Zastanawiałem się, czy są jakieś sprawy lub postępowania sporne, które dotyczą wydarzeń przyszłych. Chyba nie ma. I nawet jeśli próbować wyodrębnić jakieś sprawy wychodzące w przyszłość (np. o udzielenie zabezpieczenia czy o rentę), to i tak praktycznie każda sprawa ma swoje źródło w przeszłości.
Czasami są to naprawdę zamierzchłe dzieje.
Na cele tego wpisu zerknąłem jak dawne są wydarzenia dotyczące aktualnie prowadzonych spraw.
Na ten moment najstarsza, „rekordowa” sprawa dotyczy inwestycji, dla której umowę zawarto w 2006 r., a przygoda z tym tematem potrwa jeszcze co najmniej trzy lata. Do tego dochodzi kilkanaście postępowań, które dotyczą wydarzeń sprzed więcej, niż pięciu lat. Cała reszta w najlepszym razie dotyczy wydarzeń sprzed sprzed roku lub dwóch, ale całkiem sporo jest takich, które obejmują trzy lub cztery lata wstecz. Jeśli dodać do tego fakt, że dla sprawy, w której jest kilku świadków i biegły, trzeba realnie liczyć co najmniej rok samego postępowania (a z reguły dwa lata), to do ogarnięcia jest naprawdę szmat czasu.
Jak się w tym połapać?
Dobre pytanie. Starałem się trochę podpatrzeć starszych kolegów mecenasów, ale albo nie byli skorzy, żeby się swoimi metodami podzielić, albo rzeczywiście poprzestają na własnych notatkach i wszystko mają w głowie.
Mi liczenie dat zawsze słabo wychodziło, do tego jestem wzrokowcem, więc w tym wpisie podzielę się swoimi metodami na lepszą orientację w kluczowych zdarzeniach w sprawie.
Tak jak uważam, że w zasadzie do żadnej sprawy, gdzie są pieniądze i obliczenia, nie powinno się podchodzić nie mając jakiejś jednej sensownej tabeli (najlepiej w Excelu), tak do każdej sprawy, która dotyczy dłuższego czasu i wymaga orientacji w kluczowych datach, praktycznie zawsze staram się przygotować jakąś sensowną oś czasu.
Z założenia jest to własny materiał pomocniczy, dla siebie, dla współpracowników i dla klienta, ale ostatnio coraz częściej dzielę się takim opracowaniem z sądem i drugą stroną (no, po większej lub mniejszej edycji). Notuję przy tym całkiem pozytywny pozytywny odbiór. Tym większy, im historia starsza, sekwencja zdarzeń ważniejsza, a kalendarium prostsze (im opisy krótsze, tym lepsze!).
Excel
Od pewnego czasu eksperymentuję z różnymi kalendariami i diagramami, na których można łatwo i czytelnie przedstawić lub zaznaczyć sekwencję zdarzeń i chyba najlepiej do tych zastosowań nadaje się Excel.
Bardzo łatwo można zrobić oś czasu, nanieść wydarzenia (i daty – najlepiej w osobnych komórkach), dodatkowo zrobić hiperłącza do plików i odzwierciedlić co tylko dusza zapragnie: umowy, aneksy, planowaną i rzeczywistą realizację, zaawansowanie, opóźnienie, zwłokę, odstąpienie, pory roku, zawiadomienia o wadach, akceptacje materiałów, przedawnienie, ale też np. kto ze świadków w jakim okresie działał.
Początkowo sądziłem, że takie kalendarium przydaje się głownie na początku sprawy, ale z biegiem czasu widzę, że korzystam z kalendarium przez cały czas trwania sprawy, czasami dodatkowo na bieżąco sobie aktualizując wydarzenia procesowe.
Poniżej kilka screenów-przykładów z różnych spraw (jakość screenów mocno przycięta ze zrozumiałych względów, ale do celów ilustracyjnych powinno wystarczyć). Po długości kalendarium dobrze widać ile lat wstecz obejmuje sprawa.
A tutaj kalendarium ze wspomnianej na wstępie sprawy, gdzie rok temu obchodziliśmy 10-lecie zawarcia umowy:
Szablon w prezencie
Dla wszystkich czytelników bloga postanowiłem w prezencie udostępnić własnoręcznie zrobiony pusty szablon nieskomplikowanego kalendarium – który zresztą służył za wzór dla tego, co pokazałem wyżej.
Jak widać, nie jest to jakaś wielka inżynieria czy kunszt komputerowy.
Jeden arkusz to tabela z podziałem na lata:
W drugim arkuszu jest wersja bardziej szczegółowa, dla jednego roku:
Plik Excel do pobrania – poniżej
KALENDARIUM_szablon_(lata-miesiące,1_rok-miesiące-dni).xlsx
Zachęcam do korzystania oraz dalszego modyfikowania wedle własnych upodobań i zapatrywań.
MS Project
Przy okazji tematu czasu, kalendarium, harmonogramów i oprogramowania: ostatnio odkrywam MS Project.
Nikomu, kto miał kiedykolwiek do czynienia z zarządzaniem projektami nie trzeba tego programu przedstawiać. Pozostałym polecam choćby krótką lekturę w Wikipedii.
Nie ma chyba większej inwestycji i kontraktu budowlanego, której nie towarzyszy harmonogram zrobiony w MS Project. Z racji naszej małej specjalizacji budowlanej (www.prawnikbudowlany.pl) dostaję czasami harmonogramy źródłowe od klientów – zainteresowałem się obsługą programu, żeby nam się łatwiej rozmawiało o projekcie.
Wprawdzie MS Project niespecjalnie nadaje się do zrobienia dowolnego kalendarium (jest to potężne narzędzie do zarządzania projektami i generalnie wiązania poszczególnych zadań a nie do rysowania – bo częściowo do tego sprowadza się zrobienie takiego kalendarium, gdzie jest potrzebna duża dowolność), natomiast swego czasu nawet podstawowa znajomość MS Project bardzo mi się przydała. Pewnemu klientowi dość trudno było pojąć kolejne fazy i sekwencję zdarzeń dla przekształcenia spółki. A że klient ten co chwila pracuje w MS Project, to przemówiłem jego językiem i zrobiłem dla niego harmonogram przekształcenia. Momentalnie nastała jasność.
Zastanawiam się, czy przy wielkich i poważnych projektach inni prawnicy używają MS Project? Czy to raczej domena inżynierów ?
***
Być może są inne, lepsze lub prostsze metody na materiały pomocnicze wspierające szybką orientację w sekwencji kluczowych zdarzeń w sprawie, chętnie je poznam! 😉 Zachęcam do zostawienia swojego komentarza albo do wysłania wiadomości.
Sprawny Prawnik 