HOP w kancelarię paperless / Która chmura i mix zagadnień

Ostatnio myjąc okna (tak, mecenasostwo też robi takie prozaiczne rzeczy) nadrabiałem zaległości ze słuchania podcastów. I trafiłem na jeden taki odcinek, który – nie wytrzymam – po prostu muszę nieco szerzej skomentować, bo temat jest mi wyjątkowo bliski. A że mam bloga, to dziś będzie wpis w formie komentarza. Można też tutaj przerwać czytanie, odsłuchać rozmowę i później wrócić do lektury – do czego serdecznie zachęcam, będzie to wszystko bardziej po kolei.

Gdy słuchałem rozmowy z mec. Jakubem Bartoszewiczem z kancelarii Bogacz Bartoszewicz z Olsztyna pt. Kancelaria paperless czyli prawnik bez dokumentów papierowych, to co chwila gęba mi się śmiała od ucha do ucha. I to nie tylko dlatego, że w podcaście zostałem dwa razy wprost przywołany (raz przy wątku używania Projektora na rozprawie, a raz przy temacie używania zewnętrznego monitora), ale dlatego, że podpisuję się obiema rękami praktycznie pod wszystkim co zostało powiedziane. Momentami jakbym siebie słuchał, chociaż wcale się nie znamy! Ale to pewnie dlatego, że też prowadzimy kancelarię paperless.

Zresztą z rozmowy wyszło, że rozmówca ani na mnie, ani na mojego bloga wcześniej nigdy nie trafił. I bardzo dobrze, bo najciekawszy wniosek z rozmowy na temat kancelarii paperless jest taki, że jeśli otoczenie prawne i technologiczne wszyscy mamy zasadniczo takie samo, a do rozwiązania są podobne problemy organizacyjne i techniczne (przestawienie się na pracę paperless), to sposoby i metody dojścia do tego rezultatu też będą z grubsza takie same.

Jeśli więc ktoś jeszcze się zastanawia, jak z pracy w bardziej tradycyjnym modelu (czyli z większą ilością dokumentów papierowych, ze spotkaniami bezpośrednimi w biurze, itd.) przeskoczyć na pracę w trybie HOP (Home office – On-line – Paperless… skrót właśnie wymyśliłem, na tytuł jak znalazł!) to po prostu musi ten podcast odsłuchać.

Jest to bardzo sympatyczna i czuć że autentyczna opowieść, jak w średniej wielkości kancelarii, nieco oddalonej od stolicy prawniczego świata (czyli w kancelarii mniej więcej takiej jak nasza) przebiegło całkowite przestawienie się na model pracy paperless. Poza tym ta historia jest o tyle wartościowa, że nie zaaranżował jej żaden sprzedawca oprogramowania czy dostawca jakiś rozwiązań, a po prostu ktoś szczerze opowiada, jak to u niego wyglądało, co było problemem i jakie to dało efekty. A takie historie cenię najbardziej.

Ja co najwyżej chętnie parę wątków bym dodatkowo skomentował lub ewentualnie dopowiedział kilka rzeczy od siebie, ponieważ temat redukcji papieru od zawsze mnie interesował, a my (jako kancelaria Połomski Kłobuchowski Radcowska Sp.p.) w modelu paperless działamy praktycznie od samego początku naszej historii, której niebawem stuknie 10 lat. A model ten oczywiście stale ewoluuje.

Nasza geneza kancelarii paperless

W naszym przypadku konieczność organizacji kancelarii paperless wynikała z dość prozaicznych przyczyn. Od samego początku przyszło nam obsługiwać dosyć duże postępowania, którym towarzyszy nadprodukcja dokumentów papierowych (najczęściej jest to tzw. budowlanka i tak jest zresztą w zasadzie do dzisiaj).

Po mniej więcej roku okazało się, że kartony z dokumentami po prostu utrudniają nam poruszanie się po biurze i coś z tym trzeba zrobić. Stwierdziliśmy, że nie ma innej opcji, jak po prostu wszystko bez wyjątku skanować już na wejściu poczty do biura, a papier gdzieś wywozić. I trzeba to zrobić konsekwentnie – tzn. w odniesieniu do absolutnie całej korespondencji, która przychodzi, zarówno tej małej, jak i dużej. Skoro rejestr prowadzimy stale, wg kolejności wpływu i dokumentów przybywa to nie można podejść do tego częściowo – np. wywozić tylko duże kartony, a małe koperty zostawiać (zresztą stos małych przesyłek i tak później zapełnia karton, czy segregator, więc różnicowanie poczty na dużą i małą na dłuższą metę nie ma sensu).

Na początku funkcję archiwum pełnił mój garaż, ale po paru latach okazało się że straciłem garaż, więc żeby go móc odzyskać, wynajęliśmy zewnętrzny magazyn, w którym rośnie sobie radośnie stos kartonów (na razie jeszcze nic nie zniszczyliśmy, ale gdy minie te ~10 lat, to najstarsze rzeczy pewnie pójdą na przemiał).

Rejestr korespondencji jako centralny punkt digitalizacji wszystkiego, co nie jest cyfrowe

Nie wyobrażam sobie funkcjonowania kancelarii bez rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

Prowadzenie go w wersji elektronicznej i podłączanie skanów dokumentów wydaje mi się najbardziej naturalnym i oczywistym punktem startowym wprowadzenia modelu kancelarii paperless. Poza tym jest to sprawa fundamentalna: jeśli zmusimy siebie i współpracowników już na wejściu, żeby digitalizować wszystko, co do nas przyszło i dalej pracować już tylko na tym, co zostało zeskanowane (najlepiej usuwając sobie jeszcze łatwy dostęp do papieru), to kancelarię paperless mamy praktycznie gotową. Pozostały obieg dokumentów to i tak już tylko dane cyfrowe: pisma piszemy przecież na komputerach, a wszystko inne, co nie przechodzi przez rejestr korespondencji – który jest naszym centralnym punktem digitalizacji – też dostajemy przecież w postaci elektronicznej. A do czasu, aż nie musimy puścić czegoś w świat w formie papierowej (np. pozew do sądu) możemy i powinniśmy pracować jak tylko się da elektronicznie. Nawet jeśli ktoś powie

OK, ale co z kartonem dokumentów, które przyniósł klient do sprawy?

to w tym modelu odpowiedź będzie jedna i zawsze taka sama: trzeba go przepuścić przez nasz „punkt digitalizacji”.

Do tego dochodzi jeszcze kwestia Prawniczego BHP, które – gdyby zostało spisane – nakazywałoby mieć dokładnie utrwalony obraz wszystkiego, co zostało nam przekazane. Który z prawników prowadzących sprawy klienta choć raz nie spotkał się z pytaniem

„A ja panu tego nie dawałem?”

Do tego dochodzi jeszcze tylko parę kwestii technicznych, które są ważne, ale nie jest to jakaś budowa rakiety: sam proces skanowania – jak? czym?; jak gospodarować plikami? jak to zabezpieczyć? jak na tym dalej pracować? Ale po kolei.

Oczywiście jeśli chodzi o sam rejestr korespondencji – choć rozwiązań jest mnóstwo – wcale nie trzeba zaraz kupować jakiegoś specjalnego oprogramowania. Na początek, a nawet na dłuższy czas, zwłaszcza w mniejszej kancelarii, naprawdę wystarczy jeden prosty, a sensowny i konsekwentnie prowadzony arkusz Excel.

Taki rejestr można oczywiście zahasłować, zaszyfrować i udostępnić w kancelarii wszystkim osobom, które powinny mieć zawsze wgląd w całość tego, co przyszło i wyszło w ramach obiegu poczty tradycyjnej – od której się jeszcze niestety długo nie uwolnimy (zwłaszcza jeśli prowadzimy typowe postępowania przed organami, gdzie papier jest mocno zakorzeniony).

Jest to też świetny punkt startowy w kancelarię paperless – nie wymaga praktycznie żadnych inwestycji w cokolwiek innego, niż nasze postępowanie i nasz worklflow.

Plik w prezencie: rejestr korespondencji w Excelu

Jeśli ktoś chciałby skorzystać z mojego gotowca – udostępniam niżej do swobodnego wykorzystania przykładowy arkusz Excel, który służył nam kilka dobrych lat jako rejestr korespondencji, dopóki nie zaczęliśmy korzystać z modułu do obsługi poczty w ramach oprogramowania do zarządzania kancelarią.

Jest tam jeden skoroszyt na rejestr poczty przychodzącej i drugi na rejestr poczty wychodzącej

W arkuszu jest dodatkowo parę prostych rozwiązań, polegających głównie na ograniczeniu użytkownikom zupełnej swobody w edycji danych – np. datę można wpisać tylko w formacie datowym (więc jak jakiś początkujący użytkownik będzie chciał mieszać cyferki z literkami, to mu Excel po prostu nie pozwoli).

Poza tym – ponieważ przynajmniej część odbiorców i nadawców się powtarza – w arkuszu wymyśliłem sobie, że można ich dodać do rejestru IN/OUT tylko ze skoroszytu „Nadawcy-Odbiorcy” (zostawiłem parę jakiś przykładowych wpisów), a do rejestru wpisywać tylko podmiot z listy. Dzięki temu arkusz wymusza wpisywanie tych samych nadawców i odbiorców zawsze w ten sam sposób.

To samo dotyczy rodzaju przesyłki czy sposobu dostarczenia (w końcu w rejestrze są rzeczy, które doręczyliśmy bezpośrednio albo np. faksem; a propos – kto dzisiaj – oprócz KIO – dziś jeszcze używa faksu?)

No i oczywiście bardzo ważna rzecz, jeśli nie najważniejsza: link do skanu każdej pozycji w rejestrze (można skany podłączać lokalnie – jako pliki z dysku, albo linki do chmury – w przykładowym arkuszu wklejam parę linków do plików z poprzedniego wpisu)

W skoroszycie dla korespondencji wychodzącej jest jeszcze jedna bardzo ważna kolumna:

OPŁATA

Notowanie wysokości opłat pocztowych, często mniejszych kwot, nie wynika tylko z naszego poznańskiego charakteru. Ma to bardzo duże praktyczne znaczenie, jeśli serio przykładamy się do spisu kosztów w procesie.

Zakładając, że sumiennie prowadzę rejestr korespondencji (i nie mam systemu, z którego takie dane wygeneruję raz-dwa), to w razie potrzeby na bazie samego takiego rejestru wystarczy odfiltrować odbiorcę i np. sygnaturę sprawy i dla danego postępowania na przestrzeni ostatnich trzech lat od razu wiem, ile pieniędzy wydaliśmy na korespondencję wychodzącą.

Przy postępowaniach liczonych w latach i przy wielu pełnomocnikach są to czasami naprawdę spore kwoty, których nikt nie będzie jednostkowo zliczał, składając wniosek o koszty tradycyjnie tuż przed zamknięciem rozprawy (art. 109 § 1 KPC). Ale jeśli mogę dwoma kliknięciami odfiltrować dane i wygenerować sobie zestawienie, no to grzech z tego nie skorzystać i nie dodać podsumowania do spisu kosztów procesu. Z moich obserwacji i doświadczeń praktycznych wynika, że zasadniczo nie ma z tym problemu, ale trzeba zawnioskować o konkretną kwotę i wypadałoby to poprzeć jakimś sensownym zestawieniem – eksport z rejestru korespondencji idealnie się do tego nadaje.

Jako że walka o koszty procesu w wysokości rzeczywiście poniesionej przez klientów to mój konik – poniżej tytułem przykładu fragment uzasadnienia w sprawie, w której wnioskowaliśmy raptem o niecałą dwukrotność stawki minimalnej oraz m.in. koszty przesyłek, załączając właśnie wyciąg z rejestru korespondencji i wskazując, że dowody poniesienia każdego kosztu są w aktach – na każdej kopercie z naszym pismem (Sąd Rejonowy nie przyznał ani wyższych kosztów, ani nawet kosztów przesyłek i trzeba się było na to pożalić)

A wyobrażacie sobie zrobienie listy przesyłek w sprawie bez prowadzenia elektronicznego rejestru korespondencji? No i bez notowania na bieżąco tego kosztu? Taki niby drobiazg, ale to też element kancelarii paperless. W końcu na przesyłki w sprawach wydajemy tysiące złotych.

Omawiany wyżej plik Excel z rejestrem korespondencji jest do pobrania tutaj:

Wdrożenie – tylko w przód

Całkowicie zgadzam się też ze stwierdzeniem, że przyjęcie modelu paperless jest realnie wykonalne i ma sens tylko w przód. Po prostu trzeba się zdecydować, że zaczynamy to robić np. od przyszłego tygodnia albo jako postanowienie noworoczne i nie oglądać się specjalnie za siebie. Nikt nie oczekuje ani nie proponuje, żeby teraz rzucić się na zeskanowanie wszystkiego, co przez lata mozolnie zostało zgromadzone w papierach. Każda sprawa ma to do siebie, że zaczyna się, trwa i kiedyś się skończy – nawet jeśli trwa to bardzo długo – więc po prostu trzeba kiedyś zacząć i być cierpliwym. Czyli żadnej rewolucji, tylko ewolucja.

Skaner i skanowanie

W rozmowie trochę miejsca poświęcono skanowaniu i sprzętowi do skanowania. Możliwie wydajny skaner, koniecznie z automatycznym podajnikiem kartek i możliwością skanowania dwustronnego to generalnie must have i na pewno fajnie jest mieć jakiś wielofunkcyjny kombajn. Ale to nie jest jedyna opcja – zwłaszcza jeśli sprzęt jest na tyle duży, że musi stać w takim miejscu, że trzeba do niego iść.

Skan to skan, tutaj technologia jest zasadniczo niezmienna od lat, więc moim zdaniem zwłaszcza na początku można śmiało sięgać po prostsze i tańsze rozwiązania. Nie ma co też aż tak bardzo zachwycać się dodatkowymi funkcjami, np. OCR-em (za co też trzeba zapłacić) czy eksportem zeskanowanych dokumentów wprost do Worda. Lepiej taki budżet przekształcić na umiłowanego przeze mnie Acrobata, który ma sensowny, wielojęzyczny moduł OCR, skan też do Worda przerzuci, a ponadto ma co najmniej kilkadziesiąt innych przydatnych funkcji do pracy z plikami PDF – o czym już kiedyś wspominałem.

Dobrym rozwiązaniem są skanery nabiurkowe. Wygląda trochę jak mała drukarka, ale dostęp i obsługa takiego urządzenia jest o wiele łatwiejsza, zwłaszcza jeśli np. głównie sekretariat skanuje dokumenty.

Poza tym dla pojedynczych dokumentów nada się nawet smartfon (Skaner w telefonie to jeden z pierwszych wpisów na tym blogu).

Porządek w plikach

Kancelaria paperless plikami stoi. Co warto powtórzyć i z czym się w 100% zgadzam: z plikami jest tak, że jeśli dopuścimy do zbyt dużej dowolności, to może i każdy w swoich plikach się jeszcze połapie, ale współpracownicy już nie. Trzeba uważać, żeby stosu papierów nie zamienić na stos plików, w których porządku nie będzie. A to prosta droga, żeby do kancelarii paperless się po prostu zniechęcić.

To w zasadzie temat na osobny wpis, ale tutaj znowu pełne podobieństwo do bohatera podcastu: my też w kancelarii mamy osobny, wewnętrzny dokument (procedurę), mówiący jak gospodarujemy plikami, jak je nazywamy, według jakiej logiki zakładamy foldery. To wcale nie muszą być jakieś skomplikowane reguły. Przeciwnie, im prostsze, tym lepsze. W sumie nie ma większego znaczenia, czy datę będziemy zapisywać jako RRRR-MM-DD czy RRDDMM. Każdy system będzie dobry, byle by był konsekwentnie stosowany i wspólny dla wszystkich.

Która chmura:

Microsoft Office 365 czy Google Workspace?

Załóżmy, że zamiast papierów są już w skany i wszystko jest przeszukiwalne, mamy to jakoś poukładane, więc należałoby to wszystko jeszcze w miarę profesjonalnie obsłużyć od strony nowoczesnego pakietu biurowego.

Każdy bez wyjątku używa dziś poczty elektronicznej, ale jeśli ma to być prawdziwe, a nie udawane paperless i w miarę sensowna platforma do pracy zdalnej – zwłaszcza w obliczu coraz częstszej pracy w trybie home office – no to należałoby zadbać o jakieś rozwiązania do pracy zespołowej i na odległość.

Prawnicy są w tej dobrej sytuacji, że bardzo dużą część swojej pracy – jeśli nie większość – mogą wykonywać zdalnie. Tutaj mała dygresja: pandemia bardzo mocno przewartościowała moje nastawienie do poszukiwania większej siedziby kancelarii. Jeszcze w styczniu byłem przekonany, że potrzebujemy większego biura, a tymczasem od lutego 2020 r. w naszym uroczym biurze fizycznie siedziałem może kilka razy…

Nasz sekretariat czy salkę konferencyjną ostatnio oglądam zdecydowanie częściej na zdjęciu niż na żywo – zwłaszcza jeśli w programie do telekonferencji wrzucę sobie zdjęcie z naszego biura jako tło…

Łapię się na tym, że autentycznie tęsknię za samym miejscem – ale mimo wszystko nie jestem przekonany, czy po pandemii wrócę (i czy wszyscy wrócimy) do tradycyjnego modelu, w którym rano pielgrzymowaliśmy w jedno miejsce, żeby oddawać się pracy, po czym po południu odbywaliśmy podróż powrotną. Duży w tym udział dobrych narzędzi do zdalnej komunikacji i dzielenia plików.

Oprócz e-maila, potrzebujemy przede wszystkim czegoś do telekonferencji i wymiany plików, przyda się też coś do notowania i zarządzania zadaniami, a na kompletnie inny poziom pracy zespołowej wejdziemy, jeśli odkryjemy absolutny bajer w postaci możliwości równoczesnej edycji dokumentów przez dwóch lub więcej użytkowników (czy to wewnątrz kancelarii, czy z klientem lub z pełnomocnikiem kontrahenta naszego klienta – kogo nie męczy ping-pong umowami i przesyłanie sobie e-mailem kolejnych wersji?).

Jako zaangażowany technologicznie prawnik dostaję co jakiś czas pytania – również od czytelników bloga – co tu wybrać i co ja polecam.

A ja wtedy odsyłam do tej publikacji:

„Księga bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej w pracy radcy prawnego” – https://kirp.pl/czesc-druga-ksiegi-bezpieczenstwa-juz-dostepna;

Podsumowując ją w największym skrócie:

Microsoft Office 365 oraz Google Suite (teraz przemianowane na Workspace) w płatnych wersjach komercyjnych są w porządku z punktu widzenia przepisów prawa, tajemnicy zawodowej i ochrony danych osobowych. Nie są natomiast w porządku darmowe rozwiązania dla użytkowników prywatnych; pomijam też w tym wpisie dywagacje nt. możliwych alternatyw dla tych dwóch dominujących dostawców, tak samo jak dywagacje na temat rozwiązań od Apple i iCloud – tutaj autorzy tej publikacji mają istotne i całkiem słuszne zastrzeżenia.

A co wybrać? Co komu bardziej leży i pasuje. Dylemat to niełatwy, ale zaręczam, że każda z tych opcji spełni swoje zadanie. To jak wybór między Pepsi a Coca-Colą, BMW a Mercedesem czy psem a kotem jako towarzyszem naszego życia.

Ja akurat nie jestem do końca dobrym przykładem, ponieważ używam obu rozwiązań (i opłacam się obu dostawcom…), natomiast mogę uczciwie powiedzieć, że te dwa rozwiązania naprawdę są porównywalne z punktu widzenia zapewnienia większości popularnych funkcjonalności, pożądanych w praktyce typowej kancelarii prawnej. Dla lepszego zobrazowania zestawiłem parami ikony odpowiedników od Microsoft i od Google

Microsoft dominuje na komputerach i laptopach (ale na urządzeniach mobilnych już Google) a przyzwyczajenie do Worda i Outlooka nakazywałoby wybrać Office 365. Trzeba jednak uczciwie powiedzieć, że z punktu widzenia przeciętnego użytkownika – jakim ja też jestem – produkty Office 365 są zauważalnie trudniejsze w konfiguracji i często bez zewnętrznej pomocy się nie obejdzie. Google jest znacznie prostszy, przynajmniej dla mnie: z Googlem sobie poradziłem ze wszystkim sam jako administrator, z Office na paru rzeczach poległem i musiałem poprosić o pomoc. Być może wynika to częściowo z tego, że mnóstwo ludzi ma konto Google i korzysta prywatnie z Gmaila oraz innych usług Google (choćby Mapy czy Kalendarz), wobec czego przestawienie się na korzystanie służbowe jest dla takich użytkowników po prostu znacznie łatwiejsze.

Microsoft jest bardziej korporacyjny i poważny, Google jest bardziej user frendly i sympatyczny. Moje serce mówi Google, a rozsądek Microsoft, więc powodzenia w wyborze.

Dobrym podsumowaniem tych dość luźnych dywagacji będzie okno konfiguracyjne Kleosa (program do zarządzania kancelarią prawną, który ostatnio oglądam i który wydaje mi się naturalnym następcą Kancelarii Prawnej). Wolters Kluwer stawia na obu dostawców po równo, jeśli chodzi o możliwość synchronizacji z kalendarzem i zadaniami.

Tablet

Tablet z rysikiem też zajął trochę czasu antenowego w rozmowie. Nie może go zabraknąć i tutaj, bo tablet też mam i też taki z rysikiem, znowu kolejne podobieństwo.

Co prawda to kolejne urządzenie, ale jeśli docelowo pozbywamy się papieru, no to przydałoby się coś do czytania i wyświetlania dokumentów. I jedno i drugie zrobimy zarówno na smartfonie, jak i na komputerze (laptopie), ale pierwszy jest do czytania jednak za mały, a drugi niezbyt poręczny, jeśli chcemy sobie usiąść w fotelu czy na kanapie. Albo coś przeczytać w jeszcze innym, nieoczywistym miejscu… np. w korku:

W takim układzie tablet będzie tym trzecim muszkieterem. Do czytania i adnotowania dokumentów o niebo wygodniejszy niż smartfon i znacznie poręczniejszy niż jakikolwiek laptop.

Pewną alternatywą – tj. połączenia tabletu z komputerem – może być Microsoft Surface (latorośl ma, oglądałem, próbowałem – to co prawda nie dla mnie, bo za dużo monitorów podłączam do komputera 😉 ale dla niektórych osób myślę może to być kusząca opcja; ja prędzej jak już muszę coś napisać na tablecie, to podłączam do tabletu klawiaturę).

Gdy pojawił się Samsung Galaxy Fold 2, to zaraz dostałem pytanie od kolegów, czy nie planuję przesiadki… ale na razie zdecydowanie nie, cena skutecznie odstrasza (w tej cenie można kupić sensowny smartfon, tablet i jeszcze coś zostanie w budżecie) no i mam obawy jak to będzie działać np. po 2 latach.

Rysik – fajna i przydatna rzecz, zwłaszcza jeśli chcemy mieć jakąś namiastkę pisania na kartce, na pewno wygodniej robi się różne dopiski i adnotacje. Można nawet próbować zastąpić kartkę i robić notatki, ale przyznam się szczerze – u mnie na razie ciągle wygrywa biała kartka i pióro.

Jeśli ktoś dopiero będzie odkrywał dzielenie plików i folderów przez chmurę i pracę na różnych urządzeniach, jako ćwiczenie startowe polecam wygenerować sobie podręczny zbiór przepisów – folder z ustawami, do których człowiek ciągle sięga. I popracować trochę na plikach PDF na różnych urządzeniach – choćby coś pozaznaczać i podzielić to z różnymi osobami oraz pokomentować i kogoś innego wywołać na pliku – w sumie dokładnie podobne rzeczy robimy później z dokumentami w sprawach.

*

A propos tych zewnętrznych monitorów, które gościły w rozmowie oraz jednocześnie małe uzupełnienie do wpisu How Lawyers Work: przy okazji zmiany laptopa, zmieniłem układ zewnętrznych monitorów dom-biuro z 2-2 na 3-1– i moje home-office-owe miejsce pracy wygląda teraz tak:

Cały byłem dumny, że urządziłem sobie takie ładne centrum sterowania wszechświatem, ale żona powiedziała, że chyba jestem nienormalny… Zgadzacie się z nią? 😉