Dziś wpis – podsumowanie ostatniego mojego szkolenia w OIRP w Poznaniu Edytor tekstu MS Word w codziennej pracy prawnika, zorganizowanego w ramach inicjatywy Akademia Nowoczesnego Radcy Prawnego.

I zarazem realizacja złożonego przyrzeczenia, że po spotkaniu spróbuję pokazać coś na kształt drogi na skróty, aby możliwie najprościej zacząć pracować ze stylami w Wordzie. Bo wyszło nam podczas spotkania, że wyjątkowo wiele osób na co dzień jednak nie formatuje dokumentów w oparciu o style, a czuje, że powinno. Tylko jak zacząć?

Jeśli miałbym cały ten długaśny wpis streścić w jednym zdaniu, to będzie ono brzmiało tak:

Najprościej zmodyfikować styl Normalny oraz ze dwa-trzy poziomy nagłówków (style Nagłówek 1, Nagłówek 2), a kolejne style tworzyć wedle potrzeb na tej bazie.

Prawda że brzmi prosto? To jest cała magiczna droga na skróty. Wielu osobom wystarczy ta rada. A komu nie – zapraszam do dalszej lektury, niżej screeny oraz drobiazgowe objaśnienie co i jak to poustawiać u siebie.

Oczywiście później należałoby spróbować cokolwiek napisać, używając tych dwóch-trzech styli. A później dodawać swoje style, wedle potrzeby (np. jakiś styl dla cytatu, może jakieś style dla petitum?) – dążąc do tego, żeby nie było ręcznego formatowania, tylko stylami. To nie jest żaden rocket science. Tak naprawdę wystarczy kilka, maksymalnie kilkanaście własnych styli, które pokrywają zapotrzebowanie większości prawników.

Jaka była koncepcja szkolenia + garść wrażeń „po„

Szkolenie wymyśliłem jako warsztat, w toku którego pokażę co i jak od kuchni samemu zrobić na przykładzie pliku Word z pozwem opublikowanym wcześniej na blogu – z czego najfajniejsze jest chyba automatyczne wymienienie w petitum pisma faktów, które mają być udowodnione dokumentami powołanymi i wypisanymi w uzasadnieniu (v. poprzedni wpis: Plik Word w prezencie – pozew z częściowo automatycznym petitum (fakty ze styli) i innymi bajerami / materiał na szkolenie „Edytor tekstu MS Word w codziennej pracy prawnika”). Przy czym taka koncepcja zakładała, że użytkownicy generalnie pracują na stylach.

Muszę przyznać, że wydarzenie było też dla mnie dużym przeżyciem, bo frekwencja była nadspodziewanie duża (aktywnie uczestniczyło 140 osób!), a przy prezentacji typu live cooking trzeba było pogodzić prelekcję z równoległą edycją pliku Word, interakcją z uczestnikami przez czat oraz baczeniem na to, co tam organizatorzy dodatkowo z reżyserki nadają.

Oczywiście przy tego typu wydarzeniu nie sposób dogodzić wszystkim (jednemu za wolno, drugiemu za szybko, trzeciemu przycięło internet i coś uciekło, itd.), ja też oczywiście parę błędów popełniłem – za wytknięcie wszystkich serdecznie dziękuję w ankiecie poszkoleniowej i oczywiście za wszystkie przepraszam – poprawię się! Najbardziej przepraszam za Windowsa po niemiecku i Worda po angielsku – uznałem, że to nie będzie żaden problem, ale wielu osobom to przeszkadzało.

Poziom obsługi Worda wśród uczestników – ankieta i wyniki

Zawsze powtarzam jak mantrę, że kluczem do wydajnej pracy w Wordzie dla każdego prawnika jest lub powinno być możliwie największe korzystanie ze styli (do spółki z automatyczną numeracją).

Czyli – patrząc na poniższą ilustrację – dążenie do takiego modelu pracy, aby przy edycji dokumentów starać się operować możliwie najmniej w zielonym obszarze, a możliwie najwięcej w czerwonym.

Kto na szkoleniu nie był – zapraszam od razu do małej autodiagnozy. Patrząc na powyższy wycinek, odpowiedzcie sobie sami na pytanie: na ile – edytując dokumenty w Wordzie – jesteście zieloni, a na ile czerwoni?

Kolory nie są przypadkowe. Zielony obszar – to generalnie rękodzieło i ręczna dłubanina. Obszar czerwony jest jak oznaczenie głównego szlaku turystycznego – w tym kierunku należy zmierzać.

Jeśli zdarza mi się prowadzić szkolenie z cyklu Word dla prawników i chciałbym poznać na jakim poziomie obsługi Worda są uczestnicy, to lubię np. w ramach poznania się poprosić o przeklikanie np. takiej ankiety – z aż jednym pytaniem:

Przyjrzyjmy się wynikom z czerwcowego szkolenia, bo tym razem próba była wyjątkowo duża i wydaje mi się, że gdyby odpytać prawników w innych izbach, to różnice w wynikach byłyby zbliżone.

Oto jakich odpowiedzi udzieliło 140 radców prawnych:

  • tylko w zielonym polu – 55%
  • głównie w zielonym, trochę w czerwonym – 38,6%
  • przede wszystkim w czerwonym, trochę w zielonym – 4,3%
  • tylko w czerwonym – 2,1%

W tych wynikach jedna odpowiedź moja, przy czym – uwaga, tutaj może zaskoczę parę osób – ja też jeszcze nie należę do tego wąskiego grona „tylko w czerwonym„. Coraz częściej mi się to udaje, ale ciągle nie jest to 100%, więc na dzisiaj ja też zaznaczam jeszcze opcję „przede wszystkim w czerwonym, trochę w zielonym„.

Główny wniosek i motyw, który zaczął wychodzić już w czasie spotkania i później się przewijał najmocniej w uwagach wpisanych w ocenę szkolenia to: (1) zbyt dużo zagadnień na jeden raz, (2) trochę za szybko, (3) trochę za głęboko. Ogólny wniosek: wśród osób, które się zapisały, było całkiem spore zapotrzebowanie na rzeczy bardziej elementarne. Co w sumie naturalnie wpisuje się w takie, a nie inne wyniki ankiety.

A ponieważ jak mantrę powtarzam zawsze (i wspomniałem o tym na szkoleniu kilkukrotnie), że kluczem do wydajnej pracy w Wordzie jest praca ze stylami (a dalej automatyczna numeracja), to obiecałem, że po szkoleniu napiszę artykuł, gdzie spróbuję pokazać małą drogę na skróty, jak zacząć pracować ze stylami.

Dlaczego style są takie ważne?

Bo w technicznym ujęciu esencją pracy każdego prawnika jest tworzenie i edycja dokumentów w Wordzie – który rządzi niepodzielnie. A pracując ze stylami łatwiej jest tworzyć i edytować dokumenty z logiczną strukturą (IMHO to chyba najważniejsze), łatwiej zachować ich spójność, łatwiej jest wprowadzić i kontrolować jakiekolwiek zmiany dotyczące formatowania, łatwiej zrobić spis treści – a później, do spółki z automatyczną numeracją – też łatwiej korzystać z automatycznych odsyłaczy (cross-reference).

Profesjonaliści powinni korzystać ze styli, ponieważ sprzyja to redukowaniu rękodzieła (formatowanie punktowe, nie całościowe) i pozwala więcej energii pakować w merytorykę – która jest przecież najważniejsza.

How to – instrukcja ze screenami

W tym wpisie dalej będzie sporo screenów przeplatanych komentarzami co i jak zrobić (z zachętą do samodzielnych ćwiczeń i eksperymentów), ale dla leniwych i/lub zapracowanych na końcu udostępniam po prostu plik Normal.dotm z aż jednym stylem tekstu normalnego (w naszym przykładzie proponuję Times New Roman 12) oraz trzema numerowanymi stylami nagłówków.

Na start musi być prosto.

Zmieniamy pod siebie styl „Normalny”

Na start proponuję odpalić boczne okno dotyczące styli.

Załóżmy, że nasza docelowa czcionka to Times New Roman, wielkość 12. Nikt tego nie liczył, ale zapewne to najbardziej popularny font, więc użyjemy go w tym przykładzie.

Jeśli w Wordzie nie mamy ustawionych własnych styli bazowych, to czysty, nowy dokument po otwarciu programu najczęściej ma takie style:

Widać inny font (Calibri), jakieś pstrokate kolory – trzeba to zmienić.

Modyfikować style można z kilku miejsc. Albo z poziomego paska ze stylami:

albo z bocznego pionowego okna Style:

albo z poziomu inspektora stylów:

A propos: Inspektor stylów (styli?) – tutaj się go wywołuje, warto to zapamiętać:

Jeśli dokument ma wiele styli (również takich, których nie ma na podręcznej liście), to gdziekolwiek postawimy kursor, inspektor styli zawsze nam powie co to jest za styl. Najprościej dostać się można do niego w trzech kliknięciach

Wracamy do z modyfikacji stylu normalnego.

Był Calibri 11 –

– zmieniamy na Times New Roman –

albo na Arial albo na cokolwiek innego – tak jak piszecie swoje pisma. Ale niech Was ręka Boska broni przed Comcs Sans 😉 (moja rada, żeby nie kombinować z fontami i używać standardowych i popularnych, jest stale aktualna)

Zmieniamy pod siebie styl „Nagłówek 1” (oraz Nagłówek 2 i 3)

To samo, co zrobiliśmy ze stylem „Normalny”, robimy ze stylem „Nagłówek 1”

Też wielkość 12, tylko bold proponuję.

Każdy styl można dość głęboko poustawiać – służy do tego przycisk „Formatuj” w lewym dolnym rogu okna dialogowego Modyfikowanie stylu:

Domyślne nagłówki mają ustawiony duży odstęp:

Proponuję zamiast 12/0 ustawić po 6/6.

I to samo robimy z nagłówkiem 2 i 3.

Dlaczego modyfikujemy styl nagłówek?

Głównie po to, żeby od razu cieszyć się strukturą dokumentu i nie musieć ustawiać poziomów konspektu – jest to kolejna opcja schowana we oknie modyfikacji stylu („Formatuj” –> Akapit –> Poziom konspektu). Ale to dodatkowa uwaga na marginesie, jakby ktoś chciał inne swoje style mieć z strukturze dokumentu.

Pokazywałem na szkoleniu – każdemu stylowi można przypisać poziom konspektu. Ale domyślne nagłówki mają to zrobione z automatu – styl Nagłówek 1 ma domyślnie ustawiony pierwszy poziom konspektu, Nagłówek 2 – drugi itd.

Żeby to czytelnie zobrazować na jakimś przykładowym tekście: dodałem tytuły oraz śródtytuły i oznaczyłem je stylami nagłówków 1, 2 i 3 (po modyfikacji) i od razu wskazuje nam czytelna struktura i możliwość nawigacji (oraz możliwość zwijania/rozwijania poszczególnych części).

Świetnie się to sprawdza przy długich dokumentach (okno nawigacji – to okno wyszukiwania – wywołuje je Ctrl+F)

I od razu dodatkowy bajer – jeśli eksportujemy Worda do PDF-a, to tą strukturę i nawigację łatwo można przerzucić do pliku PDF (opcje dostępne w menu „Zapisz jako” / F12).

Po zaznaczeniu „Utwórz zakładki przy użyciu” –> „Nagłówki” otrzymujemy takie zakładki w pliku PDF.

Modyfikacja pliku Normal.dotm

Ręczne ustawianie własnych styli za każdym razem byłoby jednak uciążliwe. Co zrobić, żeby po otwarciu nowego dokumentu ładowały się nasze style, a nie dymyślne?

Trzeba zmienić lub zapisać zmiany w pliku Normal.dotm. To domyślny szablon pustego dokumentu – wszystko ładnie objaśnione na stronie pomocy technicznej Mircosoftu:

Szablon Normal.dotm jest otwierany po każdym uruchomieniu Microsoft Word i zawiera domyślne style i dostosowania, które określają podstawowy wygląd dokumentu.

Jeśli wyżej opisane zmiany robiliśmy w nowym, pustym dokumencie, to trzeba go zapisać jako Normal.dotm i następnie umieścić go w miejscu, z którego Word przy uruchamianiu pobiera bazowy szablon nowego dokumentu.

Jak znaleźć właściwą lokalizację? U każdego będzie to trochę inna ścieżka – ale schemat podobny. Support Mircosoftu podaje taką ścieżkę:

C:\Użytkownicy\nazwa użytkownika\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

– dla przykładu u mnie będzie to:

C:\Users\lukas\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Warto orientować się w lokalizacji pliku Normal.dotm również dlatego, żeby swoje style i bazowy szablon dokumentu łatwo przenieść np. w przypadku zmiany komputera.

Normal.dotm do pobrania

Jak zwykle zachęcam do samodzielnego eksperymentowania, akurat tutaj nie ma co się bać – nawet jeśli coś pójdzie nie tak i Normal.dotm całkowicie zniknie, to Word go sobie stworzy (z domyślnymi ustawieniami).

W ramach drogi na skróty, tutaj udostępniam plik Normal.dotm, który posłużył jako przykład i ilustracja do tego artykułu, w środku całe cztery style: jeden normalny dla tekstu i trzy style nagłówka.

Można go sobie podmienić na próbę i spróbować sformatować jakiś kawałek tekstu stylem Normalny, żeby korzystanie z formatowania weszło w krew.

A później już tylko „Utwórz styl” i sky is the limit.

Powodzenia!