Papierowe akta sprawy

Pomysły na lżejsze i bardziej przejrzyste tradycyjne papierowe akta sprawy

Proszę się nie martwić, że sprawny prawnik to już tylko komputer, Internet i elektroniczne gadżety.  Jako pełnomocnik ciągle używam papieru, który zresztą bardzo lubię i mam nadzieję, że trzeba się będzie z nim rozstać jak najpóźniej.

Notatka ze spotkania lub z rozprawy to zawsze kartka (nawet jeśli jest później skanowana). Korespondencja przychodząca i wychodząca to głównie papier. Mamy (też) papierowy kalendarz i papierowe akta każdej sprawy. Co prawda papierowe akta pełną najczęściej rolę pomocniczą i w pewnym sensie wtórną (są drukowane z akt elektronicznych), ale mimo wszystko na razie nie wyobrażam sobie, że prowadząc sprawę odważyłbym się mieć akta tylko elektroniczne.

Przyglądając się temu, jak korzystam i do czego w zasadzie służą papierowe akta sprawy, doszedłem  do wniosku, że priorytetem dla mnie są dwie rzeczy:

1. czas dostępu do dokumentu / informacji,
2. objętość / waga,

wobec czego postanowiłem model prowadzenia akt papierowych podporządkować tym dwóm kwestiom.

Zwłaszcza czas dostępu jest istotny, jeśli kartkujemy akta – jak wszyscy na sali czekają, aż coś znajdziemy, czas mam wrażenie drastycznie przyśpiesza.

Kolory papieru

Pomysł w sumie nie jest mój, ale jak mówi stare, japońskie przysłowie naśladownictwo jest najwyższym pochlebstwem. Przeglądając akta różnych spraw zauważyłem, że niektóre sądy swoje dokumenty (protokoły, postanowienia) drukują na papierze o nieco innej barwie – co bardzo ułatwia znalezienie w aktach dokumentu pochodzącego od sądu. Inny wariant, gdy nie ma barwionego papieru, to choćby kreska zakreślaczem wzdłuż dłuższej krawędzi. Każda metoda dobra. W gruncie rzeczy chodzi o to, aby zaznaczyć kolorem określony rodzaj dokumentu.

W każdej sprawie mamy cztery główne grupy dokumentów:

1. pisma nasze
2. pisma drugiej strony
3. pisma sądu
4. dokumenty sprawy sensu stricto – załączniki

Czasami trafiają się oczywiście i inne dokumenty, które nie mieszczą się w powyższej klasyfikacji (np. opinia biegłego), ale w takim wypadku bardzo łatwo oznaczyć taki dokument w jakiś inny, dowolny sposób – choćby karteczką samoprzylepną.

Ja przyjąłem taki podział: niebieskie – nasze pisma, zielony – sąd, żółty – druga strona (kolory lekkie, więc w zasadzie to niebieskawy / zielonawy / żółtawy) ;-), dokumenty sprawy – niech sobie będą zwykłe, białe kartki; powinno być ich statystycznie najwięcej.

Można wprawdzie powiedzieć, że w takim układzie drukowanie drugi raz tego co przyszło pocztą (pisma sądu i przeciwnika) to marnotrawstwo. I jest to po części prawda. Choć akurat ja przyjąłem zasadę, że tak jak pieczęć notariusza nie opuszcza kancelarii notarialnej, a księgi wieczyste budynku sądu, tak korespondencja przychodząca nie opuszcza sekretariatu. Co przyjdzie, rejestrujemy, skanujemy i zapełniamy odrębne segregatory tylko z korespondencją przychodzącą, a dalej pracujemy już na odpisach i wydrukach ze skanów. Nie ma wtedy ryzyka, że jeśli wskutek jakiegoś złego zdarzenia znikną akta, to zniknie też pismo źródłowe. Poza tym co jakiś czas zdarzają się nadawcy-złośliwcy, którzy udają, że nie odkryli jeszcze funkcji druku dwustronnego i stustronnicowe pismo przysyłają na stu kartkach, zamiast na pięćdziesięciu. Przed tym wszystkim akta podręczne chroni oddzielnie korespondencji przychodzącej od akt sprawy, które sobie generuję tak, jak sobie wymyśliłem. Wtedy segregator w jakiejś sprawie wygląda na przykład tak:

Druk

Podstawowa rzecz, która diametralnie wpływa na objętość akt i zarazem ogromnie ułatwia orientację to druk 2 na 1 (dwie strony na jednej) i do tego druk dwustronny, przy czym kartki obracane według dłuższego boku (do ustawienia w parametrach wydruku – obsługuje każda drukarka wyposażona w dupleks).

W takim układzie obrócenie jednej kartki pozwala rzucić okiem na 4 strony.

Jeśli chodzi o załączniki, to można iść jeszcze dalej i puszczać je nawet 4 strony na 1. Wtedy dwie kartki dają rzut oka od razu na 8 stron.

Wada: druk jest już naprawdę mały, ale przeważnie można jeszcze bez większych problemów odczytać treść.

O ile w przypadku pism naszych czy drugiej strony wymagana jest nieco większa czytelność (sprawdzamy tezy dowodowe, powołujemy się na jakieś miejsce w piśmie itd.), to w przypadku załączników najczęściej służą one tylko orientacji ogólnej, np. sprawdzenia, co do pisma było dołączone i w jakiej kolejności. Poza tym, jeśli druk jest nieczytelny, dla ważnych dokumentów można puścić większy druk. Z moich obserwacji wynika, że w większych sprawach najczęściej kluczowych jest relatywnie niewiele dokumentów, a cała reszta załączników jest używana sporadycznie lub wcale.

Poza tym warto pamiętać, że kompletne akta sprawy, wszystko wydrukowane w skali 100%, też zawsze są na sali i leżą na stole sędziowskim, więc na dobrą sprawę targanie drugiego, dokładnie takiego samego egzemplarza całych akt nie ma większego sensu.