Excel dla prawników

Po co prawnikowi arkusz kalkulacyjny?

Oj, przydaje się.

Jeśli Word jest dla nas kapitanem, to Excel pierwszym oficerem.

Obliczenia

Pierwsza funkcja – obliczenia, rzecz jasna. Co za odkrycie! 😉

Czasami żartuję, że poszedłem na prawo, żeby mieć jak najmniej styczności z matematyką. A tu wielkie rozczarowanie. Co chwila coś trzeba liczyć. Odsetki, opłaty, koszty, WPS-y, procenty, udziały, kary umowne, daty, nadgodziny, itd.

Należę do tej grupy prawników, która zawsze – choćby tylko na wszelki wypadek – przeliczają to, co klient przysłał. Albo to, co zaprezentował przeciwnik procesowy. Piszę o grupie, bo kiedyś myślałem, że wszyscy tak robią, ale ostatnio ze zdziwieniem stwierdziłem, że jest i taka grupa prawników, która nie widzi takiej potrzeby (na zasadzie: prawnik jest od literek, nie od cyferek). Hm, dziwne.

Wracając do liczenia. Może nie są to jakieś specjalnie zaawansowane obliczenia, ale jeśli w sprawie pojawiają się liczby w dowolnej postaci, to arkusz kalkulacyjny jest niezastąpiony. Niby można i na kalkulatorze, ale tylko do pewnego momentu. Chodzi też o odtwarzalność obliczeń i możliwość dalszej pracy na tych samych liczbach. Gdzieś to trzeba zapisać. Excel jest jak znalazł. Ale Excel to nie tylko narzędzie do obliczeń.

Do czego jeszcze służy mi Excel?

Tabele wszelkiej maści

Doszło do tego, że jeśli potrzebuję jakąkolwiek tabelę większą niż 2 wiersze i 2 kolumny, to praktycznie zawsze używam Excela (no, może wyjątkiem są dwujęzyczne dokumenty, gdzie tabela pozwala łatwiej zapanować nad tekstem – ale to trochę inna specyfika).

Excel jest znakomitym i stosunkowo prostym narzędziem do zarządzania i prezentowana rozmaitych danych. A danych jako prawnicy też miewamy mnóstwo i to najróżniejszych rodzajów.

Listy dokumentów

Excel jest świetnym narzędziem do sporządzania list czy wykazów dokumentów, zwłaszcza jeśli ilość jest na tyle duża, że orientacja w nich jest trudna (a ja mam jakiegoś takiego pecha, że co chwilę zajmuje się sprawami,  gdzie ilości dokumentów są przytłaczające). Excel do zarządzania i pracy z listą dokumentów nadaje się tak samo dobrze,  niezależnie czy mamy do czynienia z Due diligence, czy z procesem.

Wykaz dokumentów w sprawie oddaje nieocenione usługi zarówno na wstępnym etapie sprawie – przy weryfikacji i selekcji dokumentów (mając wszystko posortowane chronologicznie, łatwiej patrzy się na następstwo czasowe określonych zdarzeń), jak i później, na etapie procesu. I nie chodzi tylko o to, żeby elegancko potwierdzić zasób dokumentów otrzymanych od klienta.

Mając sensownie ponazywane pliki w folderze (np. od daty) można je błyskawicznie i automatycznie (jest kilka prostych metod) wrzucić w postaci listy do Excela i posortować chronologicznie lub w dowolny, inny sposób (w tym także po kolorach zaznaczeń lub zakreśleń). Dodając hiperłącza do plików można otrzymać całkiem sensowną bazę danych do dalszej pracy. Na przykład, jeśli do tego dodamy kolumnę z nazwiskiem autora pisma, to z dwóch tysięcy dokumentów w oka mgnieniu znajdziemy te pięć, które podpisał przysłowiowy Kowalski.

Zastosowań jest wiele, bo i każda sprawa trochę inna, a Excel daje w zasadzie nieograniczoną swobodę. Raz będzie to łatwiejsze pogrupowanie dokumentów w wątki, jeśli je w sensowny sposób otagujemy. Innym razem sensownie pogrupujemy bazę dokumentów, które są używane w kilku równolegle toczących się postępowaniach.

Żeby było jasne: w mniejszych i prostszych sprawach taka zabawa nie ma większego sensu. Ale jak dokumentów jest kilkaset, albo nawet kilka tysięcy, zdecydowanie zmienia się optyka.

Kalendaria i harmonogramy

Inne zastosowanie: kalendarium zdarzeń. Prowadząc wiele spraw, zwłaszcza budowlanych, które dotyczą zdarzeń sprzed paru dobrych lat i do tego trwają w sądzie czasem niemiłosiernie długo, spostrzegłem, że brakuje mi jakiejś jednej sensownej mapy najistotniejszych zdarzeń. Czegoś, gdzie rzut oka wystarczyłby, aby odnieść daną kwestię do chronologii głównych zdarzeń czy ich następstwa czasowego. Excel świetnie nadaje się do prezentacji zdarzeń na osi czasu, do tego pozwala zrobić z kalendarium co tylko dusza zapragnie (np. podlinkować dokumenty, policzyć daty, oznaczyć kluczowe zdarzenia czy okresy, itd.).

Zagadnienia dla świadków

W bardziej skomplikowanych sprawach spotykam się coraz częściej z sytuacją, że sądy zobowiązują pełnomocników do wcześniejszego złożenia listy pytań do świadków. Ale nawet nawet bez tego, na własny użytek, często sporządzamy własne listy zagadnień. Excel szczególnie dobrze nadaje się do tego celu, zwłaszcza gdy osób w sprawie jest dużo, tak samo sporo jest tez dowodowych, które przeplatają wzajemnie. Filtrowanie danych pozwala przypisać określoną tezę do poszczególnych osób, a później łatwo odfiltrować zagadnienia dla poszczególnych osób. Jeśli planujemy okazywać świadkom dokumenty, tak samo łatwo przy danej tezie podlinkować dokumenty. Nieocenione, gdy sprawę prowadzi wspólnie kilku pełnomocników.

Własne transkrypcje

Zdarza się, że opracowujemy własne transkrypcje istotnych zeznań, zwłaszcza gdy protokół skrócony ma lakoniczne adnotacje. Bardzo fajnie nadaje się do tego Excel – zwłaszcza jeśli chcemy zestawić treść transkrypcji z protokołem skróconym.

Drzewko dziedziczenia

Przykład trochę z innej beczki: drzewko dziedziczenia. Nie wiem jak wy, ale ja, jeśli nie rozrysuję kto po kim dziedziczy, to nie mogę się w ogóle połapać.