Garść doświadczeń z używania projektora na rozprawie

Czy projektor może usprawnić przebieg rozprawy? Pewnie że tak. W końcu kliknięcie i wyświetlenie świadkowi lub biegłemu dokumentu jest znacznie szybsze, niż mozolne poszukiwanie i wygrzebywanie pojedynczych kartek spośród kilkudziesięciu czy nawet kilkuset tomów akt.

Ale oprócz czasu dostępu do dokumentów istotna jest jeszcze jedna rzecz: komfort prezentowania i zapoznawania się z tym, co jest okazywane. W metodzie nazwijmy to klasycznej cztery głowy pochylają się nad kartką: po jednej stronie stołu świadek lub biegły i pełnomocnicy, a po drugiej sąd, który w takim układzie najczęściej spogląda na dokument do góry nogami – co na pewno jest bardzo wygodne. 😉

Swoją drogą, patrząc na postępującą elektronizację postępowań, myślę że tak właśnie kiedyś będzie wyglądać proces również od strony sądu: akta są w całości elektroniczne, wszystko jest na kliknięcie, a okazanie dokumentu świadkowi polega na jego wyświetleniu – przez sąd albo przez protokolanta.

Miło pomarzyć, ale na razie musimy sobie radzić sami.

Ponieważ jak z grubsza policzyłem, w ciągu ostatnich kilku lat używałem projektora na rozprawie dobre kilkadziesiąt razy, a reakcje sądu były generalnie pozytywne, postanowiłem podzielić się swoimi doświadczeniami.

Minimum kilka lub kilkanaście tomów akt

Oczywiście żeby to miało sens, ilość dokumentów w sprawie musi być na tyle duża, żeby ich ręczne poszukiwanie dawało się wszystkim we znaki.

Przykład z większej sprawy budowlanej: umowa ze wszystkimi załącznikami w tomie 4-6, harmonogramy w tomie 18, dzienniki budowy w tomie 32, a protokoły odbioru w tomie 50 (a to już jest 10.000,00 kart akt). Dokumentacja fotograficzna w tomie 65, do tego różne pisma i e-maile rozsiane pomiędzy. No i mamy trochę pytań do świadka, który dzielnie zeznaje, że jakieś zdarzenie uniemożliwiło prowadzenie robót, ale nie bardzo pamięta kto kiedy jaką przeszkodę zgłosił (dzienniki budowy), kto miał jakie obowiązki umowne (kontrakt), co na kiedy było planowane (harmonogramy), kiedy przyszło rozwiązanie (pisma) i gdzie wtedy realnie była budowa (zdjęcia). Nic dziwnego, ludzka pamięć jest przecież zawodna, ale od tego są dokumenty, aby pewne rzeczy móc sprawdzić. Ale najlepiej od razu, w końcu przesłuchanie świadka to dość dynamiczny proces. Łatwo sobie wyobrazić, że w takiej sytuacji projektor podłączony do komputera to super sprawa.

To działa, ale tylko pod warunkiem, że będziemy do tego dobrze przygotowani.

Formalizmy

Z formalnego punktu widzenia, zasadniczo nie ma przeszkód, aby używać na rozprawie projektora celem okazywania świadkom lub biegłym dokumentów zgromadzonych w aktach sprawy. Jest to usprawnienie czysto techniczne i organizacyjne.

wycinek_wniosku_o_zgode_na_projektor_1000pix

Podstawa to dobrze umotywowany wniosek oraz uprzednia zgoda sądu.

wycinek_postanowienia_zgoda_na_projektor

Aby równowaga stron była zachowana, druga strona tak samo powinna mieć możliwość skorzystania z projektora. Wystarczy, jeśli pełnomocnik-operator będzie w stanie błyskawicznie wyświetlić każdy dokument znajdujący się w aktach, również ten, o który poprosi druga strona.

Dostęp do każdego dokumentu sprawy

Pierwsza rzecz, o którą trzeba zadbać, to dostęp do każdego dokumentu sprawy. Można to zrealizować na kilka sposobów, ale w gruncie rzeczy każdy sprowadza się do tego, że trzeba mieć na podorędziu elektroniczną wersję tego, co jest w aktach papierowych.

Sposób najprostszy, nie wymagający żadnych szczególnych zabiegów ani specjalnego oprogramowania, to po prostu dysponowanie skanami lub elektronicznymi wersjami całych pism (z załącznikami), które składały strony. Już zbiór sensownie ponazywanych plików (np. od dat pism, wg. schematu RRRR-MM-DD) sam utworzy elektroniczny i chronologiczny obraz tego, co jest w aktach. Na początek może być.

Jak pisałem wcześniej, ja korzystam z Acrobata, który na tym polu oddaje nieocenione usługi, głównie dzięki opcjom dowolnego łączenia dokumentów.

Pliki PDF są o tyle uniwersalne, że wszystko działa i wygląda dokładnie tak samo, niezależnie od tego czy pracujemy w systemie Windows, Mac OS czy na urządzeniach mobilnych (tablet z Androidem).

Niewielkim wysiłkiem bardzo łatwo można przygotować elektroniczną wersję akt papierowych. W nawigacji po dokumentach pomogą zakładki i hiperłącza, które też utworzymy w Acrobacie, również (a może zwłaszcza) na skanach pism. W końcu jeśli chodzi o pisma drugiej strony, to praktycznie zawsze będziemy dysponować tylko skanami, które sami sobie musimy opracować (chociaż spotkałem się raz z sytuacją, gdy sąd poprosił strony o elektroniczne, tekstowe wersje pism i to w plikach PDF). Jeśli chodzi o nasze pisma, to pracując z ATTACHI mamy dwie możliwości: albo łatwo wygenerować jeden większy plik, który zawiera nasze pismo oraz wszystkie załączniki (przydatne jeśli nie mamy dostępu do dokumentów źródłowych), albo korzystać z samego dokumentu głównego i hiperłączy do załączników.

zakladki_z_akt_el-kopia_szer-450pi2x
Powyżej: moje zakładki w aktach elektronicznych w pliku PDF – mocno wspieram się kolorami, może nawet trochę za mocno 😉 ale jest w tym jakaś logika; dobrze, że Acrobat pozwala zrobić co się komu żywnie podoba

Przydać się mogą też wykonane samodzielnie fotokopie akt postępowania, które pozwalają w razie potrzeby łatwo zorientować się, co jest gdzie w aktach i na której karcie. Przy czym, aby zdjęcia były użyteczne, również należałoby je najpierw sensownie opracować.

Głównie jednak zdjęcia i przegląd akt służą do oznaczenia numerów kart akt.

Nawigacja po kartach akt

Na razie ciągle akta procesowe są prowadzone tradycyjnie, w postaci papierowej.

Każdy tom ma 200 kart, a nawigacja po aktach sprawy odbywa się po numerach kart akt, wobec czego oprócz dostępu do każdego z dokumentów należałoby zadbać o taką właśnie identyfikację naszej elektronicznej wersji akt.

zrzut_fragm-prot_okazanie_rysunkow_bieglemu-kopia_600_pix-kopia
W sprawach budowlanych często pojawia się dokumentcja projektowa i składane wydruki wielkoformatowe; rozłożenie i złożenie tego z powrotem to często prawidziwa akrobacja; w tym przykładzie projektor dodatkowo oszczędził nam tej gimnastyki

Kiedyś wydawało mi się, że muszę mieć każdy jeden dokument z akt oznaczony w ten sposób, ale tak naprawdę w większości przypadków w zupełności wystarczy wcześniejsze wynotowanie przynajmniej położenia poszczególnych pism. Tutaj także przychodzi z pomocą ATTACHI – jeśli mamy nadruk numeracji na załącznikach, szybkie znalezienie załącznika nr 87 do odpowiedzi na pozew nie będzie żadnym problemem. Jeśli wiem, na której karcie akt zaczyna się moje pismo, wystarczy przekartkować plik dokumentów, żeby znaleźć właściwy załącznik (konieczne, żeby przewodniczący lub protokolant mógł sprawdzić, czy to, co jest okazywane na rzutniku, rzeczywiście jest we wskazanym miejscu akt). Wygląda to na tyle fajnie, że aż nakręciłem krótki film.

 

Reasumując, nie trzeba mieć wynotowanych absolutnie wszystkich numerów kart akt, ale niezbędne minimum – oprócz położenia pism – to przynajmniej te dokumenty, które my zamierzamy okazywać świadkom lub biegłemu.

Projektor

Mój typ: projektor ledowy. Są mniejsze i lżejsze, a diody LED zamiast klasycznej lampy są bardziej trwałe i nie muszą stygnąć po wyłączeniu.

projektor1img_3340_800pix

Mi od paru lat dzielnie służy taki model Casio.

projektor2img_3346-copy_800pix

Ma pilota, podstawowe złącza (HDMI oraz D-SUB), rozdzielczość nominalną 1280 x 800 i całkiem sensowną korekcję wyświetlania – może być postawiony bardzo blisko ekranu. W zupełności wystarcza. Jak widać, jeden tom Systemu Prawa Prywatnego jest znacznie grubszy.

projektor3_img_3348_800pix

Ekran

Teoretycznie obraz można rzucić także na ścianę, ale w praktyce, aby  wygodnie prezentować dokumenty i uniezależnić się od warunków lokalowych, trzeba też przytargać ekran. Wystarczy najprostszy, byle dający się możliwie szybko rozłożyć.

Po złożeniu jest to po prostu długi pakunek, a pasek pozwala zawiesić taką flintę na ramieniu. Co prawda z ekranem przewieszonym przez ramię człowiek paradujący korytarzem sądu wygląda jak Gajowy Bimbała i budzi to pewną sensację już na bramce wejściowej, no ale czego nie robi się dla dobra sprawy. 😉

IMG_3309_TORBY+EKRAN_600pix.jpg

Komputer i wyświetlanie obrazu

Jedyna słuszna opcja wyświetlania obrazu to rozszerzony ekran/pulpit, a nie dublowanie tego, co ma się na pulpicie. Zwłaszcza jeśli na pulpicie jest wszystko, czym się na bieżąco zajmujemy (czego nie pochwalam, ale wiem, że u niektórych tak to wygląda).

Widok rozszerzonego ekranu pozwala korzystać z projektora jak z dodatkowego monitora – na swoim ekranie mamy swoje rzeczy, a na rozszerzonym pokazujemy tylko to, co trzeba.

Warto zapamiętać skrót klawiaturowy wywołujący parametry wyświetlania w systemie Windows: guzik Windows+P.

windowsp_gdzie-copy_na_www
Screen z Windows 10; we wcześniejszych wersjach Windows jest inna grafika, ale skrót działa tak samo

Ewentualnie jeśli już musimy dublować własny pulpit – co szczerze odradzam –  warto przynajmniej zaprzyjaźnić się z funkcją ukrywania ikon na pulpicie.

polecenie_pokaz_ikony_pulpitu

Akcesoria

Niby oczywiste, ale na wszelki wypadek napiszę: obowiązkowym wyposażeniem torby powinien być spory przedłużacz. Nie zawsze gniazdko jest pod nosem.

Na czymś też trzeba prorektor postawić, zwłaszcza jeśli ma stać na środku sali.

Szczerze przyznam, że zanim się trochę zaaklimatyzowałem i nabrałem nieco większego zaufania do sprzętu,  byłem na tyle zestresowany kwestiami technicznymi, że próbowałem się zaasekurować na każdą okoliczność. Na przykład miałem w torbie drugi laptop w razie czego, a w samochodzie małą, dwustopniową drabinkę, która mogła służyć jako podstawa do projektora. Ale aż taki poziom asekuranctwa myślę można sobie odpuścić – jak dotąd, zawsze był skąd pożyczyć krzesło. 😉

Asystent

Ekwipunku jest na tyle dużo, że przyda się asystent. Ale jeśli ma pójść sprawnie, niech potrenuje wcześniej na sucho rozkładanie ekranu czy podłączanie kabli.

Samemu też można dać sobie radę: przy pewnym wytrenowaniu, rozkładanie całego sprzętu trwa naprawdę niedługo. Jeśli sobie wszystko wcześniej ładnie przygotuję, to ja sam jestem w stanie rozstawić ekran i podłączyć projektor oraz komputer w 2-4 minuty.