Problem

Znacie ten problem? Chcielibyście mieć łatwo dostępną bazę własnych pism, najlepiej szablonów. Być może już ją macie, ale nie działa to zbyt dobrze, bo są to gdzieś jakieś pliki. A współpracownikom koniec końców i tak prościej wziąć pismo z innej sprawy, pousuwać co trzeba i gotowe. Albo jesteście krok wcześniej: macie tylko świadomość, że coś takiego byłoby fajne. Np. żeby chociaż ta firmówka była zawsze łatwo dostępna i aktualna. A zwłaszcza jak coś oficjalnie zmienimy w tym głównym szablonie (np. numer konta czy telefon), to żeby wszyscy pamiętali o tym, żeby korzystać z nowego pliku.

Najczęściej jednak wygląda to tak, że każdy generalnie kojarzy, że gdzieś kiedyś był ten plik, który ktoś kiedyś rozsyłał mailem albo pisał, że jest… Ale gdzie on był? Nieważne. Wezmę inne pismo, nawet z tej sprawy, bo akurat jest pod ręką, to nic, że sprzed roku. I później – to kazus od nas z biura, ale pewnie problem bywa uniwersalny – nieaktualny od roku numer konta bankowego ląduje nagle w całkiem świeżych pismach…

Szablony jako zbiór plików WORD

Od zawsze miałem świadomość, że własna baza szablonów to jest bardzo istotna i potrzebna rzecz. Ostatecznie chyba nikt z prawników, którzy przykładają się do swojego rzemiosła, nie zaczyna pracy od pustej kartki. Niezależnie kto jak mocno ma rozwinięte własne szablony, to punktem wyjścia zawsze jest oczywiście firmówka oraz jakieś pismo uniwersalne, które zawiera podstawowe formatowanie.

Ja osobiście mozolnie zbieram i aktualizuję taką bazę od wielu już lat. Nazbierało się tam całkiem sporo plików, są to wyczyszczone szablony dokumentów w Wordzie (*.dotx).

Widać nawet u nas w biurze dwie zwalczające się frakcje w zakresie opracowywania szablonów i oznaczania miejsc do uzupełnienia:

  • pierwsza to frakcja gwiazdek w kwadratowym nawiasie – pozdrawiam Damiana 😉

[*****]

  • druga to frakcja kropek (to moja frakcja…)

……………………….

Można w komentarzach dać upust swoim przemyśleniom, co jest lepsze, co bardziej profesjonalne – Gwiazdki? Kropki? A może „iksy” (xxxxxxx)? Swoją drogą, ja się czasami nie dziwię nie-prawnikom, którzy uważają prawników za dziwaków – skoro dyskutujemy o tak kluczowych kwestiach. I to nawet na forum!

Ostatecznie jednak okazuje się, że z korzystaniem z szablonów, w których przygotowanie ktoś włożył i wkłada sporo pracy jest – delikatnie mówiąc – różnie.

Nawet jeśli są gdzieś te pliki poukładane i wszyscy niby wiedzą, że tam są – to jednak nie jest to optymalna dostępność.

Kiedyś się na to bardziej zżymałem, bo przecież już tysiąc razy mówiłem i pisałem, gdzie są aktualne szablony.

Ale nie ma co się denerwować. Po prostu tak jest, że w codziennym życiu zapracowanego, skupionego na sprawie prawnika, jakieś pliki, gdzieś w jakiś folderach, są zwyczajnie za daleko.

Rozwiązanie: własne szablony dostępne z poziomu Worda

Ale nareszcie – z pomocą mądrych ludzi (konkretnie Michała Siejdy – o którym więcej niżej) – udało mi się ten dystans skrócić i sprawić, że nasze mozolnie przygotowywane szablony są naprawdę pod ręką.

Po prostu w Wordzie.

Tam gdzie zawsze powinny być od początku. Czyli w centralnym miejscu, gdzie wszyscy klepiemy te nasze pisma, umowy, opinie, wezwania, pełnomocnictwa, itp.

Co jest w tym najfajniejsze: nagle okazuje się, że – z punktu widzenia użytkownika – to w sumie nieważne, gdzie są pliki.

Dzisiaj, jeśli chcę zacząć pracę nad jakimś nowym dokumentem, to nie szukam plików. Po prostu odpalam Worda, wybieram Nowy i mam tam nową pozycję – u nas akurat z nazwą naszej kancelarii:

Dopiero zacząłem się tym cieszyć i zastanawiać się nad strukturą (w której ciągle mieszam, dorzucając różne szablony), ale na dzisiaj wygląda to u mnie mniej więcej tak – na najwyższym poziomie struktury:

Prawda, że świetne?

Co jest jeszcze bardziej extra – w Excelu też do działa i od razu z poziomu Excela mogę odpalić np. szablon kalendarium albo jakiś inny, popularny arkusz procesowy (osoby w sprawie albo akta sądowe, sporo rzeczy excelujemy).

Super jest też to, że oprócz samych nazw plików od razu ładnie widać w miniaturce zawartość poszczególnych szablonów dokumentów. Nawet więc jeśli niespecjalnie kojarzę po nazwie, to podgląd zawartości szybciej naprowadzi mnie na to, czego szukam.

Toż to sto razy lepsze niż zwykłe pliki i foldery.

Jak to działa?

Nietrudno zauważyć, że to, co widać na screenach z Worda to są po prostu pliki i foldery – tylko przypięte i wyświetlone w Wordzie.

Czyli to, co widzicie, to po prostu folder z plikami, spięty z Wordem.

Jeśli stwierdzę, że jednak trzeba to inaczej poukładać – to wystarczy pozmieniać układ plików i folderów w eksploratorze Windows. Wszystko się wyświetli na bieżąco, dokładnie w taki sposób, w jaki będzie ułożona struktura plików i folderów.

Żeby nie było aż tak prosto: te pliki i foldery to synchronizowana biblioteka dokumentów w Sharepoint, a wszystko działa w środowisku Office 365.

Już jakiś czas temu trafiłem na interesujący filmik:

– ale jak Kevin Stratvert (swoją drogą – polecam, facet ma mnóstwo fajnych tutoriali) odpalił dosowy wiersz poleceń – czyli coś takiego:

no to odłożyłem to na kiedyś, stwierdzając że bariera wejścia wynosi – z mojego punktu widzenia – co najmniej kilka godzin, jeśli sam miałbym w tym grzebać. Przy strachu, że coś popsuję (choć generalnie się nie boję, to Office 365 nie jest środowiskiem, w którym sam sobie wszystko poustawiam – tutaj bez pomocy nie podchodzę).

Oczywiście dla kogoś, kto wie jak i gdzie zmienić przysłowiową jedną linijkę kodu to pikuś, ale dla mnie – poważna wyprawa w góry, do której trzeba się specjalnie przygotować.

Tak czy inaczej potrzebne jest know-how co i jak zrobić, żeby uruchomić opcję, której domyślnie w Wordzie nie ma i trzeba trochę głębiej pogrzebać.

Temat zostawiłem. Z zamiarem wrócenia do tego kiedyś, w tzw. wolnej chwili (która, jak wiadomo, potrafi się nie zdarzyć nigdy – jak to zwykle bywa z rzeczami nice to have).

Ale pewnego dnia spotkałem na swej drodze gościa, który nie tylko tą drogę już przebył, ale też poszedł znacznie dalej.

Michał ma rozwiązanie

Michał Siejda to inżynier budowlany, pracuje w poważnej firmie, pisze imponujące opinie specjalistyczne, jest aktywny w SIDIRze oraz wyżywa się na blogu DIGITAL CONSTRUCTION NAVIGATOR (www.dcnavigator.eu)- a że jedna z naszych głównych marek to PrawnikBudowlany.pl i jako SprawnyPrawnik sam bym się podpisał pod tym Manifestem grupy, w której działa Michał, no to w końcu na siebie trafiliśmy.

I od słowa do słowa Michał sam wspomniał o problemie, który opisałem na wstępie (użytkownikom jest zawsze za daleko do szablonów w plikach).

I na dodatek stwierdził, że sam opracował rozwiązanie oparte o formularz, które pozwala cały proces przeprowadzić w parę minut(!).

Spróbowałem – i voila! Gotowe! (no, prawie dobę to się mieliło po stronie Microsoft-u)

Michał przygotował specjalny formularz (na MS Forms) – poniżej wrzucam screeny z formularza, jakby ktoś wolał przejrzeć grafikę, zanim kliknie w jakieś podejrzane linki 🙂

Natomiast sam formularz od Michała znajdziecie do tutaj:

Tworzenie Content Delivery Network (office.com)

(MOŻNA KLIKNĄĆ – WYŚWIETLI SIĘ FORMULARZ W NOWYM OKNIE)

Jest tam też trochę dalszych screenów i wyjaśnienia jakie dane i skąd trzeba będzie pozyskać, żeby odpalić to w Wordzie (generalnie – oprócz Office 365, potrzebny jeszcze będzie administrator, który zezwoli na pewne rzeczy).

Zachęta i rekomendacja

To kolejne z gatunku usprawnień, które uwielbiam: duży efekt – prostymi metodami.

No bo czym jest w najprostszym ujęciu to zarządzanie wiedzą organizacji? Wszelkie działania, które pozwalają zebrać doświadczenia firmy (kancelarii) i ułatwić dostęp do niej prawnikom w kolejnych kejsach – i to z korzyścią dla klientów. Czy to będzie po prostu kolejna wersja firmówki, nowy wzór notatki ze spotkania do stosowania w organizacji czy negocjowana dwa miesiące extra dwujęzyczna umowa asset deal z mnóstwem ciekawych postanowień, zdecydowanie warta zostawienia na zaś (po jej przerobieniu na szablon – kropkami lub gwiazdkami; zajęcie w sam raz dla letnich praktykantów – pozdrawiam Benedykta) – schemat jest ten sam.

Proste rozwiązanie, które realnie wspiera codzienną produktywność (a przez to i konkurencyjność), bo najzwyczajniej w świecie realnie skraca dystans do rzeczy w pocie czoła wypracowanych przez firmę. Administrator: wystarczy że wrzuci lub zaktualizuje pliki. Użytkownik: wystarczy, że włączy Worda i wybierze co tam chce z menu ”Nowy”.

Kto tak jak ja chciałby się cieszyć użytecznym rozwiązaniem – śmiało niech atakuje kolegę Michała – czy to przez LinkedIn, czy to przez dane, które są w formularzu:

Oczywiście, żeby nie było niedomówień: jest to rozwiązanie komercyjne.

Michał stawki ma – jak na fachowe doradztwo przystało – odpowiednie, ale chyba nie trzeba tego tłumaczyć prawnikom, którzy też przecież za odpowiednie stawki sprzedają specjalistyczną wiedzę. A ponadto – jak się zgłosicie do Michała – to na hasło SprawnyPrawnik na pewno was nieco lepiej potraktuje.

***

Na zakończenie – jeszcze w ramach rekomendacji – chciałem przyznać, że z Michałem konsultuję też różne inne rozwiązania ze styku komputerów, programowania i zarządzania projektami oraz organizacją.

Co się ciekawego urodzi z tego naszego konsultingu, ma szansę stać się wpisem na blogu – który widzę pełni też rolę takiego mojego pamiętnika z odkrywania tajników rzemiosła sprawnego mecenasowania.

Ani się obejrzałem, a stuknęło nam z blogiem 5 lat i ponad 50 wpisów. Tempus fugit.