Microsoft PowerToys – windowsowy scyzoryk MacGyvera, również dla prawników

Jeśli miałbym wybrać moje moje największe odkrycie roku 2022 z kategorii Przydatne programy, to bez wahania nominuję zestaw podręcznych mini-aplikacji od Microsoft, zebranych w pakiet pod nazwą PowerToys. Moją uwagę na ten pakiet zwrócił kolega Michał Siejda, dzięki któremu lepiej zaczęliśmy panować nad szablonami pism (v. Własne szablony dostępne wprost z Word-a)

PowerToys to taki komputerowy scyzoryk MacGyvera (młodsi czytelnicy mogą nie kojarzyć tego jakże sympatycznego serialu).

Aplikację można pobrać za darmo z oficjalnego sklepu Microsoft – https://apps.microsoft.com/store/detail/microsoft-powertoys/XP89DCGQ3K6VLD?hl=pl-pl&gl=pl – do czego szczerze zachęcam.

Ja akurat zaliczam się do grona fanów scyzoryka MacGyvera (szwajcarskiego noża oficerskiego). Mam zawsze jeden większy w aucie i jeden malutki w torbie. Swoją drogą: jeszcze nigdy kontrola na bramkach w sądzie mi go nie wychwyciła. Przynajmniej tam, gdzie mi kazali oddać torbę do maszyny rentgenowskiej (rzadko to się zdarza). Bo najczęściej tak jest, że wystarczy przewiesić togę przez ramię i już można bokiem przechodzić na kontroli w sądzie. No chyba, że akurat sądzą jakiś gangusów poważnych, to wtedy kontrolują bardziej skrupulatnie…. ale też nie zawsze. Nigdy nie mogłem zrozumieć, od czego to zależy, że raz kontrolują, a raz nie. Na szczęście z PowerToys wpuszczają zawsze i wszędzie.

PowerToys jest po prostu fajne

Zatrzymajcie się chwilę przy informacji o sposobie opracowania tego dodatku:

Microsoft buduje nawet wokół PowerToys społeczność użytkowników, zachęca do zgłaszania uwag – bardzo cenię i szanuję takie podejście. Widać że to działa, bo co chwilę wyskakują nowe aktualizacje PowerToys.

Zaawansowani power users

Trudno dokładnie powiedzieć co jest wyznacznikiem bycia zaawansowanym użytkownikiem, ale jeśli wziąć pod uwagę to, co pisze Microsoft na ekranie powitalnym aplikacji, to ten, kto używa PowerToys może się już za takiego uważać.

Już samo to może być zachętą do zainteresowania się PowerToys (po angielsku grupa docelowa PowerToys jest nieco trafniej opisana: power users).

Przy okazji jeszcze jedna mała dygresja, związana z PowerToys i niedawną rekrutacją do naszej kancelarii. Co drugi kandydat pisze w CV, że komputer to on obsługuje w stopniu zaawansowanym. Więc ja najczęściej wtedy pytam, z czego ta samoocena wynika (no i się zaczyna…. :-). Ale gdyby mi ktoś powiedział, że np. lubi i używa PowerToys, bo to narzędzie w codziennej pracy biurowej (też prawniczej) jak mało co zwiększa produktywność, a na dodatek sam Microsoft pisze, że to dla zaawansowanych… no to ja tą argumentację z miejsca kupuję. Jeszcze się do tej pory nikt taki nie trafił (w ogóle to, co wypisują w CV niektórzy kandydaci do pracy, to woła o pomstę do nieba i nadaje się na osobny wpis), więc tymczasem notuję to na blogu – jako ukrytą podpowiedź, czym można mnie celnie trafić na rozmowie rekrutacyjnej.

Wracając do programu: po pobraniu i zainstalowaniu w system tray-u pojawi się nowa, mała ikonka. Klikając w nią wywołuje się ekran startowy aplikacji i można dalej skonfigurować pod siebie działanie niektórych narzędzi – jeśli domyślne ustawienia nie będą nam pasować (parę rzeczy rekomenduję od razu zmienić – np. dodać sobie jedną nieco większą rozdzielczość do opcji zmniejszającej pliki zdjęcia).

Chociaż narzędzia są w sumie bardzo proste, a używanie banalne, to PowerToys jest znakomitym przedstawicielem mojej ulubionej kategorii: duży efekt – małym kosztem.

Całość jest fajnie i sensownie zebrana w jeden pakiet, który pozwala zredukować korzystanie z odrębnych aplikacji do wykonywania pojedynczych zadań (np. rozpoznawanie tekstu z ekranu, masowa zmiana nazwy plików czy nawet color picker – o czym niżej).

Nie będę opisywał wszystkich narzędzi, które się tam kryją. Wybrałem kilka najciekawszych, które moim zdaniem najbardziej się przydają w praktyce prawniczej i codziennej komputerowej orce.

Każdy znajdzie tam coś przydatnego dla siebie. Tymczasem ode mnie krótki, subiektywny przegląd kilku funkcji, które najbardziej lubię.

Ekstraktor tekstu czyli ekranowy OCR

Średnia nazwa – znakomite działanie.

Tej funkcji kolega Michał poświęcił wpis OCR na szybko – PowerToys #2

To w zasadzie ABBYY Screenshot Reader za 45 PLN, o którym wspomniałem swego czasu we wpisie How Lawyers Work – edycja polska, tylko że za darmo. Trzeba oddać, ABBYY Screeenshot Reader jest znacznie bardziej zaawansowany – ale prawda jest taka, że korzystam z niego już teraz naprawdę sporadycznie.

Jest mnóstwo sytuacji, w których przydałoby się z-OCR-ować tekst widoczny na ekranie.

Przykład pierwszy z brzegu. Czy jest ktoś, kto lubi przepisywać numery listów poleconych, żeby sprawdzić kiedy przesyłka doszła – wg systemu śledzenia Poczty polskiej? Z Ekstraktorem tekstu jest to – jak to po staropolsku mówią – dead easy.

Wystarczy skrótem wywołać Ekstraktora (domyślnie Windows+Shift+T), zaznaczyć na ekranie obszar, który ma być rozpoznany i gotowe – już można pozyskany, edytowalny tekst wklejać np. do notatnika czy gdziekolwiek indziej.

Jest mnóstwo innych sytuacji, w których potrzebujemy skopiować kawałek tekstu z ekranu, ale możliwość kopiowania jest wyłączona (albo jest to niezOCRowany skan albo po prostu możliwość kopiowania jest zablokowana – jak to się czasami dzieje w różnych dokumentach albo na różnych stronach internetowych – a jednak potrzebujemy sprawnie jakiś fragment skopiować a nie przepisywać).

Hurtowa zmiana rozmiaru zdjęć

To oczywiście wspaniałe, że każdy kolejny iPhone lub Samsung Galaxy robią cudowne zdjęcia o oszołamiających, coraz to wyższych rozdzielczościach. Ale takie pliki zajmują coraz więcej miejsca. I oczywiście to wszystko się zmieści na coraz większych dyskach i da się przesłać dzięki coraz szybszbym łączom internetowym, ale nie ma żadnego racjonalnego powodu, aby zdjęcia jednego tomu akt rejestrowych zajmowały kilkaset megabajtów czy nawet kilka gigabajtów (potrafiłem takie dostać). Mimo postępu technologicznego dla zdjęć dokumentów obraz o rozdzielczości 1920 x 1080 pixeli (tzw. full HD) czy ewentualnie 2560 x 1440 pixeli (WQHD) najczęściej będzie aż nadto wystarczający. I będzie miał bardzo rozsądny rozmiar. Taki plik szybciej się załaduje, łatwiej prześle, łatwiej zrobi backup – same zalety.

Jest oczywiście mnóstwo programów, w których można hurtowo zmienić rozmiar zdjęć (ja np. zawsze lubiłem XnView) – ale znowu: dla samej tylko zmiany rozmiaru obrazu (co jednak pokrywa 95% moich potrzeb w zakresie graficznej obróbki zdjęć) – zamiast odpalać kolejny program – prościej jest wywołać komendę dostępną pod prawym klawiszem myszy.

Wystarczy zaznaczyć pliki, wybrać preferowany rozmiar i gotowe.

Porównajcie rozmiary plików przed i po. Przy full HD czyli opcja duże – pliki są ponad 10 razy mniejsze.

Oczywiście bardziej szczegółowe ustawienia można sobie dokładniej dopasować (nazwę pliku, kompresję czy indywidualne formaty). Ja np. dodałem sobie jeszcze nieco większy jeden rozmiar – 2560 x 1440 pixeli i nazwałem WQXGA (po więcej podstawowych informacji o rozdzielczościach polecam zajrzeć do Wikipedii)

PowerRename czyli hurtowa zmiana nazw plików

Jak często potrzebujecie poprawić lub ujednolicić nazwy plików w folderze? Albo macie inną koncepcję na nazewnictwo? Ale wizja ręcznego dłubania z każdym pojedynczym plikiem skutecznie was demobilizuje…

Zresztą nawet tu na blogu pojawił się Advanced Renamer – skądinąd bardzo dobry program – z którego też praktycznie przestałem korzystać, bo bliżej i prościej mi do tej samej funkcji w PowerToys.

Krótkie demo na konkretnym przykładzie, żeby pokazać jak to działa w PowerToys.

Powiedzmy, że do zrobienia mam dwie rzeczy. Po pierwsze, korekta sygnatury, bo raz ktoś pisał z myślnikiem ”-”, a raz z underscore ”_”). Po drugie, chciałbym oznaczenie stron i sygnaturę wyrzucić na koniec nazwy pliku (bo zwłaszcza na urządzeniach mobilnych nazwa jest skracana i nie widać najistotniejszej informacji – co jest w środku).

Zrobimy to na przykładzie paru plików składających się na akta elektroniczne jakiejś sprawy, gdzie pliki są jak kolejne dokumenty w sprawie (czyli jak w papierowej teczcce – tylko na plikach).

Mała próba dla lepszej ilustracji, ale wyobraźcie sobie, że plików macie kilkadziesiąt. Albo kilkaset.

Stan wyjściowy mamy taki:

Najpierw sygnatura i raz myślnik, a raz underscore w sygnaturze.

Można oczywiście powiedzieć że to nic nie znaczący niuans (rzeczywiście, z daleka tego w ogóle nie widać), ale gdyby ta sama sytuacja dotyczyła oznaczenia daty, to ta drobna różnica spowodowałaby, że pliki sortowane wg nazw nie układałyby się chronologicznie.

Do zaznaczonych plików wpisuję jaką treść ma program znaleźć (5_2) i na co zamienić (5-2), od razu widzę, w których plikach zostanie zrobiona korekta:

W sumie równie dobrze mógłbym w ogóle wszystkie underscore zamienić na myślnik – tak by to wyglądało:

Ale zostańmy przy pierwszej opcji – korekta tylko w sygnaturze (zamieniam 5_2 na 5-2). Zastosuj i gotowe.

Załóżmy teraz, że oznaczenie stron i sygnaturę chciałbym przerzucić na koniec, przed rozszerzenie – i to na dodatek w nawiasie.

Taką mam wizję, która uczyni znajdowanie plików na smartfonie prostszym – bo teraz jak tam zajrzę np. przez Teamsa, to nie widzę co to za plik, a po datach przecież nie pamiętam:

Czyli tą część z nazw plików chciałbym wyrzucić na koniec, przed rozszerzenie.

Z PowerRename mam do wykonania raptem dwie operacje:

Najpierw frazę _ABC_ca_DEF_I_Nc_4095-20_ zamieniam na pojedynczy underscore

a następnie rozszerzenie (.pdf) uzupełniam o treść _(ABC_ca_DEF_I_Nc_4095-20).pdf

Prawda że banalne? Trwa to dosłownie chwilę.

No i na smartfonie (widok przez Teamsa) też wreszcie widać tą część nazwy, która pozwala mi się zorientować co jest w środku.

Wklej jako zwykły tekst

Ta nazwa z kolei mówi wszystko co trzeba o tej prostej, ale jakże przydatnej funkcji.

Pewnie zauważyliście, że treści kopiowane z przeglądarek (choćby treści z Lexa czy innego Legalisa) i wklejane do dokumentu często automatycznie przyjmują formatowanie z miejsca źródłowego (co nie jest do niczego potrzebne, bo z reguły formatujemy pismo czy e-mail po swojemu).

Niezależnie od opcji wklejania specjalnego w Wordzie (kto ją zna? tak samo zresztą działa w Outlooku – w końcu to taki mały Word), PowerToys daje możliwość wklejenia czystego tekstu przy użyciu jednego skrótu klawiaturowego (Windows+Ctrl+Alt+V)

Skrót można sobie oczywiście dowolnie zmienić, gdyby ten nie pasował.

Szybki akcent – czyli ä, ö, ü, ß lub inne znaki z obcego języka

Znowu nazwa, po której ciężko domyśleć się na pierwszy rzut oka, o co chodzi.

A chodzi o łatwe wstawianie znaków z obcego języka, których nie obsługuje klawiatura, której aktualnie używamy (a wstawianie symbolu czy wstukiwanie kodu ASCII może i daje ten sam efekt, ale jest delikatnie mówiąc upierdliwe).

Jak to działa?

Wystarczy przytrzymać dany klawisz (np. ”a”) i strzałką prawą lub lewą wybrać właściwy symbol na pasku, który w tym momencie wyskoczy na ekranie.

Proste i bardzo wygodne.

Narzędzia myszy czyli gdzie jest kursor i jak lepiej pokazać w co klikam

Tym bardziej przydatne, im częściej coś prezentujemy na ekranie (lub potrafimy zgubić kursor i nie możemy go znaleźć).

Domyślnie wciśnięcie 2x klawisza Ctrl wyszarza ekran i włącza coś na kształt szperacza – co pozwala super łatwo znaleźć kursor lub skoncentrować uwagę osoby, której coś prezentujemy w konkretnym miejscu ekranu.

Podobnie jak użycie (domyślnego) skrótu Windows+Shift+H sprawia, że każde kliknięcie zostawia na chwilę żółte ślady w miejscach kliknięć. Skrótem klawiaturowym można to błyskawicznie włączyć i wyłączyć.

Selektor kolorów

Mogłoby się wydawać, że narzędzie pozwalające ustalić dokładny odcień koloru widocznego na ekranie przyda się jedynie grafikowi.

A na przykład w Microsoft Forms konkretny kolor tła – spoza paru podstawowych – trzeba wpisać w zapisie szesnastkowym (heksadecymalnym – szczegóły tutaj: Kolory w Internecie – Wikipedia, wolna encyklopedia)

Pomijając kwestie techniczne związane z wyświetlaniem kolorów na monitorach, jeśli w swoim formularzu chciałbym ustawić kolor tła dokładnie o takim odcieniu, jak ma obrazek użyty do ilustracji (ta ikona Excela), musiałbym dokładnie wiedzieć co to za zielony. Czyli co mam wpisać jako oznaczenie koloru, żeby pod tą barwę dopasować kolor tła.

I tutaj z pomocą przychodzi color picker, czyli selektor kolorów (domyślnie – Windows+Shift+C), który wyświetla mi informacje o kolorze dowolnego elementu wyświetlanego na ekranie.

Wystarczy wpisać w ustawienia formularza –

– i proszę bardzo:

O wiele lepiej to wygląda, jak trzymamy się jednego odcienia zielonego.

To nie wszystko

PowerToys ma jeszcze kilka ciekawych opcji – zachęcam do samodzielnego sprawdzenia, co wam się może do czego przydać w codziennej pracy.

Zachęcam też do zostawienia pod artykułem opinii i komentarzy odnośnie PowerToys. Znaliście to wcześniej? A może dopiero co odkryliście? Albo może w codziennej prawniczej pracy używacie jeszcze innych funkcji?