Zrób to sam: koperta z okienkiem = rezygnacja z adresowania

Tak jak użytkownicy komputerów dzielą się na tych, którzy robią backup i na tych, którzy dopiero będą go robić, wydaje mi się, że wszyscy, którzy przygotowują korespondencję, dzielą się na tych, którzy używają kopert z okienkami, i na tych, którzy dopiero będą to robić.

Tutaj warto też podpatrzeć dużych, masowych nadawców: chyba nie ma takiego, który nie korzysta z kopert z okienkami.

Sami w ramach kancelarii też przeszliśmy przez chyba wszystkie etapy: adresowanie ręczne, drukowanie kopert, drukowanie etykiet – to wszystko było. Ale też jest cały czas, bo dla niektórych większych czy specyficznych przesyłek nie da się od tego uciec (np. odpis pisma dla drugiej strony – gdy pismo główne jest adresowane do sądu).

Ale dla pozostałych przesyłek (myślę jakieś 80-90% całej korespondencji) wystarczy zrobić jedną, w sumie bardzo prostą rzecz: tak ustawić swoje pisma, aby dane i adres odbiorcy wypadały w okienku koperty.

Praca polegająca na adresowaniu kopert po prostu zniknie.

Dodatkowo prawnik ma pewność, że jeśli adres w piśmie jest wpisany (dzisiaj najczęściej „wklejony”) poprawnie, to będzie on widoczny przez okienko z pisma. Nikt nic nie pokręci przy przepisywaniu czy adresowaniu koperty.

Jak przygotować pisma?

Bardzo prosto – chwilę poeksperymentować. Można sobie oczywiście zmierzyć pole okna i przenieść to na kartkę (okienko powinno wypadać między 11. a 17. centymetrem na szerokość i między 6. a 9. cm na wysokość kartki A4), ale chyba prościej pokazać to na jakimś przykładzie.

W tym celu przygotowałem prosty plik PDF z zaznaczonym polem adresowym. To formularz – można wypełnić własnym tekstem. Jeśli ktoś się nie chce bawić w precyzyjne pomiary, można tą kartkę wydrukować i użyć jako szablon, przykładając na własne pisma pod światło i w ten sposób zobaczyć gdzie powinien wypadać adres.

Do pobrania plik:

Kartka_A4_do_kopert_z_okienkiem.pdf

Po otwarciu wygląda mniej więcej tak:

Na screenie powyżej widać prowadnice, żeby lepiej pokazać umiejscowienie pola adresowego na kartce A4 oraz pole formularza w pliku PDF. Bez obaw, na wydruku tego nie widać (na screenie niżej widać podgląd wydruku – czysta kartka, tylko z tekstem)

Koperty

Optymalne moim zdaniem są koperty C5 (mniej więcej połowa formatu A4) – mieszczą całkiem sporo kartek, jeśli jest taka potrzeba, a nie ma problemu włożyć też jedną lub dwie kartki (nie potrzeba mniejszych kopert).

Jeśli koperty mamy białe, bez żadnych nadruków, wygodne jest posługiwanie się pieczątką w celu oznaczenia nadawcy.

Można też zamówić większą ilość kopert – od razu z własnym nadrukiem, różnica w cenie do zwykłych jest minimalna. Odpadnie klepanie pieczątek i każdy nadruk będzie dobrej jakości.

Wady

Nie da się zastosować koperty z okienkiem do pism, które adresujemy do sądu, ale odpis trafia do pełnomocnika drugiej strony. Tak samo trzeba uważać z adresowaniem apelacji, którą wnosimy za pośrednictwem sądu I instancji.

W takich wypadkach najbezpieczniej kopertę zaadresować tradycyjnie. Albo użyć udostępnionego przeze mnie pliku PDF jako „owijki” – jeśli już zainwestowaliśmy w koperty z okienkiem i własnym nadrukiem i chcemy ich używać.

Zastanawiałem się chwilę, czy koperty z okienkiem bardziej zagrażają poufności korespondencji. Moim zdaniem nie, ale może ktoś wykaże, że jest inaczej?