Plik Word w prezencie – pozew z częściowo automatycznym petitum (fakty ze styli) i innymi bajerami / materiał na szkolenie „Edytor tekstu MS Word w codziennej pracy prawnika”

Kto nie kocha dobrych wzorców, a najlepiej gotowców? Plik gdzie wszystko działa, wystarczy sobie pozmieniać na swoje i już. Ja też na przykład bardzo lubię dostać czasami plik Word z jakiejś dobrej kancelarii i sobie popatrzeć co i jak jest tam zrobione, zwłaszcza jak np. są sensowne ustawione style lub inne ciekawe rzeczy. To czasami bardzo pouczający materiał.

Dziś prezent dla wszystkich entuzjastów sprawnego mecenasowania oraz dla wszystkich tych, którzy chcieliby w swoich pismach wrzucić trójkę albo i nawet czwórkę, ale zawsze coś stoi na przeszkodzie: brak czasu, brak inspiracji, skostniałe otoczenie, obawa, że kliknę i coś się popsuje i sto innych wymówek, które powodują, że człowiek stoi w miejscu, zamiast wycisnąć nieco więcej z tego fantastycznego narzędzia, jakim jest Word. A też dobrze wiem, że o wiele łatwiej jest zacząć po prostu od pracy na gotowym pliku, który można sobie skopiować, wziąć jako wzór i przerobić na swoje potrzeby. Więc dziś taki gotowiec – z małym omówieniem co tam dobrego można znaleźć (niektóre rzeczy są nieco schowane…). Pamiętacie taki stary artykuł Word dla prawników? Wypisywałem tam co wypadałoby znać – więc udostępniane pliki można potraktować trochę jako praktyczny przykład, jak moim skromnym zdaniem powinny być konstruowane pisma procesowe fachowych pełnomocników od strony technicznej.

Ten wpis zacząłem sobie edytować już jakiś czas temu (przygotowanie pliku do puszczenia w świat to trochę pracy), a tu się okazało w międzyczasie, że…

… będzie w OIRP w Poznaniu szkolenie z Worda…

więc grzech tego nie połączyć.

Już niedługo – w najbliższy czwartek 10.06.2021 r. o godz. 17:00 – w mojej macierzystej izbie (OIRP w Poznaniu) będę prowadził szkolenie w ramach „Akademii Nowoczesnego Radcy Prawnego” dedykowane radcom prawnym i aplikantom, podczas którego będę się dzielił moimi doświadczeniami i pomysłami w temacie „Edytor tekstu MS Word w codziennej pracy prawnika„. Pomyślałem, że dobrze byłoby połączyć te dwie rzeczy i wcześniej wrzucić do na bloga plik Word z przykładowym pozwem, na bazie którego na szkoleniu pokażę krok po roku jak samodzielnie zrobić poszczególne rzeczy, które są zaszyte w udostępnianym pliku. Dzięki temu będzie można sobie równolegle ze mną od razu przećwiczyć parę rzeczy.

Poza tym każdy, kto się zapisze na szkolenie, będzie z góry wiedział czego się spodziewać, co będziemy rozbierać na czynniki pierwsze i czy aby na pewno warto się zapisać (no bo może się okazać, że ktoś liczył na jakieś fajerwerki, a tutaj obejrzy plik i powie, że takie rzeczy to on w szóstej klasie na informatyce robił). Poza tym ten, kto w szkoleniu nie będzie mógł uczestniczyć, to przynajmniej ma gotowy materiał „na wzór” do własnych ćwiczeń na później (choć uczciwie przyznam, że sam wzorcowy plik figurant to dopiero połowa sukcesu, bo na szkoleniu pokażę jak to wszystko zrobić od zera, zwłaszcza że jednak nie wszystko jest proste od razu do wyklikania).

Link rejestracyjny na szkolenie jest dostępny pod tym adresem: https://oirppoznan.clickmeeting.com/edytor-tekstu/register – wolne miejsca jeszcze są, ale ich liczba spada, więc zachęcam do rejestracji czym prędzej.

Plik – parę słów o naszym figurancie

Plik, który udostępniam na końcu wpisu – na bazie przykładowego pozwu o opróżnienie lokalu – to mój aktualny, codzienny warsztat pracy. Nieco oczywiście zmodyfikowany i zanonimizowany, przygotowany pod zrobienie z niego czegoś na kształt wzorca, z którego można dalej dowolnie korzystać w swojej codziennej pracy. A poza tym a nuż ktoś ma akurat taki pozew do napisania i mu to pomoże, albo będzie chciał wprowadzić do swoich szablonów kilka technicznych rzeczy, które prezentuję poniżej.

W dalszej części wpisu – trochę screenów z udostępnianego pliku oraz parę słów komentarza i przedstawienia co jest w pliku.

Struktura pisma

Każdy pozew to pismo dotyczące jakiejś historii, którą musimy przedstawić. Czyli konstrukcyjnie pracę nad pozwem moim zdaniem najczęściej powinno się zaczynać „od środka” czyli od uzasadnienia (a przynajmniej w bardziej skomplikowanych historiach – bo to jest tak naprawdę „mięso” w naszej historii: z faktów wynika prawo i uzasadnienie naszych żądań, wniosków czy zarzutów, dalej są formalizmy oraz inne ważne, ale nie kluczowe rzeczy).

W uzasadnieniu opisujemy stan faktyczny sprawy: co się takiego zdarzyło, że zgłaszamy się do sądu. Jak się uporamy ze stanem faktycznym, to przychodzi czas na część prawną – dalej w głąb pisma po stanie faktycznym), później na wnioski i żądania – idziemy do petitum i początek pisma, a później i sprawy końcowe – takie jak choćby „wymienienie załączników” (skaczemy na koniec pisma) czy oznaczenie sądu i stron (wracamy na początek pisma). Przy takim skakaniu po piśmie wypadałoby mieć jakąś sensowną nawigację – ten przykład to raczej taki skromny pozwik, im pismo dłuższe, tym nawigacja oraz sensowna struktura bardziej potrzebna. No i dzięki poziomom styli strukturę pisma od razu dobrze widać, fajnie jest też mieć w tej strukturze dowody i załączniki – ja np. lubię sobie tak poustawiać, że mam główne punkty z pisma oraz poszczególne dowody(dokumenty) przywołane w poszczególnych punktach.

Nawigacja jest zbudowana w oparciu o style. Na ile to jest dla każdego oczywiste? Na wydruku tego nie widać, ale od kuchni jak najbardziej. Oczywiście wszystko można łatwo pod siebie poustawiać – pytanie, czy każdy z was gdzie i jak to zrobić?

Style – przegląd

Zawsze powtarzam, że wydajna praca nad pismem w Wordzie to przede wszystkim praca na stylach (i na elementach automatycznie numerowanych). Albo gotowych, albo zrobionych samodzielnie. Cała sztuka to po prostu sformatowanie kawałka tekstu „po naszemu” i zapisanie tego jako styl.

Serdecznie polecam popatrzeć sobie na początek co jest gdzie, jakie mamy style w pliku – mocno pomaga w tym wyświetlenie bocznego panelu „Style”

– a dalej – „Inspektora styli„

W takim układzie i widoku, gdziekolwiek w pliku w treści postawimy kursor, od razu będzie widać co to jest za styl. Pomocną opcją jest wywołanie zaznaczenia wszystkich wystąpień danego stylu w tekście i przewinięcie dokumentu, żeby zobaczyć które style gdzie są zastosowane

Dowody i fakty oraz ich wskazywanie kilka razy w piśmie

Ostatnia duża nowelizacja KPC z listopada 2019 r. powoli, acz konsekwentnie wpłynęła na sposób formułowania pism procesowych. Zgodnie z art. 126 par. 1 ust. 5) KPC, każde pismo procesowe powinno zawierać wskazanie faktów, na których strona opiera swój wniosek lub oświadczenia oraz wskazanie dowodu na wykazanie każdego z tych faktów.

Czyli używając jakiegoś obrazowego porównania, z modelu nazwijmy to bardziej tradycyjnego –

Strony zawarły umowę. Dowód: umowa

– przeszliśmy do modelu, gdzie bardziej szczegółowo rozpisujemy dowody i oraz fakty:

Strony zawarły umowę. Dowód: umowa – na fakt zawarcia umowy.

Zostawiam na boku dyskusję, do którego momentu jest to trochę sztuka dla sztuki, a od którego momentu takie rozpisywanie ma sens. Procedura jest jaka jest i aktualnie nie dość, że piszemy uzasadnienia jak dawniej, to jeszcze dodatkowo tuż po petitum, a przed właściwym uzasadnieniem, najczęściej robimy piękne wyliczanki zawierające listy dowodów wraz z listą faktów, które mają być tymi dowodami stwierdzone, niezależnie od wymienianki załączników na końcu pisma.

Nie podejmuję się tutaj dyskusji i oceny, na ile to dobrze, a na ile źle – różnie wygląda stosowanie tego w praktyce, różnie sądy do tego podchodzą. Chociaż ja akurat należę do tej grupy pełnomocników, która zawsze uważała, że nie są wcale takie złe formularze postępowania uproszczonego, które już od wielu lat przy każdym zgłaszanym dowodzie wymagają wypisania „faktów podlegających stwierdzeniu„. Przynajmniej zmuszaja to człowieka do głębszego zastanowienia się, jakie fakty danym dowodem mają być wykazane. Rozciągnięcie tego obowiązku na zwykłe pisma procesowe na pewno jakiś sens ma … i na pewno oznacza to więcej pracy dla pełnomocników.

Aż się prosi, żeby to w pierwszej kolejności choć trochę zautomatyzować. Zwłaszcza jeśli nie tylko robimy listę załączników do pisma na bazie styli (jak to zrobić – pokazywałem we wpisie Word: automatyczna lista załączników do pisma procesowego), ale też chcemy na tej samej zasadzie zautomatyzować sobie wylistowanie faktów dla poszczególnych dowodów z dokumentów czy dowodów ze zeznać świadków lub z przesłuchania stron.

Jeśli poszczególne fakty oznaczymy sobie poszczególnymi stylami – np. fakty dla świadka Kowalskiego to fakty oznaczone stylem – w tym przykładzie „dowŚWIADEK_1” (ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby sobie ten styl nazwać „Kowalski”)

to wstawiając w petitum pisma automatyczny spis treści – oparty o ten jakiś jeden konkretny styl (również własny) –

– z łatwością możemy sobie wygenerować (i na bieżąco aktualizować, w miarę edycji pisma) listę faktów dla świadka Kowalskiego.

Coś dopiszemy w piśmie (albo w kilku miejscach pisma) – np. cztery różne fakty –

– zaktualizowanie spisu treści (ręcznie albo wciśnięcie Ctrl+P –> polecenie „drukuj”, które automatycznie aktualizuje wszystkie odesłania) –

spowoduje, że lista tez dla świadka Kowalskiego automatycznie się zaktualizuje w petitum pisma.

No i to jest prawdziwa bomba! Chyba każdy, kto mozolnie przeglądał swoje pismo celem wynotowania na początku tez i faktów dla świadków i dla dokumentów, momentalnie poczuje, że jest to niesamowite usprawnienie pracy.

Oczywiście takich spisów i list można wstawić kilka – w przykładowym pliku jest automatyczna lista dla dokumentów, dla trzech świadków i dla przesłuchania stron.

(w pliku-figurancie celowo poustawiałem kolory, żeby było łatwiej zidentyfikować treści oznaczone stylami oraz listy utworzone na podstawie poszczególnych styli; mając wszystko ostylowanie, usunięcie kolorów i sprowadzenie całego pisma do czarnego jest banalnie proste; w fazie edycji kolory mocno pomagają w orientacji co jest do czego). Na szkoleniu pokażę krok po kroku jak to poustawiać, korzystając z opcji wstawiania niestandardowego wpisu treści.

Kolejnym bajerem jest też to, że wszystkie pozycje na takiej liście wygenerowanej na bazie spisu treści są automatycznymi odnośnikami do miejsca w dokumencie (nawet więc jeśli fakty i tezy dla świadków są rozsiane po wielu stronach, nie jest problemem błyskawiczne przemieszczenie się do właściwej strony; działa to także po wyeksportowaniu pliku Word do pliku PDF)

Część narzędziowa pisma

Na stronie 9 zapisałem „część narzędziową” – dla łatwego prześledzenia, które style zostały zastosowane do której części listy. Oczywiście jest to część robocza, do wyrzucenia jak tylko zaczniemy się orientować, który styl jest do której listy. Jest to też wdzięczne pole do własnych eksperymentów.

Odnośniki do załączników a interaktywne pisma

W jednym z ostatnich wpisów zachwycałem się, jak dużym ułatwieniem jest linkowanie dokumentów za pomocą hiperłączy – zwłaszcza, że klienci sami coraz częściej udostępniają pliki w ten sposób, zamiast przepychać pojedyncze pliki e-mailem.

W dokumencie podlinkowane są przykładowe pliki – w tym przykładzie akurat z usługi Dropbox, ale dokładnie tak samo działa to z hiperłączami do plików w One Drive czy Google Drive. Oczywiście działa to później także z poziomu PDF-a. Wstawianie hiperłączy jest proste, ale przy pismach z dowodami nabiera szczególnego sensu, zwłaszcza że udostępnianie plików w ten sposób można dowolnie ograniczyć (zahasłować, udostępnić określonym osobom, ustawić datę wygaśnięcia łącza itd.).

Tak samo można linkować odwołania do literatury – zresztą Lex od jakiegoś czasu zaczął wspierać cytowanie z odniesieniem internetowym (jednak trzeba mieć dostęp do Lexa).

Na tej samej zasadzie odnośnik do fragmentu publikacji, orzeczenia czy nawet przepisów równie dobrze można w przypisie lub cytacie zaszyć link do pliku PDF z wydrukiem danego komentarza czy orzeczenia cytowanego piśmie. Prosta i skuteczna metoda na uzyskanie prawdziwie interaktywnych pism!

W naszym przykładzie podlinkowałem w przypisie nasze Rozporządzenie kosztowe – można śmiało odklikać.

Odsyłacze / „Cross-reference”

Tak jak w znanej anegdocie użytkownicy komputerów dzielą się na tych, którzy robią backup oraz na tych, którzy dopiero będą go robić, tak prawnicy dzielą się na tych, którzy już korzystają z odsyłaczy oraz na tych, którzy dopiero będą to robić.

To jest funkcja, która naprawdę pozwala się uniezależnić od zmian numeracji (czy to w umowie, czy to w piśmie), a nawet pozwala przywołać całą treść punktu.

Wydaje się, że ta funkcja została stworzona dla prawników, którzy co chwila odwołują się do jakiegoś paragrafu punktu w umowie, ale sprawdza się ona przy każdym odwołaniu – czy to to punktu, czy to załącznika. Skoro numerujemy załączniki – musimy mieć metodę, aby na liście załączników dany dokument pojawił się tylko raz.

Odsyłacze rozwiązują ten problem nadzwyczaj skutecznie, zwłaszcza że możemy odesłać nie tylko do samego numeru, ale do całej treści numerowanego punktu czy nawet strony, na której dany element się znajduje.

Można w ten sposób odesłać do absolutnie każdej pozycji numerowanej, już wymienionej w piśmie

Szybkie części

Są takie zdania, frazy czy nawet całe akapity, które wklejamy w pisma co chwilę. W załączonym pliku stopka (z nazwą pliku i numeracją stron) jest wstawiona za pomocą takiej funkcji.

Raz że to kolejne odwołania (ale z innej funkcji), a dwa – pozwala łatwo utrzymać standard.

Jak przy odsyłaczach (i szybkich częściach) – albo korzystasz z tej funkcji, albo będziesz z niej korzystał. Innej opcji nie ma, jak zobaczysz jak proste jest stworzenie własnej biblioteki szybkich części: wystarczy zaznaczyć fragment tekstu i po prostu dodać go do biblioteki

*

Wierzę, że dobro wraca: może też ktoś będzie chciał się zrewanżować swoimi pomysłami, względnie podrzuci jeszcze jakieś pomysły, myki i bajery usprawniające czynności techniczne, żebyśmy wszyscy mogli więcej energii pakować w meritum, a mniej w technikalia.

Niezmiennie zachęcam do komentowania artykułu i dzielenia się swoim warsztatem i pomysłami oraz oczywiście do aktywnego udziału w czwartkowym szkoleniu.

Pliki do pobrania:

Word:

PDF – eksport z Worda (w szarych ramkach oznaczone wszystkie odwołania):