Mecenasi, dawajcież pliki!

Pokazywałem swego czasu taki skromny pozwik w dużej sprawie budowlanej na ~10 tys. stron z załącznikami. Plus dwa odpisy.

Gdy doręczono odpowiedź, wraz z nią naszła mnie refleksja – która zawsze wraca, gdy targam karton dokumentów – że praca pełnomocnika niby jest „umysłowa”, ale pracy fizycznej uniknąć się nie da… I to nie tylko przy przenoszeniu kartonów z miejsca na miejsce.

Tyle papierów w jednej sprawie jak na zdjęciach powyżej to oczywiście
przypadek skrajny i rzadki (swoją drogą – w tzw. „budowlance”, zwłaszcza tej większej, jest straszna inflacja wszelkiej maści papierów…), ale poza bardziej spektakularną ilustracją niczym to się w sumie nie różni od 10 spraw po 1.000 stron każda czy 100 spraw po 100 stron każda.

Patrząc na coś takiego – abstrahując już od jak najbardziej słusznych komentarzy typu „szkoda drzew” – ostatnio niezmiennie towarzyszy mi jedna główna myśl.

Jest coś koszmarnie idiotycznego w tym, że siedzimy za komputerami i wypuszczamy stosy papierów, ślemy to do sądu i do przeciwnika, po czym nasi przeciwnicy tak samo siedzą przed komputerami, wypuszczają podobny stos papierów i też przysyłają go sądowi i nam… Po czym my znowu zasiadamy przed tym stosem papierów i mozolnie z powrotem wprowadzamy go do komputerów, żeby móc dalej jakoś z tym normalnie pracować… I tak w kółko.

I to wszystko dzieje się teraz. W czasach, gdy ludzie już dawno polecieli w kosmos i kombinują jakby tutaj wpaść na Marsa, auta zaczynają same jeździć, asystent Google zaczyna sensownie gadać, a prawnicy w kancelariach martwią się, ile pracy zabierze im sztuczna inteligencja.

„My”, czyli pełnomocnicy, działający w sektorze prywatnym, mający jednak ogromną swobodę w korzystaniu z tego, co technologia dziś daje, jakoś sobie z tym zawsze poradzimy. Mamy zaplecze administracyjne, skanery, chmury, Acrobata i różne swoje metody, żeby to z powrotem do komputera zapakować, sprytnie opracować i dalej dzielnie sprawę dalej prowadzić.

A sąd? Zostaje z tym stosem papierów. Takim i każdym innym. Mniejszym, większym, ale ciągle ze stosem papierów. Codzienną rzeczywistość sądową idealnie podsumowują twitterowe komentarze sędziów Marcina Łochowskiego i Jarosława Gwizdaka o informatyce, która siedzi cichutko pod drzwiami sądów i pochlipuje, kwili i łka. Sama prawda.

Sędziowie oczywiście sobie z tym jakoś radzą. Najczęściej proszą pełnomocników, żeby po prostu dali elektroniczne wersje pism i załączników, najlepiej jakoś sprytnie uporządkowane. No właśnie – proszą. Sam z siebie na to mało kto wpadnie.

Coś tam oczywiście zaczyna się dziać – i ja to osobiście bardzo doceniam – ale to ciągle kropla w morzu.

Zdjęcia

Na przystawkę – wątek zdjęć. W końcu fotografie bardzo często stanowią rozmaity materiał dowodowy. Taka sytuacja, jedna z wielu zresztą, ale schemat dość często się powtarza. Dostajemy pozew i oglądamy załączniki – na liście załączników tak opisane:

Coś co ma być „dokumentacją fotograficzną lokalu mieszkalnego” wygląda na wydruku i na skanie mniej więcej tak:

Super, tylko co to jest. Pewnie jak to zwykle bywa, „przez przypadek”, tylko my dostaliśmy słaby wydruk. Więc zamawiamy akta, żeby się przyjrzeć oryginałowi. Ktoś idzie do sądu, mozolnie robi zdjęcia… a tam wcale nie lepiej.

To znowu trochę skrajny przypadek, ale chyba każdy przyzna, że trzeba mieć swego rodzaju fantazję, żeby zdjęcia (cyfrowe oczywiście) pięknie drukować i nie dawać możliwości obejrzenia oryginału. Inna sprawa, czy w tym przykładzie zboczylibyśmy cokolwiek więcej? Może tak, a może nie.

Pewnie każdy kiwnie głową, że zdjęcia cyfrowe – jako specyficzne materiały – powinno się zawsze dawać wraz z plikami źródłowymi. Podobnie jak inne dokumenty techniczne, projekty, harmonogramy itd.

Zgoda. Ale skoro tak, to czemu nie dawać od razu wszystkiego w plikach?

Mecenasi, dawajcież też pliki! Całych pism i wszystkich załączników!

O ile prostsze byłoby nasze życie, gdyby dobrym obyczajem procesowym – popieranym przez sąd – było dawanie wraz z papierem elektronicznych wersji pism i załączników. Tak po prostu. Bez wielkich debat i odgórnych regulacji.

Mała wielka rzecz

Czy nie możemy sami promować takiej w sumie prostej i drobnej czynności? Niezależnie od całej debaty na wyższych szczeblach i różnych instytucjonalnych prób i programów uprawnienia procedury i informatyzacji postępowań. Na razie – zupełnie dodatkowo. Obok papierów.

Przecież każdy jeden pełnomocnik te swoje pisma tworzy na komputerze (jeśli jest inaczej – strzelajcie!). I nawet jeśli znajdzie się taki bardziej analogowy mecenas, który załączników nie ma w plikach i ich np. nie drukuje (na pewno tacy są, ale zakładam, że to stale kurcząca się mniejszość), to skoro potrafi zrobić ksero, żeby był odpis, to skan nie może być jakimś większym wyzwaniem. Przecież to samo urządzenie obok guzika „copy” ma najczęściej funkcję „scan„…

Oczywiście trzeba się przełamać.

Bo ja rozumiem, że przeciwnikowi nie należy pomagać, ale czy w ogólnym rozrachunku wszyscy by na tym nie skorzystali? W końcu wszyscy mamy komputery, sieć i pracujemy w sumie podobnie.

Technikalia

Żeby dawać dobry przykład, dorzucę parę prostych porad technicznych na naprawdę nieskomplikowanym poziomie. Zobaczcie jakie to proste.

Format danych

Wszędzie, gdzie można i gdzie mamy wpływ na to, w jakim pliku zapiszemy czy wyeksportujemy dokument, polecam format PDF. Każdy plik z WORDA można zapisać wprost do PDF, nie widziałem jeszcze skanera, który nie zapisywałby skanów do PDF.

Tam gdzie trzeba dać dokumenty źródłowe, powinny zostać oryginalne pliki (*.jpg czy rysunki *.dwg)

Nośnik

Z popularnych rozwiązań do wyboru mamy: płytę CD/DVD, pen-drive i dysk przenośny.

Choć coraz trudniej o laptop z czytnikiem CD/DVD, to płyta wydaje się ciągle być optymalna: jest zdecydowanie najtańsza i odczyt z płyty następuje bez konieczności wtykania „obcych urządzeń” do systemu.

Ograniczenia to średnia pojemność, choć śmiem twierdzić, że ~8 GB to statystycznie aż nadto do większości spraw. Nie sądzę, żeby to był problem, ale jeśli ktoś się będzie zastanawiał jak dać płytę, to proponuję ją po prostu przypiąć do osobnej kartki i wymienić taką kartę na liście załączników do pisma.

Z każdym nośnikiem może tylko czasami pojawić się pewien problem.

Są miejsca (i pewnie będzie ich coraz więcej) , gdzie usłyszymy, że polityka bezpieczeństwa zabrania przyjmowania jakichkolwiek nośników „niewiadomego pochodzenia” (jak swego czasu usłyszałem w Sądzie Okręgowym w Katowicach – akurat próbując przynieść projekt ugody na pen-drive; swoją drogą, czy nośnik od pełnomocnika w sprawie jest „niewiadomego pochodzenia”?)

Chmura

Znakomitym rozwiązaniem jest udostępnienie plików przez chmurę.

Odpada w ogóle problem i koszt jakiegokolwiek nośnika. Warto co najwyżej pomyśleć o dostępności plików przynajmniej przez czas trwania sprawy (zakładam jednak, że każdy rozsądny pełnomocnik udostępnione pliki sobie po prostu pobierze).

Pomysł udostępniania plików przez chmurę nie jest może specjalnie rewolucyjny, ale w moim przypadku wpadł jako uzupełnienie w dość szczególnych okolicznościach – gdy udostępniałem sądowi nagrania z sądowego systemu ReCourt. Sąd zgodził się zarządzić sporządzenie transkrypcji… po czym dostałem informację, że transkrypcji jednak nie będzie, bo się system popsuł.

Ponieważ wcześniej standardowo pobraliśmy nagranie, to postanowiłem niezwłocznie podzielić się z sądem moją kopią. Żeby jednak zrobić „backup” dla nośnika (bo płytę stosunkowo łatwo uszkodzić) dodatkowo umożliwiłem sądowi – oprócz nośnika – także dostęp przez chmurę. W sumie, dostęp technicznie tak jak przez portal sądowy, tylko w drugą stronę.

Rozwiązań chmurowych jest mnóstwo. Jak już sobie świadomie wybierzemy dostawcę (v. wydany przez KIRP poradnik
 „CHMURA W KANCELARII PRAWNEJ CZY KANCELARIA PRAWNA W CHMURZE?” – pdf do pobrania tutaj) to można działać. Bardzo popularny – także wśród korporacji – jest np. One Drive od Microsoftu. Jak ktoś jest przychylnym okiem patrzy na wydawnictwa prawnicze, to Wolters Kluwer też ma swoją usługę „Kleos Connect” .

Łącza do współdzielonych plików mają to do siebie, że ich nazwy są – delikatnie mówiąc – mało przyjazne. Dla przykładu udostępniam parę plików PDF – pod tym adresem (prowadzi do dzielonego folderu One Drive, bez żadnego hasła):

https://krplp-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/lukasz_krplp_onmicrosoft_com/Em2BODvfxwZDqZ0YvY5T3okBI1YRN_SVIPlwAXuWDxLwJw?e=P3Zwex

Skopiować coś takiego – żaden problem. Ale przepisywać z kartki? Skaranie boskie. Na szczęście są skracacze adresów (url shortener) – jest ich mnóstwo: google ma swój (https://goo.gl/ ) , ale mój ulubiony to http://bit.ly – bardzo łatwo można dodawać swoje proste nazwy. To samo łącze, ale skrócone:

http://bit.ly/czym_chata_bogata

Lista plików a lista załączników

Czemu służy proceduralny wymóg sporządzenia listy załączników do pisma procesowego? Najprościej mówiąc, żeby można było na bazie samego pisma sprawnie skontrolować, co jest i co powinno być załączone.

Art. 126 § 1 pkt. 5) KPC był uchwalony w trochę innych czasach, ale zasadnicza idea jest cały czas taka sama. Tzn. jeśli dajemy pliki, to każdy (sąd, druga strona) powinni mieć zapewnioną możliwość ustalenia – na bazie samego pisma – jakie pliki są lub powinny być udostępnione (na wypadek, gdyby nośnik się uszkodził lub udostępnienie przestało działać). Sam opis typu „Pliki na płycie CD” to trochę mało.

A listę plików bardzo łatwo zrobić. Po receptę odsyłam do wcześniejszego wpisu „Lista dokumentów z listy plików„

Propozycja fragmentu pisma

Jako zagorzały fan szablonów i automatyzacji powtarzalnych rzeczy udostępniam też do swobodnego korzystania i modyfikacji propozycję fragmentu pisma.

Ponieważ wymiana największych pism (pozew i odpowiedź na pozew) następuje przed pierwszą rozprawą, warto wyjaśnić w piśmie co i po co się daje. Później kwestie techniczne z reguły są już ustalone lub zmodyfikowane na rozprawie.

Acha, to nasze łącze można także dodać wprost do pliku i z poziomu pisma jednym kliknięciem przejść od lokalizacji sieciowej z udostępnionymi plikami.

Oczywiście działa to także w pliku PDF.

Zachęcam do własnych prób.

It’s so easy.