Podczas mojego wystąpienia na konferencji „LegalTech w praktyce radcy prawnego” (nagranie z całego wystąpienia dostępne w tym wpisie), opowiadając o genezie Attachi, rzuciłem jako przykład prostej automatyzacji możliwość wygenerowania w Wordzie listy załączników do pisma procesowego za pomocą styli i nieco innego wykorzystania funkcji „Spis treści„.

Ponieważ zostałem później o ten wątek zagadnięty, przygotowałem wpis instruktażowy specjalnie na ten temat.

Założenia teoretyczne

Pisma procesowe w najbardziej klasycznym ujęciu mają taką specyficzną konstrukcję, że opis stanu faktycznego jest przeplatany powoływaniem dowodów na poparcie poszczególnych elementów stanu faktycznego.

W możliwie najprostszym ujęciu wygląda to np. tak:

Strony zawarły umowę i jeden aneks.
Dowód:
1. Umowa
2. Aneks

Jak wiadomo, wymogiem formalnym dla każdego pisma procesowego jest „wymienienie załączników” (art. 126 § 1 ust. 7) KPC; kiedyś był to ust. 5)

A że moim zdaniem pewnego rodzaju marnotrawstwem jest ponowne wpisywanie „z ręki” jeszcze raz tego samego, co się już w piśmie pojawiło, można sobie w Wordzie w bardzo prosty sposób zautomatyzować „wymienienie załączników” na końcu pisma – na bazie tego, co się wcześniej napisało, w ramach opisu stanu faktycznego.

Wstawiona automatycznie lista załączników to tak naprawdę spis treści, składający się poszczególnych dowodów, wymienionych w ramach stanu faktycznego.

Żeby automatycznie wygenerować listę załączników, które wcześniej pojawiły się w piśmie w ramach opisu stanu faktycznego, należy:

  1. wybrać (lub utworzyć nowy) styl dla załączników wymienianych w treści pisma,
  2. wstawić spis treści, bazujący na tym konkretnym stylu.

I to w zasadzie wszystko. Prawda że banalne?

Instrukcja obsługi „step by step”

Jest oczywiście parę kwestii (i opcji do zaznaczenia), na które trzeba zwrócić uwagę, dlatego poniżej parę screenów, a na końcu krótki film jak to zrobić.

W czasie redakcji pisma trzeba się trzymać zasady: „jeden dowód – jedna linia”, warto też, aby lista była numerowana. W końcu każdy porządny mecenas numeruje załączniki.

Następnie dla naszych dowodów z pisma należy wybrać jakiś styl (najlepiej utworzyć nowy) i oznaczyć nim każdy dowód, który ma się pojawić na końcu w ramach listy załączników. W tym przykładzie nazwałem nowy styl „dowody – lista”.

Następnie kursor na koniec pisma i wstawiamy niestandardowy spis treści.

Po wybraniu tej opcji typowe okno dialogowe wygląda mniej więcej tak:

Tutaj trzeba zmienić trzy rzeczy: nam wystarczy jeden poziom spisu treści, nie potrzebujemy też znaków wiodących tabulacji, ani numerów stron.

Jeszcze tylko w ramach „Opcji” trzeba wpisać cyfrę „1” przy nazwie tego stylu, którym oznaczyliśmy nasze dowody w tekście.

Domyślnie zaznaczony jest poziom „1” dla stylu „Nagłówek” – tam z kolei liczbę „1” trzeba usunąć.

Po zamknięciu okna z opcjami, klikamy „OK” – i gotowe, lista załączników wskakuje na swoje miejsce!

Im pismo dłuższe, a załączników więcej, tym efekt bardziej spektakularny.

Oczywiście można później dowolnie modyfikować treść pisma i załączniki – żeby zaktualizować sam spis na końcu pisma, wystarczy skorzystać z opcji „Aktualizuj pole” (albo nacisnąć Ctrl+P – wywołanie drukowania aktualizuje wszystkie pola i odesłania w dokumencie).

Przygotowałem też krótki filmik jak to działa – całość, łącznie z intro, trwa niecałe 3 minuty, ale 3/4 to pisanie stanu faktycznego (a startuję od pustej kartki) – do obejrzenia na YouTube.

Niuanse

Trzeba pamiętać o trzech niedogodnościach, z którymi być może trzeba będzie sobie poradzić:

  • Inne dowody, które nie mają trafić na listę załączników, a też pojawiają się w towarzystwie dowodów-załączników (np. świadkowie czy biegły) nie mogą być oznaczone tym samym stylem, co numerowane dowody-załączniki; polecam utworzyć podobny styl – np. z kropką i tym stylem oznaczać dowody „nie-załączniki”.
  • Są takie załączniki, których w treści pisma nie ma, ale też powinny trafić na listę załączników – najczęściej są to załączniki formalne (opłata, pełnomocnictwo, KRS, itp.), które po prostu trzeba dopisać z ręki, na szczęście najczęściej nie ma ich zbyt wiele. W takim wypadku można po wstawieniu spisu po prostu dopisać je na końcu (co nie zawsze jest optymalne, bo sprawy formalne bada się na początku), albo – co jest moim zdaniem lepsze i czytelniejsze – zrobić po prostu drugą krótką listę ‚załączniki formalne‚ – przed załącznikami-dowodami, wymienionymi w treści pisma.
Przykład z jakiegoś mojego pozwu z dwoma listami załączników: załączniki formalne wpisywane z ręki, a załączniki-dowody generowane z automatu
  • W razie konieczności ponownego przywołania danego dowodu (np. umowy), nie można go oznaczać podstawowym stylem do załączników (w naszym przykładzie ‚dowody – lista‚), ponieważ drugi raz pojawi się na liście załączników, a przecież dany dowód załączamy do pisma tylko raz. W takim przypadku najlepiej oznaczyć taki zdublowany dowód jakimś innym stylem (tu: ‚dowody – pozostałe‚). Warto od razu funkcją „Odsyłacz” przywołać numer załącznika.

Odsyłacze

Zawsze szczególnie gorąco polecam korzystanie z odsyłaczy przy każdym elemencie numerowanym (zwłaszcza sprawdza się w umowach przy odesłaniach do innych punktów – w zasadzie odsyłacze mogłyby być tematem na osobny wpis). Tutaj odsyłacz przyda się nam dla identyfikacji danego dowodu-załącznika: nie tylko pozwala – jak nazwa wskazuje – „odesłać” (jak hiperłącze) do wcześniej wymienionego załącznika, ale w razie zmiany numeracji, numer automatycznie się zaktualizuje. Może i jest to trochę upierdliwe, ale to inwestycja, która się opłaca.

Powodzenia w ćwiczeniach!

ps.

Można powiedzieć, że to, co pokazuję w tym wpisie, to pradziadek Attachi. Plug-in po części korzysta dokładnie z tej funkcjonalności przy generowaniu listy załączników, a dopiero dalej – na etapie generowania plików – do gry wchodzi silnik do obsługi plików PDF. Ale to już zupełnie inna historia.