Taka sytuacja, myślę całkiem typowa: klient przesyła pakiet e-maili, które trzeba przeanalizować i opracować na cele procesowe, przy czym materiał wejściowy to np. 61 e-maili, wrzuconych (czy raczej przeciągniętych – od „drag and drop„) jak leci z Outlooka.

Abstrahując już od tego, że potrzebujemy to hurtowo wyeksportować do formatu PDF (choćby dlatego, że pod ATTACHI można podpiąć tylko pliki PDF), to jeszcze dochodzi do tego sensowna zmiana nazwy, najlepiej według naszej systematyki. A u nas w ramach żołnierskiego porządku w plikach od lat niepodzielnie panuje „RRRR-MM-DD_” na początku nazwy pliku.

Oczywiście można to zrobić ręcznie, ale z e-mailami jest tak, że takie rzeczy jak data, adres nadawcy, temat itp. wiadomości mają już zapisane nagłówku. Trzeba je tylko sobie sprytnie wyciągnąć i żadnego rękodzieła nie potrzeba – chyba że ktoś ma skłonności masochistyczne.

Zapomniałem o tym programie wspomnieć we wpisie „How Lawyers Work – edycja polska„, bo też jest to soft, z którego korzysta się raczej rzadziej niż częściej, ale jak ktoś nam nagle wrzuci stos e-maili, to warto wiedzieć czego szukać spośród setek wyników po wpisaniu w google fazy: „eml to pdf converter„.

Dla naszej profesji problematyczne są liczne „darmowe” konwertery on-line (a wiadomo, że jeśli coś jest darmowe, to albo płacimy za to najczęściej własnymi danymi lub musimy się naoglądać różnych dziwnych reklam), więc warto rozejrzeć się za jakimś tradycyjnym programem działającym lokalnie. Mi przypadł do gustu „BitRecover EML do PDF Wizard” (jest też dla plików *.MSG – jako osobny program, oczywiście z osobną opłatą licencyjną).

Wystarczy wskazać skąd program ma zaciągnąć e-maile, wybrać docelową lokalizację oraz jedną z kilku opcji nazwy pliku.

Następnie „Convert” i gotowe

W tym przykładzie wybrałem nazwę od daty zaczynając od roku („yyyy-mm-dd”), dane nadawcy („From”) i temat („Subject”).

Jest tylko jeden mały problem – program „po amerykańsku” datę jednocyfrową wpisuje jako jedną cyfrę (np. „2017-5-2” zamiast „2017-05-02″, co może i jest poprawne językowo i zrozumiałe w Stanach Zjednoczonych, ale burzy chronologiczny porządek. Jest i na to rada, też oczywiście automatyczna, a nazywa się: „Advanced File Renamer„. Program szczerze polecam przy wszelkich większych operacjach na nazwach znacznych ilości plików.

Program jest banalny w obsłudze – do wpisania jest parę prostych reguł (można je zapisać i później załadować). Jakby ktoś chciał działać tą metodą, to udostępniam swoje reguły, które raz sobie zapisałem do poprawienia numeracji miesiąca i dni (tutaj link do plików na One Drive – gotowe do wczytania)

Potem tylko przycisk „Start„, parę sekund i gotowe!

Całość potrafi zająć maksymalnie parę minut i dostajemy pliki elegancko ponazywane i posortowane chronologicznie, gotowe do dalszej pracy (tym samym programem na cele ilustracji do wpisu błyskawicznie podmieniłem też nadawcę i jeszcze parę nazw)

Dodatkowa fajna rzecz: pliki, które były załącznikami do źródłowego e-maila, trafiają jako załącznik do pliku PDF (w wyższej wersji program potrafi także załączniki wyeksportować do PDF-a i dołączyć do pliku).

Z e-mailowo-PDF-owym pozdrowieniem!