu. W moim kąciku oczywiście też jest zewnętrzny monitor, taki sam Dell jak w biurze. Tylko jeden, bo miejsce na biurku zajmuje iMac.

Tak mocno się przyzwyczaiłem do dłuższej pracy z zewnętrznym monitorem, że nawet na moich dyżurach u klienta też mam jeden zewnętrzny monitor do dyspozycji

Klawiatura

Klawiatury to osobny temat – w końcu ciągle człowiek klepie w te klawisze i stara się to robić coraz sprawniej (v. wpis „Prawniku, jak szybko piszesz na klawiaturze komputerowej?„). Niby wszystkie takie same QWERTY, ale człowiek się przyzwyczaja do określonego układu typu klawiszy. 

Faktem jest, że klawiatury latpopowe w Thinkpadach są bardzo fajne – ciche i mają przyjemny skok klawiszy, ale przy pracy z zewnętrznym monitorem trzeba jednak korzystać z klawiatury zewnętrznej. Kombinowałem z różnymi klawiaturami (w tym również z paroma klawiaturami mechanicznymi i przeznaczonymi dla graczy) ale ostatecznie stanęło na popularnym modelu ze średniej półki cenowej (Logitech K120). Co ważne – koniecznie na kablu! Klawiatury bezprzewodowe może i pozwalają mieć jeden kabel mniej, ale zwłaszcza w systemie gorących biurek co chwila nie można znaleźć tej małej wtyczki do USB, bo ktoś podłączył do komputera i zabrał ze sobą wychodząc.

Klawiatura dobra i tania, choć wcale nie taka cicha. No i jak wszystko – zużywa się (może za mocno walę w te klawisze). Dlatego zawsze mamy zapas w naszym kancelaryjnym magazynie.

Oprogramowanie

Co do oprogramowania stwierdziłem, że zrobię listę programów, o których warto wspomnieć w ramach cyklu „How Lawyers Work„, ale kryterium podziału niech będzie częstotliwość korzystania. 

Codziennie

Microsoft Word z pakietu Office 365 – podstawowy edytor tekstu. Program, którego nie trzeba przedstawiać. Trudno znaleźć prawnika, który by na nim nie pracował. Word miał już swój wpis, więc tutaj warto chyba
tylko wspomnieć, że moja wersja ma dodatkowe paski narzędzi: jeden od Kancelarii Prawnej,

drugi od Adobe Acrobata, 

i trzeci od Attachi.

Adobe Acrobat Pro DC – naprawdę nie wyobrażam sobie już codziennej pracy bez tego narzędzia, dla mnie absolutny must have dla każdego, kto non stop pracuje na dokumentach. Acrobat też miał już swego czasu swój wpis na blogu. Jeśli ktoś się zastanawia „a po co mu to?„, to może screen z ikonami narzędzi powie więcej, niż cztery akapitu tekstu. Jednym słowem – jeśli chodzi o nasze prawnicze potrzeby – Acrobat pozwala zrobić absolutnie wszystko to, co robimy (kiedyś robiliśmy?) normalnie z papierowymi dokumentami, a ponadto jakieś ~50 innych ciekawych rzeczy.  

Kancelaria Prawna od Wolters Kluwer. Program wygląda już nieco archaicznie, ale uważam, że oferuje naprawdę niezłą relację ceny do możliwości – zwłaszcza dla takich ludzi jak my: wychowanych na Excelu, w którym można sobie wszystko zrobić (zwłaszcza w zakresie rozliczeń: godzinowo z różnymi progami i limitami czy ryczałty z limitami, cup-em, czy np. „buforem”). Co ciekawe, gdy swego czasu szukaliśmy programu do obsługi kancelarii, Wolters Kluwer już wtedy promował Kleosa, ale po bliższym obejrzeniu okazało się, że nie oferuje mnóstwa rzeczy, które ma KP. Wprawdzie moduł zadań jest kompletnie bezużyteczny, a moduł biblioteki oldschoolowy, ale poza tym wcale się nie dziwię, że KP ma zagorzałe grono użytkowników i to także wśród większych kancelarii. Jeszcze parę rzeczy bym tam poprawił i rozwinął, ale ogólnie program daje radę.

Timemarker – do wklejania ze skrótów klawiaturowych aktualnej daty i czasu (i dowolnych innych rzeczy, które można sobie samemu zaprogramować). Każdy, kto np. uprawia ping-pong kolejnymi wersjami umów i zapisuje je z oznaczeniem daty (albo w taki sam sposób zapisuje maile zaraz po wysłaniu) od razu zrozumie, jak to fajnie jest mieć pod skrótem klawiaturowym bieżący czas. Umarłbym chyba, gdybym miał datę i godzinę z ręki wpisywać…

Korzystałem kiedyś z Autohotkey (https://www.autohotkey.com/), ale nasz nadworny haker napisał nam coś znacznie prostszego – i tak powstał Timemarker. 

Ja sobie zaprogramowałem takie skróty – jest data w różnych formatach, ale też popularny „§„, nawet podręczne kropki, jak mi brakuje danych / nazwiska czy liczby („………………………„), czy też frazy typu „!!!_do_uzupełnienia_!!!” albo „!!!_do_wyjaśnienia_!!!” (pisane tak, żeby Ctrl+F nie pomylił ich z niczym innym) czy nawet adres e-mail, który co chwila wklepuję w różne formularze. 

Chmura i file sharing

W tematach chmurowych korzystamy na co dzień zarówno z One Drive od Microsoftu, Google Drive od Google, WeTransfer czy Drobpoxa, a do tzw. team collaboration używamy Dropbox Paper. Takie czasy, że klienci w pewnym sensie na nas wymuszają korzystanie z usług, z których sami korzystają na co dzień. 

A propos chmury – polecam przy okazji publikację która niedawno
się pojawiła pod patronatem KIRP – z całkiem chwytliwym tytułem: „CHMURA W KANCELARII PRAWNEJ CZY KANCELARIA PRAWNA W CHMURZE?” – pdf do pobrania tutaj.

Skype

Podobnie jak z chmurą jest ze Skype (na co dzień – Skype for Bussines – aktualnie już pod egidą Microsoftu). Jestem w sumie pod wrażeniem jak kiedyś prosty komunikator i telefon do rozmów zagranicznych trafił pod strzechy i zmienił się w popularne narzędzie do telekonferencji, łącznie z dzieleniem ekranu. Tutaj było podobnie jak z chmurowym dzieleniem plików – paru klientów mnie wciągnęło i się przyjęło. A dziś nie da się niekorzystać. 

Często, ale nie codziennie

Excel – w sumie też jedno w ważniejszych narzędzi do spółki z Wordem (pojawiał się czy to w oddzielnym wpisie „Excel dla prawników”, czy to przy temacie własnych transkrypcji czy nawet własnych kalendariów) , ale jak zrobiłem uczciwy rachunek sumienia, to okazało się że jednak są dni, gdzie Excela potrafię nie użyć. A że Excel już miał swoje osobne miejsce na blogu, to się na razie więcej nie rozpisuję.

Newton Dictate – oprogramowanie do rozpoznawania mowy. Kupiłem jakś czas temu licencję i eksperymentuję. Działa to zaskakująco dobrze, choć muszę przyznać, że bardziej mi się sprawdza w spontanicznej komunikacji (maile, komentarze, komunikator),  gdzie zdania nie muszą być tak „wygłaskane” niż do pisania całych pism (może mam za duży chaos w głowie? ;-). Ale też co jakiś czas całkiem spore fragmenty potrafię przedyktować. Na pewno wymaga to pewnego treningu i przyzwyczajenia, a poza tym trzeba mieć do tego warunki, zwłaszcza brak otoczenia. Zresztą – spróbujcie przedyktować głośno parę SMSów w pomieszczeniu pełnym osób… albo w tramwaju lub metrze 😉 Każdy zwróci na was uwagę – nawet jeśli będzie udawał, że jest inaczej. 

Simple Sticky Notes. Korzystacie z analogowych karteczek samoprzylepnych? W Windowsie jest ich odpowiednik pod nazwą „Sticky Notes” – można sobie karteczki przykleić elektronicznie na pulpicie. Jest też jeszcze bardziej rozbudowana wersja – nazywa się Simple Sticky Note – bardzo ją lubię za możliwość praktycznie niegraniczonej personalizacji. 

AABBYY Screenshot Reader – nie tylko wykonuje zrzuty ekranu, ale też świetnie radzi sobie z przekształcaniem tego co widzi na ekranie na tekst.

Duża pomoc jak się ma np. ograniczony czasowo dostęp do wirtualnego data roomu tylko z opcją wyświetlania. Albo nawet strukturę plików eksploratora (wiem, listę plików można zrobić też w inny sposób – ale to rozpoznaje wszystko, co jest na ekranie i kwalifikuje się jako tekst (łącznie z napisem „Notatnik – bez tytułu”) – niżej parę screenów.

• 

• 

• 

Chociaż, gdy trzeba coś zaznaczyć na zrzucie ekranu, to windowsowe „Narzędzie wycinanie” jest akurat w tym zakresie lepsze, zwłaszcza że jest „za darmo”.

Evernote 

Evernote – kiedyś nie używałem, ale jak zobaczyłem, że inni prawnicy używają (np. mec. Tomasz Zalewski wspomniał kiedyś w jednym z komentarzy na tym blogu) to spróbowałem. A że się dobrze przyjęło, to kupiłem licencję.

Siłą Evernote jest przede wszystkim łączenie aplikacji smartfonowej z desktopową, poza tym nasz CRM współpracuje bardzo fajnie z Evernotem, więc bardzo szybko się zaprzyjaźniliśmy.

Attachi – nasza własna produkcja. Też już się pojawiał na blogu, więc wspominam dla porządku. Też narzędzie z gatunku tych, bez których pracy sobie nie wyobrażam, ale nie jest to soft codziennego użytku. Czasami co drugi dzień, a czasami raz na tydzień albo nawet rzadziej. Wszystko zależy czy i ile mi się załączników trafi to tego, nad czym aktualnie pracuję.

Rzadko, ale się przydają

Trzecia grupa, w sumie tutaj tylko parę pozycji

Adobe Photoshop  i Adobe Indesign w starych wersjach (ale ciągle jarych). Pozostałość ze starych dobrych czasów, kiedy zajmowałem się działalnością wydawniczą (z kolegami na studiach wydawaliśmy gazetę – po części stąd pewnie moje ciągoty internetowo-techniczno-graficzne), a zakup pudełkowej licencji pozwalał na używanie programu po wsze czasy. Nie to co dziś – że tylko opłata co miesiąc i nie ma opcji kupna całego programu „na zawsze”. Rzadko, bo rzadko, ale czasami coś trzeba przeskładać albo obrobić lub przygotować coś graficznego, gdzie podstawowe narzędzia w Wordzie i Acrobacie nie wystarczają. 

MS Project – też raczej rzadko, ale z racji naszego zorientowania na rynek budowlany (PrawnikBudowlany.pl) co jakiś czas trafiają się pliki źródłowe, w które lubię sobie popatrzeć i trochę w nich pogrzebać. Łatwiej jest znaleźć wspólny język z ludźmi, którzy na co dzień zarządzają różnymi projektami i korzystają na co dzień z „prodżekta„.

***

Chyba wszystko – przynajmniej z ciekawszych rzeczy. Bo o „programach” typu Lex, Legalis to chyba nie ma co wspominać? Swoją drogą – łapię się na tym, że są dni, kiedy jestem na tyle pochłonięty innymi zajęciami, że ogóle do nich nie zaglądam (a kiedyś myślałem, że to jest codzienne narzędzie).

Kto następny?

Każdy odcinek cyklu „How Lawyers Work” na Lawyerist.com kończy się zawsze tym samym pytaniem:

Who else would you like to see answer these questions? (Kogo jeszcze chciałbyś zobaczyć odpowiadającego na te pytania?)

Jest jakiś ochotnik? Zrobimy wpis gościnny. Czy wywoływać po nazwisku? Chyba że to moje monitory skutecznie wszystkich odstraszyły? 🙂

***

Jak zawsze – zapraszam do komentarzy, pytań i podrzucania podpowiedzi czym jeszcze warto się zainteresować w ramach technicznej strony naszego warsztatu pracy.